Jak dokumentować prawo do podwyższonej kwoty wolnej od potrąceń

ODPOWIEDŹ

Tak, oświadczenie pracownika wystarczy do zastosowania podwyższonej kwoty wolnej od potrąceń. Pracodawca może zażądać przedstawienia innych dokumentów na potwierdzenie danych w nim zawartych, lecz nie ma prawa ich kopiować ani przechowywać. 

UZASADNIENIE

Podwyższenie kwot wolnych od potrąceń, wskazanych w art. 871 § 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ma na utrzymaniu przewiduje obowiązujący od 16 maja 2020 r. art. 52 tarczy antykryzysowej 3.0 (ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2). Przepis ten pozwala na takie rozwiązanie, jeżeli z powodu podjętych na terytorium Polski działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu. Nie określa jednak zasad dokumentowania tych zdarzeń. Resort pracy uważa, że w tej sytuacji należy zastosować ogólną zasadę określoną w art. 6 Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). Dzięki niej pracownik może przedłożyć pracodawcy zarówno oświadczenie, jak i inne dowolne dokumenty na potwierdzenie zaistniałych okoliczności. 

Z wyjaśnień urzędowych: Przepisy ustawy nie przewidują dla pracodawcy instrumentów, za pomocą których będzie on mógł weryfikować, czy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu w związku z podjętymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działaniami służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Zastosowanie będzie tu miała zatem ogólna zasada prawa cywilnego, zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 k.c.).
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 2020 r., Dziennik Gazeta Prawna (DGP) z 4 czerwca 2020 r. 

Przy dokumentowaniu prawa pracownika do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń pracodawca musi pamiętać o ochronie danych osobowych. Zasady jej dotyczące ograniczają formę udostępniania danych do oświadczenia i uprawniają pracodawcę do żądania udokumentowania jedynie w celu ich potwierdzenia (art. 221 § 4-5 k.p.). Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdził taką interpretację, powołując się na zasadę minimalizacji danych.

Z wyjaśnień urzędowych: 
Ze względu na brak wskazania przez ustawodawcę sposobu udokumentowania uprawnienia, o którym mowa w art. 52, właściwe wydaje się – zgodnie z zasadą minimalizacji wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO – pozyskiwanie oświadczeń, ewentualnie zaświadczeń. Jeśli pozyskiwane są oświadczenia, wówczas pracodawca może zażądać wglądu w dokument, w oparciu o który są one kształtowane, co nie oznacza, że może żądać przekazania mu kopii takiego dokumentu.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 28 maja 2020 r., DGP z 4 czerwca 2020 r. 

 

Podstawa prawna: art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875); art. 221 § 4-5, art. 871 § 1, art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320); art. 6 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 z późn.zm.); art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn.zm.).