Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

Do końca grudnia pracodawca musi skorygować odpisy na zfśs, jeśli prowadzi fundusz. W tym samym czasie powinien udzielić tegoroczne urlopy wypoczynkowe i zaplanować przyszłoroczne. Ma też ustalić wymiary czasu pracy na następny rok.

Zakres obowiązków pracodawcy na przełomie roku 2019/2020 nie jest dla wszystkich taki sam. Bo jeśli pracodawca nie posiada zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), to nie musi korygować odpisów na ten fundusz. Powinien jednak sprawdzić stan zatrudnienia na 1 stycznia 2020 r., o ile nie należy do sfery budżetowej. Gdy okaże się, że na ten dzień zatrudnia minimum 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, będzie musiał ZFŚS utworzyć. Będzie też do tego zobowiązany, gdy zakładowa organizacja związkowa zawnioskuje o prowadzenie ZFŚS, ponieważ pracodawca zatrudnia według stanu na dzień 1 stycznia 2020 r. co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. 
Podobna sytuacja jest w kwestii urlopów wypoczynkowych – te za 2019 r. mogą być już przecież przez pracowników wykorzystane, a te za 2020 r. nie muszą być ujmowane w formalnym planie urlopów, gdyż pracodawca nie ma obowiązku jego sporządzenia. Tylko obowiązki ustalenia wymiaru czasu pracy na 2020 r. i obliczania wynagrodzeń netto za grudzień 2019 r. wypłacanych w styczniu 2020 r. dotyczą każdego pracodawcy bez wyjątku. 

Korekta odpisów na ZFŚS do 31 grudnia

Pracodawca prowadzący ZFŚS ma obowiązek skorygować wartość odpisów naliczonych pierwotnie na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Musi to uczynić nie później niż do 31 grudnia, zgodnie z faktycznym średnim stanem zatrudnienia. Jeśli stosuje ustawowe wskaźniki, w 2019 r. ma do wykonania więcej działań matematycznych z uwagi na dwie podstawy odpisów ustawowych i zwiększeń: 

  • od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. jest to przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., czyli 3278,14 zł, czyli odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi w tym okresie 1229,30 zł (37,5% x 3278,14 zł),
  • od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. jest to przeciętne wynagrodzenie miesięczne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3389,90 zł, czyli odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi w tym okresie wynosi 1271,21 zł. 

Oto instrukcja korygowania odpisów na ZFŚS: 
Krok 1. Ustal przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Przepisy dotyczące zfśs nie określają sposobu liczenia liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, stąd stosuje się metody statystyczne. Dla pracodawców z dużą rotacją pracowników rekomendowana jest metoda średniej arytmetycznej, która wymaga sumowania liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzielenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu. Pracodawcy ze stabilnym stanem zatrudnienia mają natomiast do wyboru metodę:

  • uproszczoną – dodaje się stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie dzieli przez dwa, albo 
  • średniej chronologicznej – dodaje się dwa stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i dzieli na dwa, a następnie dodaje się do otrzymanego wyniku stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie dzieli na dwa.

Krok 2. Oblicz faktyczną średnią liczbę pracowników w 2019 r. 
Rzeczywistą średnią liczbę pracowników (bez względu na podstawę prawną powstania ich stosunku pracy) liczy się tak samo zarówno wtedy, gdy pracodawca działał przez cały 2019 r., jak i gdy funkcjonował tylko przez część roku lub naliczał odpis na ZFŚS na niepełny 2019 r. Najpierw należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie wynik podzielić przez 12. Tę czynność trzeba wykonać odrębnie dla każdej kategorii pracowników, dla których obowiązują odmienne wysokości odpisów i zwiększeń. 
Krok 3. Skoryguj wartość odpisów i zwiększeń
Dysponując faktycznym przeciętnym zatrudnieniem w 2019 r., pracodawca musi przeliczyć wysokość odpisów podstawowych i zwiększeń proporcjonalnie do okresu przed i po ich zmianie od 1 sierpnia 2019 r. Wyliczenia odpisów podstawowych przeprowadza osobno dla:

  • pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach – do tej grupy przyjmuje niepełnosprawnych w stopniu lekkim, a także w stopniu znacznym i umiarkowanym – jeśli nie stosuje na nich zwiększeń, 
  • pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach,
  • pracowników młodocianych – chociaż nie są uwzględniani w liczbie zatrudnionych. 

Jeśli pracodawca stosuje zwiększenia, je również nalicza odrębnie na: emerytów i rencistów (mimo ich wyłączenia z liczby zatrudnionych), pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością oraz na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczoną na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu. 
Krok 4. Dopłać różnicę lub wycofaj nadwyżkę
Pracodawca sumuje wartości odpisów i zwiększeń w poszczególnych grupach po przeliczeniu, a następnie otrzymany wynik porównuje z łączną wysokością odpisów odprowadzonych do zfśs do 31 maja, 30 września i 31 października 2019 r. (ten termin wystąpił incydentalnie w 2019 r. z powodu zmiany podstawy w trakcie roku; nie będzie obowiązywał w 2020 r.). W razie stwierdzenia niedopłaty, musi przelać na rachunek ZFŚS jej wysokość. W przypadku wystąpienia nadpłaty może ją wycofać z rachunku ZFŚS lub zmniejszyć wartość odpisu odprowadzanego w następnym roku kalendarzowym o nadpłaconą kwotę.

Przykład
Pracodawca, prowadzący zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, nalicza odpisy podstawowe i zwiększenia na emerytów i rencistów – byłych pracowników według stawek ustawowych. Według planowanego przeciętnego zatrudnienia na 2019 r., ustalonego na 29 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, 
w tym 23 osoby na cały etat, 6 osób na 1/2 etatu, 4 osoby na 3/4 etatu) wartość odpisów wyniosła 36 156,11 zł po przeliczeniu w październiku 2019 r.:

  • za okres 1 stycznia 2019 – 31 lipca 2019 r.: (1229,30 zł x 29 pracowników) = 35 649,70 zł x 7/12 = 20 795,66 zł
  • za okres od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. : (1271,21 zł x 29 pracowników) = 36 865,09 x 5/12 = 15 360,45 zł
  • łącznie za 2019 r.: 20 795,66 zł + 15 360,45 zł = 36 156,11 zł.

Do tego zostały naliczone:

  • odpisy podstawowe na 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki: 398,96 zł {([2 x 196,69 zł] x 7/12) + ([2 x 203,39 zł] x 5/12) = 229,47 zł + 169,49 zł = 398,96 zł}
  • zwiększenia na 5 emerytów i rencistów w wysokości 1038,97 zł {([5 osób x 204,88 zł] x 7/12) + ([5 osób x 211,87 zł] x 5/12) = 597,57 zł + 441,40 zł = 1038,97 zł}.

Zatem w sumie rachunek zfśs został zasilony w kwocie 37 594,04 zł, co nastąpiło w trzech terminach: do 31 maja (75% kwoty pierwotnie naliczonej), 30 września (reszta z kwoty pierwotnie naliczonej) i 31 października 2019 r. (różnica między dotychczas wpłaconymi kwotami a należną po przeliczeniu według podwyższonej podstawy). 
W 2019 r. miały miejsce następujące zmiany w stanie zatrudnienia:

  • w marcu odeszły 2 osoby: 1 zatrudniona na cały etat przeszła na emeryturę, druga zatrudniona na 1/2 etatu – do innej firmy, w związku z czym stan zatrudnienia w tym miesiącu wyniósł 27,5 pracowników (22 osoby na cały etat + [5 osób x 0,5 etatu] + (4 osoby x 0,75 etatu]
  • z początkiem kwietnia została zatrudniona jedna osoba na cały etat, w efekcie czego stan zatrudnienia wyniósł w tym miesiącu 28,5 pracowników
  • we wrześniu został przyjęty pracownik młodociany będący w pierwszym roku nauki, co nie wpłynęło na stan zatrudnienia dla celów zfśs.

Pracodawca policzył stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach na podstawie metody uproszczonej, co dało łącznie 342,75 etatów, zgodnie z wyliczeniem: 
 

Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba
etatów
29 29 28,25 28,5 28,5 28,5 28,5 28,5 28,5 28,5 28,5 28,5


W konsekwencji faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych wyniosła w 2019 r. 28,56 etatów (342,75 zł : 12). Do tego było 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki i 1 w pierwszym roku nauki, a także 6 emerytów. W takim razie: 

  • odpisy podstawowe za zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach: [(28,56 etatów x 1229,30 zł) = 35 108,81 x 7/12] + [(28,56 etatów x 1271,21 zł) = 36 305,76 zł x 5/12} = 20 480,14 zł + 15 127,40 zł = 35 607,54 zł
  • odpisy podstawowe na pracowników młodocianych łącznie 565,20 zł, w tym w pierwszym roku nauki 166,24 zł [(163,91 zł x 7/12 = 95,61 zł) + (169,50 zł x 5/12) = 70,63 zł) oraz 398,96 zł w drugim roku nauki
  • zwiększenia na emerytów: {([6 osób x 204,88 zł] x 7/12) + ([6 osób x 211,87 zł] x 5/12)} = 717,08 zł + 529,68 zł = 1246,76 zł
  • łącznie: 35 607,54 zł + 565,20 zł + 1246,76 zł = 37 419,50 zł.

Oznacza to, że pracodawca za 2019 r. może cofnąć z rachunku zfśs 174,54 zł (37 594,04 zł – 37 419,50 zł) albo przeznaczyć tę kwotę na odpisy za 2020 r.

Udzielenie urlopu wypoczynkowego do 31 grudnia

Pracodawca musi udzielić pracownikom urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskali do niego prawo (art. 161 k.p.). Zatem powinien zrealizować ten obowiązek do końca grudnia w przypadku urlopów za 2019 r. Tyle że ma niewiele instrumentów prawnych ułatwiających wykonanie tego zobowiązania. Jednym z nich jest plan urlopów (szerzej w dalszej części), którego wiążący charakter powoduje, że pracownicy powinni wykorzystywać swoje uprawnienia urlopowe zgodnie z jego zapisami (art. 163 § 1 zd. 1 k.p.). Jeśli jednak tego nie czynią, pracodawca nie może ich zmusić, a jedynie prosić. Uprawnienie do przymusowego wysłania pracowników na urlop przysługuje mu wyłącznie w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.). Według Sądu Najwyższego, pracodawca nie musi także uzyskiwać zgody pracownika na udzielenie mu urlopu zaległego (urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, za który przysługuje) do 30 września następnego roku za rok poprzedni (wyrok z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, OSNAPiUS 2006/23-24/354, który zachował swoją aktualność mimo przesunięcia terminu zapisanego w art. 168 k.p. z końca pierwszego kwartału na 30 września). Z tą interpretacją nie zgadza się Departament Prawny Generalnego Inspektora Pracy, który uważa, że zmuszanie pracownika do wykorzystywania zaległego urlopu jest niezgodne z prawem (stanowisko ze stycznia 2007 r., GNP-110-4560-46/07/PE).
 

Ważne

W grudniu pracodawca powinien zweryfikować plan urlopów na 2019 r., a efekty tego działania wykorzystać do jego maksymalnej realizacji.


Weryfikacja planu urlopów może pokazać przypadki przesunięcia urlopów na grudzień 2019 r. A to pozwala pracodawcy na zobowiązanie pracowników, których to dotyczy, do pójścia na urlop wypoczynkowy w zaplanowanym terminie. W stosunku do innych pracowników pozostaje udzielenie urlopu na podstawie porozumienia z nimi. Natomiast urlopy niewykorzystane do końca 2019 r., przysługujące za ten rok, z dniem 1 stycznia 2020 r. staną się urlopami zaległymi i powinny być umieszczone w planie urlopów na 2020 r. z maksymalnym terminem wykorzystania do 30 września 2020 r. 
 

Ważne

Jeśli pracodawca ma w swoich przepisach wewnętrznych procedurę wykorzystywania urlopów wypoczynkowych, za jej nieprzestrzeganie będzie mógł nałożyć karę upomnienia lub nagany. 

 

Wewnątrzfirmowa procedura urlopowa może być narzędziem dyscyplinującym pracowników do realizacji uprawnień urlopowych, zgodnie z planem urlopów. Postępowanie według jej postanowień należy bowiem do obowiązków pracowniczych (art. 100 k.p.). Tym samym pracodawca będzie mógł pociągnąć pracownika naruszającego jej zapisy (np. uchylającego się od wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w ustalonych terminach) do odpowiedzialności porządkowej (art. 108 § 1 k.p.). Jednak powinien zachować szczególną ostrożność przy formułowaniu treści takiej procedury. Jej postanowienia mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy będą po prostu nieważne (art. 9 § 2 k.p.).
Pracodawca, który nie udziela urlopu wypoczynkowego terminowo popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Kary uniknie, jeżeli za brakiem wykorzystania urlopu stoją obiektywne przyczyny, np. długotrwała choroba pracownika albo urlop związany z rodzicielstwem (m.in. macierzyński, ojcowski, wychowawczy, rodzicielski). Pracownik z kolei będzie miał 3 lata na wykorzystanie urlopu, który po upływie tego czasu się przedawni (art. 291 § 1 k.p.). Bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje lub po 30 września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNAPiUS 2003/2/38).

Plan urlopów wypoczynkowych na 2020 r. 

Mimo że przepisy nie wskazują terminu przygotowania planu urlopowego na dany rok kalendarzowy, pracodawca powinien go sporządzić i ogłosić w grudniu poprzedniego roku lub najpóźniej – w styczniu roku, którego plan dotyczy. Wynika to z analizy regulacji urlopowych, a zwłaszcza tych o nabyciu prawa do urlopu z dniem 1 stycznia (art. 153 k.p.) i możliwości korzystania z niego już tego dnia, co powinno być zapisane w planie (art. 163 § 1 zd. 1 k.p.). Ponieważ plan urlopowy ma ścisły związek z organizacją i porządkiem w procesie pracy, termin jego opracowania, sposób ustalania i ogłoszenia pracodawca określa zazwyczaj w przepisach wewnątrzfirmowych: układzie pracy lub regulaminie pracy, a gdy nie ma obowiązku ich posiadania – w innym dokumencie (por. art. 104 i 1041, art. 163 § 2 oraz art. 240 k.p.). Co istotne, plan może obejmować cały rok kalendarzowy albo krótsze okresy, np. półroczne albo kwartalne. 
 

Ważne

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeśli nie ma u niego zakładowej organizacji związkowej, a także gdy organizacja jest, lecz zgodziła się na brak planu (art. 163 § 11 zd. 1 k.p.). 


W przypadku niesporządzania planu urlopów, pracodawca uzgadnia terminy urlopów z poszczególnymi pracownikami, czyli tworzy quasi-plan. Musi bowiem w tym procesie postępować według reguł określonych w art. 163 § 11 k.p., tj.:

  • uwzględnić wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów,
  • zapewnić normalny tok pracy,
  • pominąć urlop na żądanie, udzielany w trybie art. 1672 k.p. 

Dokładnie takie same reguły obowiązują pracodawcę, który opracowuje plan urlopów – patrz również tabela 1. W obu przypadkach musi być także przestrzegany nakaz planowania (udzielania) urlopów jednorazowo (por. art. 152 § 1 k.p.), a jeśli nie jest to możliwe – jego podział na części, z których jedna ma trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.). Plan urlopów musi być także podany do wiadomości pracowników w sposób u przyjęty u pracodawcy (art. 163 § 2 k.p.). Może to nastąpić np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, przekazanie pocztą elektroniczną czy publikację w intranecie – żaden z tych sposobów nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych. Sąd Najwyższy w uchwale z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/7...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę


Jeśli jesteś Prenumeratorem, zaloguj się, aby przeczytać artykuł w całości.