ODPOWIEDŹ
Pracodawca może określić w formie nieostrej czas trwania umowy na zastępstwo „do dnia powrotu zastępowanego pracownika”, gdy prosta jest jego identyfikacja. Może też wpisać datę końcową absencji, jeśli ją zna albo inną konkretną datę.
UZASADNIENIE
Umowa o pracę zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tzw. umowa na zastępstwo) jest typem umowy na czas określony (art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). W jej treści mają się zatem znaleźć takie same informacje, jak przy zwykłych umowach o pracę, tj. strony umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, zwłaszcza: rodzaj i miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy – ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1 k.p.). Dodatkowo jednak art. 29 § 11 k.p. wymaga, żeby w umowie na zastępstwo został wskazany cel zastosowania wyjątku od maksymalnego okresu zatrudnienia terminowego (tzw. limit 33/3 – łącznie nie dłużej niż 33 miesiące i nie więcej niż 3 umowy na czas określony). Nakazuje przy tym, że powinna to być informacja o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy, czyli zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Nie precyzuje, że ma to być imię i nazwisko nieobecnego pracownika, lecz ten właśnie sposób był wykorzystywany jako najprostszy dla określenia terminu końcowego umowy, ponieważ powrót tego pracownika do pracy oznacza rozwiązanie umowy na zastępstwo. Takie działanie było zgodne z interpretacjami przepisów o ochronie danych osobowych.
Z INTERPRETACJI URZĘDOWYCH: (…) na gruncie przepisów nieobowiązującej już ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (którego następcą prawnym jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) prezentował stanowisko, zgodnie z którym „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.). Jednak w sytuacji, gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”. Wydaje się, iż przytoczony wyżej pogląd GIODO może zachowywać swoją aktualność także na gruncie obecnie obowiązującego rozporządzenia RODO, w szczególności przepisu art. 5 ust. 1 lit. c, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do celów tego przetwarzania (fragment stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 marca 2020 r., Dziennik Gazeta Prawna z 22 października 2020 r.).
Resort pracy założył utrzymanie dotychczasowej linii interpretacyjnej po wejściu w życie RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Jednak UODO zajął odmienne stanowisko, wykluczając umieszczanie danych osobowych nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo ze względu na zasadę minimalizacji danych osobowych.
Z INTERPRETACJI URZĘDOWYCH: Wskazać należy, że art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. (…) każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych (fragmenty stanowiska UODO z 10 września 2020 r., Dziennik Gazeta Prawna z 22 października 2020 r.).
W tej sytuacji pracodawcy muszą sami znaleźć sposób najlepiej opisujący przyczynę zawarcia umowy na zastępstwo, który pozwoli jednocześnie na łatwe ustalenie datę jej rozwiązania. Nie powinni się jednak posługiwać powodami absencji pracownika, ponieważ to może ułatwić identyfikację nieobecnego i ujawnić jego dane osobowe. Może to być natomiast np. zastępstwo innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności:
- bez dalszego uszczegółowiania, jeśli liczba pracowników nie sprawi problemu z określeniem dnia zakończenia umowy,
- ze wskazaniem daty upływu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli jest znana pracodawcy (np. ostatni dzień urlopu związanego z rodzicielstwem, z którego korzysta zastępowany pracownika) albo podaniem jego stanowiska pracy (gdy nie ma wielu identycznych stanowisk pracy) lub wpisaniem numeru identyfikacyjnego, pod jakim pracownik figuruje w systemie kadrowo-płacowym – przy wyższym stanie zatrudnienia, w którym konieczny jest klucz identyfikacyjny,
- z konkretną datą końcową, gdy pracodawca nie wie konkretnie, jak długo absencja zastępowanego pracownika będzie trwała, lecz przypuszcza, że jej upływ nastąpi w założonym przez niego terminie – ten wariant tworzy bardzo wysokie prawdopodobieństwo konieczności przedłużenia lub wypowiedzenia umowy.
Podstawa prawna: art. 251 § 1 i § 4 pkt 1, art. 29 § 1 i § 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320); art. 5 ust. 1 lit. c, art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 z późn.zm.).
