ODPOWIEDŹ
Pracodawca powinien sprostować świadectwo pracy, wydając nowy dokument z poprawnym pouczeniem dla pracownika.
UZASADNIENIE
Przepisy nie przewidują trybu prostowania wadliwego świadectwa pracy z inicjatywy pracodawcy, lecz wyłącznie na wniosek pracownika. Oznacza to, że pracownik jest zobowiązany sprawdzić otrzymany dokument i kwestionować zawarte w nim błędy. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku odpowiedniego – zgodnego z prawem – ukształtowania treści świadectwa (wyrok Sądu Najwyższego z 5 lipca 2011 r., I PK 198/10).
Dotyczy to również treści pouczenia o prawie pracownika do sprostowania otrzymanego dokumentu, bo jego umieszczenia wymaga § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (dalej: rozporządzenie). Ma to szczególne znaczenie ze względu na zmiany, jakie nastąpiły w tym obszarze od 7 września 2019 r.
Od tego dnia pracownik ma 14 dni (zamiast 7 dni) na wystąpienie do pracodawcy o sprostowanie dokumentu i również 14 dni (zamiast 7 dni) na zwrócenie się w tej sprawie do sądu, jeśli pracodawca odmówi poprawienia błędów (art. 97 § 21 zd. 1 k.p.). W konsekwencji, również od 7 września 2019 r. zmieniło się pouczenie, które zgodnie z pomocniczym wzorem świadectwa pracy (załącznik do rozporządzenia) powinno brzmieć:
„Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sadu pracy.”
Z powodu braku odpowiednich regulacji do korygowania wadliwego świadectwa pracy stosuje się reguły o jego wydawaniu. Ponieważ Czytelnik zamieścił nieaktualne w chwili wydawania świadectwa pracy pouczenie, powinien zatem ten dokument sporządzić jeszcze raz – z obowiązującym od 7 września 2019 r. pouczeniem. Opatruje go datą z dnia jego przygotowania, a następnie wysyła na adres byłego pracownika lub osoby przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób. Może dołączyć pismo wyjaśniające przyczyny ponownego wystawienia świadectwa pracy, ponieważ na samym dokumencie nie wpisuje informacji, że zostało ono przygotowane w wyniku sprostowania. W piśmie tym powinien także poprosić o odesłanie nieprawidłowego dokumentu.
Ważne
Wadliwe świadectwo pracy usuwa się z akt osobowych byłego pracownika dopiero w chwili zwrotu przez niego poprzedniego dokumentu.
Jeśli pracodawca prostuje świadectwo pracy na wniosek pracownika (w tym w wyniku postępowania sądowego lub ugody), najpóźniej w dniu wydania mu nowego świadectwa pracy, usuwa z jego akt osobowych i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści (§ 7 ust. 5 rozporządzenia). Jednak te zasady nie mogą być zastosowane przy trybie korygowania z inicjatywy pracodawcy.
Nie miałby on bowiem żadnego dowodu, że terminowo wydał świadectwo pracy, a za niewypełnienie tego obowiązku grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.). Stąd praktyka usuwania wadliwego dokumentu po jego otrzymaniu od pracownika oraz umieszczania notatki służbowej o dokonanej korekcie.
Niewystąpienie pracownika do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy nie jest warunkiem otwarcia drogi sądowej do wystąpienia z powództwem o sprostowanie świadectwa pracy (postanowienie Sądu Najwyższego z 8 czerwca 2016 r., I PZ 4/16).
Pracownik może zwrócić się do sądu nie tylko o sprostowanie świadectwa pracy, ale i odszkodowanie za szkodę, jaka powstała wskutek wydania nieprawidłowego dokumentu (art. 99 k.p. ). Roszczenie odszkodowawcze przedawni się w terminie 3 lat, zgodnie z art. 291 § 1 k.p. (przywoływany wyrok Sądu Najwyższego z 5 lipca 2011 r.).
Podstawa prawna: art. 97 § 21, art. 99, art. 282 § 1 pkt 3, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.); § 2 ust. 2 i załącznik rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U.
z 2018 r. poz. 1289 ze zm.).
