-
nawiązanych po 1 stycznia 2019 r. w tym ponownie z tym samym pracownikiem (art. 13 ustawy zmieniającej i art. 945 § 2 k.p),
-
trwających 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS (art. 9 ustawy zmieniającej oraz art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: ustawa systemowa),
-
zawartych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS – tu liczenie okresu rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy systemowej).
Musi go przedłużyć, jeśli dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu np. sądowym lub administracyjnym (art. 944 k.p.). Z kolei 50-letni okres archiwizacji pracodawca utrzymuje wobec:
-
stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS (art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej w związku z art. 51u ust. 1 ustawy archiwalnej i art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r.),
-
list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a także po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS (art. 125a ustawy emerytalnej w brzmieniu nadanym art. 4 pkt 2 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy systemowej),
-
pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy (art. 5 ustawy zmieniającej).
Ważne: Po upływie okresu archiwizacji pracodawca może zniszczyć dokumentację, jeśli były pracownik nie odbierze jej w terminie wskazanym w zawiadomieniu (art. 947 § 1 k.p.).
|
Rodzaj zadania |
Zakres zastosowania |
Podstawa prawna |
|
Kontynuacja prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w razie ponownego zatrudnienia |
Do stosunków pracy nawiązanych w okresie 10 lat od ustania poprzedniego z tymi samymi osobami |
Art. 945 § 1 k.p. |
|
Dołączenie do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu archiwizacji oraz jej zniszczeniu w razie nieodebrania w wyznaczonym terminie. |
Do stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 r. |
Art. 946 k.p. oraz stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 grudnia 2018 r. |
|
Wydanie wraz ze świadectwem pracy dokumentu potwierdzającego uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy, wskazującego, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent. |
W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownika, któremu przysługuje ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o jakim mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 680 z późn.zm.). |
Art. 6 ustawy zmieniającej. |
|
Wydanie kopii całości lub części dokumentacji – w postaci papierowej lub elektronicznej – w ciągu 30 dni od złożenia wniosku w tej sprawie przez osobę uprawnioną |
Na wniosek obecnego lub byłego pracownika, a w razie jego śmierci – członków rodziny (wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika) |
Art. 9412 k.p. i § 18 rozporządzenia z 2018 r. |
Podstawa prawna: art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357); art. 94 pkt 9a-9b, art. 944-9412, art. 281 pkt 6-7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 108 z późn.zm.); art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 217 z późn.zm.); art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 z późn.zm.); art. 4 pkt 6a–7, art. 41a-41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.); art. 2 pkt 3 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 z późn.zm.); rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
