ODPOWIEDŹ
Wniosek o stosowanie przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy stawki 17,75% może być przechowywany wraz z dokumentami związanymi z naliczaniem i poborem podatku w odrębnym zbiorze. Jest również dopuszczalne umieszczenie go w dokumentacji pracowniczej.
UZASADNIENIE
Dla każdego pracownika pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą, na którą składają się akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, do której należą m.in. karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, jeśli go złożył. Tak wynika z art. 94 pkt 9a oraz § 2 i § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie).
Przepisy te nie zakazują pracodawcy przechowywania w tej dokumentacji oświadczeń pracownika dotyczących naliczania i opodatkowania wynagrodzenia, np. o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy PIT-2 (oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składane w celu pomniejszenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek). Jeśli więc pracodawca wykorzystuje tę możliwość, umieszcza wniosek o stosowanie przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy stawki 17,75% w części B akt osobowych, ponieważ tu gromadzi oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a wniosek jest składany już w podczas trwającego stosunku pracy na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Jest to w pełni dopuszczalne, mimo że wniosek nie jest wprost wymieniony w § 3 pkt 2 rozporządzenia (podobnie jak pozostałe, wskazane wyżej oświadczenia). Katalog dokumentów „wpinanych” do części B ma charakter otwarty.
Ważne
Zwykle dokumenty związane z naliczaniem podatku dochodowego w stosunkach pracy są przechowywane poza dokumentacją pracowniczą.
W doktrynie przeważa pogląd o tworzeniu osobnych zbiorów na oświadczenia składane przez pracownika dla celów podatkowych i dokumentacji podatkowej wynikającej ze stosunku pracy. W praktyce jest to stanowisko częściej wykorzystywane z uwagi na podstawę prawną takich dokumentów, którą stanowią przepisy podatkowe, a nie prawa pracy.
Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); art. 6 ust. 2 ustawy z 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1835); art. 32 ust. 3 i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.); § 2, § 3 pkt 2, § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369).
