Przestrzeganie przez pracodawcę przepisów dotyczących czasu pracy nastręcza czasami trudności. Jest to jeden z elementów badanych przez inspektorów
w czasie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Przedstawiamy zestawienie błędów popełnianych przez pracodawców.
W czasie kontroli dotyczącej prowadzenia akt osobowych pracowników pracodawcy najczęściej popełniane błędy polegają na:
- braku chronologii w dokumentach,
- braku podziału na części A, B, C, D dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.,
- umieszczaniu dokumentów w niewłaściwej części akt, brak numeracji na wszystkich lub niektórych kartach,
- przechowywaniu oryginalnych dokumentów,
- przechowywaniu dokumentów dotyczących kar porządkowych po upływie roku nienagannej pracy.
Kolejne nieprawidłowości pojawiają się często w systemach i rozkładach czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych. Wprowadzenie systemów czasu pracy jedynie w umowach o pracę albo bez zachowania przesłanek, od których uzależnia się możliwość ich wprowadzania może narazić pracodawcę na spore kłopoty. Inne błędy popełniane przez pracodawcę w tym zakresie to stosowanie systemów czasu pracy nieprzewidzianych w przepisach zakładowych, przedłużanie okresów rozliczeniowych ponad dopuszczalne oraz nieprzekazanie do PIP informacji o wydłużeniu okresu rozliczeniowego ponad standardowy.
Często dochodzi też do naruszania norm dotyczących czasu pracy. Do najczęstszych naruszeń należy:
- planowanie pracy ponad dopuszczalny, maksymalny dobowy wymiar czasu pracy oraz z naruszeniem doby pracowniczej,
- planowanie pracy ponad wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym,
- błędne ustalanie wymiaru czasu pracy,
- naruszanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Pracodawcy, u których praca odbywa się w niedzielę i święta powinni pamiętać, że nie mogą:
- wydawać pracownikom polecania pracy w niedziele i święta w razie szczególnych potrzeb pracodawcy,
- oddawać za pracę w sobotę, niedzielę, święto, która przekraczała 8 godzin, jedynie dnia wolnego od pracy,
- oddawać czasu wolnego za pracę w niedzielę (święto) czy sobotę równego liczbie przepracowanych godzin, a nie całego dnia wolnego,
- wypłacać za pracę w sobotę dodatków do wynagrodzenia.
Natomiast w firmach, w których odbywa się praca w porze nocnej pracodawcy muszą:
- doprecyzować czasu trwania pory nocnej, a nie ograniczać się jedynie do ogólnego przepisu, że pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00,
- poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, mimo wniosku pracownika o taką pracę,
- pamiętać o zakazie zatrudniania w porze nocnej kobiet w ciąży i pracowników opiekujących się dzieckiem w wieku do 4 lat,
- obliczaniu dodatku za jedną godzinę pracy w porze nocnej przez podzielenie stawki miesięcznego wynagrodzenia przez liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu.
Błędy pojawiają się również w ewidencji czasu pracy. Należy do nich często:
- prowadzenie rozbudowanych list obecności zamiast ewidencji czasu pracy,
- niewłaściwy zakres kart ewidencji,
- brak ewidencji czasu pracy pracowników zarządzających, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz wynagradzanych za pracę nadliczbową i w porze nocnej w formie ryczałtowej oraz oznaczenia w ewidencji pracy w porze nocnej, w niedziele czy w nadgodzinach,
- niezgodność zapisów w ewidencji z innymi dokumentami.
Podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
(tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.).
