Obowiązki pracodawcy na przełomie 2019/2020

Zakres obowiązków pracodawcy na przełomie roku 2019/2020 nie jest dla wszystkich taki sam. Bo jeśli pracodawca nie posiada zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), to nie musi korygować odpisów na ten fundusz. Powinien jednak sprawdzić stan zatrudnienia na 1 stycznia 2020 r., o ile nie należy do sfery budżetowej. Gdy okaże się, że na ten dzień zatrudnia minimum 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, będzie musiał ZFŚS utworzyć. Będzie też do tego zobowiązany, gdy zakładowa organizacja związkowa zawnioskuje o prowadzenie ZFŚS, ponieważ pracodawca zatrudnia według stanu na dzień 1 stycznia 2020 r. co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. 
Podobna sytuacja jest w kwestii urlopów wypoczynkowych – te za 2019 r. mogą być już przecież przez pracowników wykorzystane, a te za 2020 r. nie muszą być ujmowane w formalnym planie urlopów, gdyż pracodawca nie ma obowiązku jego sporządzenia. Tylko obowiązki ustalenia wymiaru czasu pracy na 2020 r. i obliczania wynagrodzeń netto za grudzień 2019 r. wypłacanych w styczniu 2020 r. dotyczą każdego pracodawcy bez wyjątku. 

Korekta odpisów na ZFŚS do 31 grudnia

Pracodawca prowadzący ZFŚS ma obowiązek skorygować wartość odpisów naliczonych pierwotnie na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Musi to uczynić nie później niż do 31 grudnia, zgodnie z faktycznym średnim stanem zatrudnienia. Jeśli stosuje ustawowe wskaźniki, w 2019 r. ma do wykonania więcej działań matematycznych z uwagi na dwie podstawy odpisów ustawowych i zwiększeń: 

• od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. jest to przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., czyli 3278,14 zł, czyli odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi w tym okresie 1229,30 zł (37,5% x 3278,14 zł),
• od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. jest to przeciętne wynagrodzenie miesięczne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3389,90 zł, czyli odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi w tym okresie wynosi 1271,21 zł. 

Oto instrukcja korygowania odpisów na ZFŚS: 
Krok 1. Ustal przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Przepisy dotyczące zfśs nie określają sposobu liczenia liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, stąd stosuje się metody statystyczne. Dla pracodawców z dużą rotacją pracowników rekomendowana jest metoda średniej arytmetycznej, która wymaga sumowania liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzielenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu. Pracodawcy ze stabilnym stanem zatrudnienia mają natomiast do wyboru metodę:

• uproszczoną – dodaje się stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie dzieli przez dwa, albo 
• średniej chronologicznej – dodaje się dwa stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i dzieli na dwa, a następnie dodaje się do otrzymanego wyniku stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie dzieli na dwa.

Krok 2. Oblicz faktyczną średnią liczbę pracowników w 2019 r. 
Rzeczywistą średnią liczbę pracowników (bez względu na podstawę prawną powstania ich stosunku pracy) liczy się tak samo zarówno wtedy, gdy pracodawca działał przez cały 2019 r., jak i gdy funkcjonował tylko przez część roku lub naliczał odpis na ZFŚS na niepełny 2019 r. Najpierw należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie wynik podzielić przez 12. Tę czynność trzeba wykonać odrębnie dla każdej kategorii pracowników, dla których obowiązują odmienne wysokości odpisów i zwiększeń. 
Krok 3. Skoryguj wartość odpisów i zwiększeń
Dysponując faktycznym przeciętnym zatrudnieniem w 2019 r., pracodawca musi przeliczyć wysokość odpisów podstawowych i zwiększeń proporcjonalnie do okresu przed i po ich zmianie od 1 sierpnia 2019 r. Wyliczenia odpisów podstawowych przeprowadza osobno dla:

• pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach – do tej grupy przyjmuje niepełnosprawnych w stopniu lekkim, a także w stopniu znacznym i umiarkowanym – jeśli nie stosuje na nich zwiększeń, 
• pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach,
• pracowników młodocianych – chociaż nie są uwzględniani w liczbie zatrudnionych. 

Jeśli pracodawca stosuje zwiększenia, je również nalicza odrębnie na: emerytów i rencistów (mimo ich wyłączenia z liczby zatrudnionych), pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością oraz na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczoną na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu. 
Krok 4. Dopłać różnicę lub wycofaj nadwyżkę
Pracodawca sumuje wartości odpisów i zwiększeń w poszczególnych grupach po przeliczeniu, a następnie otrzymany wynik porównuje z łączną wysokością odpisów odprowadzonych do zfśs do 31 maja, 30 września i 31 października 2019 r. (ten termin wystąpił incydentalnie w 2019 r. z powodu zmiany podstawy w trakcie roku; nie będzie obowiązywał w 2020 r.). W razie stwierdzenia niedopłaty, musi przelać na rachunek ZFŚS jej wysokość. W przypadku wystąpienia nadpłaty może ją wycofać z rachunku ZFŚS lub zmniejszyć wartość odpisu odprowadzanego w następnym roku kalendarzowym o nadpłaconą kwotę.

Przykład
Pracodawca, prowadzący zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, nalicza odpisy podstawowe i zwiększenia na emerytów i rencistów – byłych pracowników według stawek ustawowych. Według planowanego przeciętnego zatrudnienia na 2019 r., ustalonego na 29 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, 
w tym 23 osoby na cały etat, 6 osób na 1/2 etatu, 4 osoby na 3/4 etatu) wartość odpisów wyniosła 36 156,11 zł po przeliczeniu w październiku 2019 r.:

• za okres 1 stycznia 2019 – 31 lipca 2019 r.: (1229,30 zł x 29 pracowników) = 35 649,70 zł x 7/12 = 20 795,66 zł
• za okres od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. : (1271,21 zł x 29 pracowników) = 36 865,09 x 5/12 = 15 360,45 zł
• łącznie za 2019 r.: 20 795,66 zł + 15 360,45 zł = 36 156,11 zł.

Do tego zostały naliczone:

• odpisy podstawowe na 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki: 398,96 zł {([2 x 196,69 zł] x 7/12) + ([2 x 203,39 zł] x 5/12) = 229,47 zł + 169,49 zł = 398,96 zł}
• zwiększenia na 5 emerytów i rencistów w wysokości 1038,97 zł {([5 osób x 204,88 zł] x 7/12) + ([5 osób x 211,87 zł] x 5/12) = 597,57 zł + 441,40 zł = 1038,97 zł}.

Zatem w sumie rachunek zfśs został zasilony w kwocie 37 594,04 zł, co nastąpiło w trzech terminach: do 31 maja (75% kwoty pierwotnie naliczonej), 30 września (reszta z kwoty pierwotnie naliczonej) i 31 października 2019 r. (różnica między dotychczas wpłaconymi kwotami a należną po przeliczeniu według podwyższonej podstawy). 
W 2019 r. miały miejsce następujące zmiany w stanie zatrudnienia:

• w marcu odeszły 2 osoby: 1 zatrudniona na cały etat przeszła na emeryturę, druga zatrudniona na 1/2 etatu – do innej firmy, w związku z czym stan zatrudnienia w tym miesiącu wyniósł 27,5 pracowników (22 osoby na cały etat + [5 osób x 0,5 etatu] + (4 osoby x 0,75 etatu]
• z początkiem kwietnia została zatrudniona jedna osoba na cały etat, w efekcie czego stan zatrudnienia wyniósł w tym miesiącu 28,5 pracowników
• we wrześniu został przyjęty pracownik młodociany będący w pierwszym roku nauki, co nie wpłynęło na stan zatrudnienia dla celów zfśs.

Pracodawca policzył stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach na podstawie metody uproszczonej, co dało łącznie 342,75 etatów, zgodnie z wyliczeniem: 
 

Miesiąc	I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
Liczba etatów	29	29	28,25	28,5	28,5	28,5	28,5	28,5	28,5	28,5	28,5	28,5

W konsekwencji faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych wyniosła w 2019 r. 28,56 etatów (342,75 zł : 12). Do tego było 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki i 1 w pierwszym roku nauki, a także 6 emerytów. W takim razie: 

• odpisy podstawowe za zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach: [(28,56 etatów x 1229,30 zł) = 35 108,81 x 7/12] + [(28,56 etatów x 1271,21 zł) = 36 305,76 zł x 5/12} = 20 480,14 zł + 15 127,40 zł = 35 607,54 zł
• odpisy podstawowe na pracowników młodocianych łącznie 565,20 zł, w tym w pierwszym roku nauki 166,24 zł [(163,91 zł x 7/12 = 95,61 zł) + (169,50 zł x 5/12) = 70,63 zł) oraz 398,96 zł w drugim roku nauki
• zwiększenia na emerytów: {([6 osób x 204,88 zł] x 7/12) + ([6 osób x 211,87 zł] x 5/12)} = 717,08 zł + 529,68 zł = 1246,76 zł
• łącznie: 35 607,54 zł + 565,20 zł + 1246,76 zł = 37 419,50 zł.

Oznacza to, że pracodawca za 2019 r. może cofnąć z rachunku zfśs 174,54 zł (37 594,04 zł – 37 419,50 zł) albo przeznaczyć tę kwotę na odpisy za 2020 r.

Udzielenie urlopu wypoczynkowego do 31 grudnia

Pracodawca musi udzielić pracownikom urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskali do niego prawo (art. 161 k.p.). Zatem powinien zrealizować ten obowiązek do końca grudnia w przypadku urlopów za 2019 r. Tyle że ma niewiele instrumentów prawnych ułatwiających wykonanie tego zobowiązania. Jednym z nich jest plan urlopów (szerzej w dalszej części), którego wiążący charakter powoduje, że pracownicy powinni wykorzystywać swoje uprawnienia urlopowe zgodnie z jego zapisami (art. 163 § 1 zd. 1 k.p.). Jeśli jednak tego nie czynią, pracodawca nie może ich zmusić, a jedynie prosić. Uprawnienie do przymusowego wysłania pracowników na urlop przysługuje mu wyłącznie w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.). Według Sądu Najwyższego, pracodawca nie musi także uzyskiwać zgody pracownika na udzielenie mu urlopu zaległego (urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, za który przysługuje) do 30 września następnego roku za rok poprzedni (wyrok z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, OSNAPiUS 2006/23-24/354, który zachował swoją aktualność mimo przesunięcia terminu zapisanego w art. 168 k.p. z końca pierwszego kwartału na 30 września). Z tą interpretacją nie zgadza się Departament Prawny Generalnego Inspektora Pracy, który uważa, że zmuszanie pracownika do wykorzystywania zaległego urlopu jest niezgodne z prawem (stanowisko ze stycznia 2007 r., GNP-110-4560-46/07/PE).
 

Weryfikacja planu urlopów może pokazać przypadki przesunięcia urlopów na grudzień 2019 r. A to pozwala pracodawcy na zobowiązanie pracowników, których to dotyczy, do pójścia na urlop wypoczynkowy w zaplanowanym terminie. W stosunku do innych pracowników pozostaje udzielenie urlopu na podstawie porozumienia z nimi. Natomiast urlopy niewykorzystane do końca 2019 r., przysługujące za ten rok, z dniem 1 stycznia 2020 r. staną się urlopami zaległymi i powinny być umieszczone w planie urlopów na 2020 r. z maksymalnym terminem wykorzystania do 30 września 2020 r. 
 

 

Wewnątrzfirmowa procedura urlopowa może być narzędziem dyscyplinującym pracowników do realizacji uprawnień urlopowych, zgodnie z planem urlopów. Postępowanie według jej postanowień należy bowiem do obowiązków pracowniczych (art. 100 k.p.). Tym samym pracodawca będzie mógł pociągnąć pracownika naruszającego jej zapisy (np. uchylającego się od wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w ustalonych terminach) do odpowiedzialności porządkowej (art. 108 § 1 k.p.). Jednak powinien zachować szczególną ostrożność przy formułowaniu treści takiej procedury. Jej postanowienia mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy będą po prostu nieważne (art. 9 § 2 k.p.).
Pracodawca, który nie udziela urlopu wypoczynkowego terminowo popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Kary uniknie, jeżeli za brakiem wykorzystania urlopu stoją obiektywne przyczyny, np. długotrwała choroba pracownika albo urlop związany z rodzicielstwem (m.in. macierzyński, ojcowski, wychowawczy, rodzicielski). Pracownik z kolei będzie miał 3 lata na wykorzystanie urlopu, który po upływie tego czasu się przedawni (art. 291 § 1 k.p.). Bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje lub po 30 września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNAPiUS 2003/2/38).

Plan urlopów wypoczynkowych na 2020 r. 

Mimo że przepisy nie wskazują terminu przygotowania planu urlopowego na dany rok kalendarzowy, pracodawca powinien go sporządzić i ogłosić w grudniu poprzedniego roku lub najpóźniej – w styczniu roku, którego plan dotyczy. Wynika to z analizy regulacji urlopowych, a zwłaszcza tych o nabyciu prawa do urlopu z dniem 1 stycznia (art. 153 k.p.) i możliwości korzystania z niego już tego dnia, co powinno być zapisane w planie (art. 163 § 1 zd. 1 k.p.). Ponieważ plan urlopowy ma ścisły związek z organizacją i porządkiem w procesie pracy, termin jego opracowania, sposób ustalania i ogłoszenia pracodawca określa zazwyczaj w przepisach wewnątrzfirmowych: układzie pracy lub regulaminie pracy, a gdy nie ma obowiązku ich posiadania – w innym dokumencie (por. art. 104 i 1041, art. 163 § 2 oraz art. 240 k.p.). Co istotne, plan może obejmować cały rok kalendarzowy albo krótsze okresy, np. półroczne albo kwartalne. 
 

W przypadku niesporządzania planu urlopów, pracodawca uzgadnia terminy urlopów z poszczególnymi pracownikami, czyli tworzy quasi-plan. Musi bowiem w tym procesie postępować według reguł określonych w art. 163 § 11 k.p., tj.:

• uwzględnić wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów,
• zapewnić normalny tok pracy,
• pominąć urlop na żądanie, udzielany w trybie art. 1672 k.p. 

Dokładnie takie same reguły obowiązują pracodawcę, który opracowuje plan urlopów – patrz również tabela 1. W obu przypadkach musi być także przestrzegany nakaz planowania (udzielania) urlopów jednorazowo (por. art. 152 § 1 k.p.), a jeśli nie jest to możliwe – jego podział na części, z których jedna ma trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.). Plan urlopów musi być także podany do wiadomości pracowników w sposób u przyjęty u pracodawcy (art. 163 § 2 k.p.). Może to nastąpić np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, przekazanie pocztą elektroniczną czy publikację w intranecie – żaden z tych sposobów nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych. Sąd Najwyższy w uchwale z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79, OSNCP 1980/7-8/132) uznał natomiast, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu.

Plan urlopów ma charakter wiążący dla pracowników i pracodawcy, ale może być zmieniany w warunkach przewidzianych w art. 164-167 k.p. Jest to możliwe na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Dozowolne jest ponadto przesunięcie terminu urlopu na mocy porozumienia między pracodawcą i pracownikiem patrz: Tabela 1). 

Wynagrodzenia za grudzień wypłacane w styczniu 

Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc do 10dnia następnego miesiąca, przy wypłatach za grudzień 2019 r. dokonywanych w styczniu 2020 r. nie musi nic modyfikować w rozliczeniach składkowo-podatkowych. Zmienione parametry podatkowe obowiązują bowiem już od 1 października 2019 r. i pozostają w 2020 r. w następujących wysokościach:

• 17% pierwsza stawka podatku dochodowego od osób fizycznych, druga – 32%,
• 250 zł miesięcznie podstawowe koszty uzyskania przychodu (dalej: KUP), jeśli podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
• 300 zł miesięcznie podwyższone KUP, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, 
• 525,12 zł kwota zmniejszająca podatek, a w konsekwencji 43,76 zł (1/12 x 525,12 zł) odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy, jeżeli pracownik złoży PIT-2 (oświadczenie w celu zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej).

Bez zmian pozostają również finansowane przez pracownika składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalna – 9,76%, rentowa – 1,5%, chorobowa – 2,45%) oraz zdrowotne (9%, a odliczana od podatku – 7,75%). Inne będą natomiast kwoty wolne od potrąceń z wynagrodzenia za pracę, o czym pisaliśmy w poprzednim wydaniu miesięcznika. 
 

Tabela 1. Podstawowe zasady obowiązujące przy sporządzaniu planu urlopów

Rodzaj zasady	Treść zasady	Uwagi
Grupy pracowników obejmowane planem	– Pracownicy ¬aktywnie realizujący stosunek pracy, bez względu na podstawę prawną jego nawiązania (każdy rodzaj umowy o pracę, powołanie, mianowanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę) i wymiar czasu pracy (cały etat lub jego część), jeśli nie są w pierwszym roku pracy  – Pracownicy, którzy w grudniu 2019 r. są w pierwszym roku pracy, w którym nabywają prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku – 1 stycznia 2020 r. uzyskają prawo do urlopu na ogólnych zasadach, jeśli pozostaną w zatrudnieniu, w związku z czym ich urlop powinien być już zaplanowany na 2020 r.  – Pracownicy, którzy wrócą do pracy w 2020 r. po długim okresie nieobecności, np. urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych	Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2020 r., dla których będzie to pierwszy rok pracy należy wyłączyć z planowania – mogą wykorzystywać należny urlop po jego nabyciu, czyli po każdym miesiącu pracy
Typy urlopów wypoczynkowych ujmowanych w planie	– Bieżący urlop wypoczynkowy, przysługujący pracownikowi w 2020 r., pomniejszony o 4 dni urlopu na żądanie, czyli 16 dni (podstawowy wymiar to 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 20 lat i pełnym etacie) lub 22 dni (podstawowy wymiar to 26 dni przy zatrudnieniu dłuższym niż 10 lat i pełnym etacie) w pełnym wymiarze czasu pracy – Zaległy urlop – mimo braku jednoznacznej interpretacji co do wprowadzania tych urlopów do planu, przeważa stanowisko, że należy to uczynić z powodu organizacyjnej funkcji planu oraz nakazu udzielenia do 30 września niewykorzystanych urlopów za rok poprzedni	Pracodawca powinien udzielać najpierw urlop zaległy, a potem bieżący (wyrok SN z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12)
	– Uzupełniający urlop, do którego prawo pracownik nabywa w trakcie roku kalendarzowego po wykorzystaniu dotychczas przysługującej mu puli urlopowej i uzyskaniu prawa do urlopu w wyższym wymiarze (art. 158 k.p.) – Dodatkowy urlop, przysługujący na podstawie odrębnych przepisów – np. osobie zaliczonej do umiarkowanego i znacznego stopnia niepełnosprawności na podstawie art. 19 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych; jeżeli pracownik ma prawo do 10 dni tego urlopu oraz 26 dni podstawowego, wówczas w planie urlopów powinien mieć rozpisane 32 dni (36 dni – 4 dni na żądanie)
Wnioski pracowników	– Pracodawca nie jest zasadniczo związany wnioskami pracowników określających terminy, w których zamierzają zrealizować swoje prawa urlopowe – uwzględnia je, jeśli nie zakłócą normalnego funkcjonowania firmy – Pracodawca musi respektować wnioski złożone przez: pracownicę, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (por. wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, OSNAPiUS 2003/14/336), a także pracownika-ojca wychowującego dziecko oraz najbliższego członka rodziny przebywających na urlopie macierzyńskim, adopcyjnym, ojcowskim lub rodzicielskim, jeżeli zamierzają bezpośrednio po nim skorzystać z urlopu wypoczynkowego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g i art. 1823 § 3 k.p.)	Pracodawca, który zatrudnia młodocianych uczęszczających do szkoły, ma obowiązek udzielić im urlopu w okresie ferii szkolnych, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w planie urlopów (art. 205 § 3 k.p.).

 

Czas pracy w 2020 r. 

Sposób obliczania wymiaru czasu pracy w przyjętym przez pracodawcę okresie rozliczeniowym określa art. 130 k.p. Dotyczy on wszystkich systemów pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym (art. 138 § 3 k.p.). Przewiduje, że najpierw należy pomnożyć liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym przez 40 godzin. W 2020 r. w każdym okresie rozliczeniowym:

• jednomiesięcznym – będą 4 pełne tygodnie, 
• trzymiesięcznym –13 pełnych tygodni, 
• czteromiesięcznym –17 pełnych tygodni, 
• sześciomiesięcznym – 26 pełnych tygodni, 
• dwunastomiesięcznym – 52 pełne tygodnie.

Następnie trzeba dodać do uzyskanego wyniku iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystające). Kolejny krok to obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela. W 2020 r. będą to:

• 1 stycznia 2020 r. - Nowy Rok,
• 6 stycznia 2020 r. - Święto Trzech Króli,
• 13 kwietnia 2020 r. - drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja 2020 r. - Święto Pracy,
• 11 czerwca 2020 r. - Boże Ciało,
• 15 sierpnia 2020 r. - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, 
• 11 listopada 2020 r. - Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 grudnia 2020 r. - pierwszy dzień Bożego Narodzenia,
• 26 grudnia 2020 r. - drugi dzień Bożego Narodzenia.

Wyliczony wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym pracodawca obniża o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. choroba lub urlop), przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Dla pracowników niepełnoetatowych natomiast ustala proporcjonalnie do wielkości jego etatu.
 

Wymiary czasu pracy w 2020 r., z wyłączeniem pracy w ruchu ciągłym

 

Tabela 2. Wymiar czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych

Miesiąc	Liczba dni roboczych po 8 godz. dziennie	Liczba godzin pracy	Metoda liczenia
styczeń	21	168	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 3 dni – (8 godz. x 2 święta)
luty	20	160	(40 godz. x 4 tygodnie)
marzec	22	176	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni)
kwiecień	21	168	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni) – (8 godz. x 1 święto)
maj	20	160	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 1 święto)
czerwiec	21	168	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni) – (8 godz. x 1 święto)
lipiec	23	184	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 3 dni)
sierpień	20	160	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 1 święto)
wrzesień	22	176	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni)
październik	22	176	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni)
listopad	20	160	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 1 święto)
grudzień	21	168	(40 godz. x 4 tygodnie) + (8 godz. x 3 dni) – (8 godz. x 2 święta)
Razem	253	2034

 

Tabela 3. Wymiar czasu pracy w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych

Okres rozliczeniowy	Liczba dni roboczych po 8 godz. dziennie	Liczba godzin pracy	Metoda liczenia
styczeń - marzec	63	504	(40 godz. x 13 tygodni) – (8 godz. x 2 święta)
kwiecień - czerwiec	62	496	(40 godz. x 13 tygodni) - (8 godz. x 3 święta)
lipiec - wrzesień	65	520	(40 godz. x 13 tygodni) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 1 święto)
październik - grudzień	63	504	(40 godz. x 13 tygodni) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 3 święta)
Razem	253	2034

 

Tabela 4. Wymiar czasu pracy w czteromiesięcznych okresach rozliczeniowych

Okres rozliczeniowy	Liczba dni roboczych po 8 godz. dziennie	Liczba godzin pracy	Metoda liczenia
styczeń - kwiecień	84	672	(40 godz. x 17 tygodni) + (8 godz. x 2 dni) – (8 godz. x 3 święta)
maj - sierpień	84	672	(40 godz. x 17 tygodni) + (8 godz. x 2 dni) – (8 godz. x 3 święta)
wrzesień - grudzień	85	680	(40 godz. x 17 tygodni) + (8 godz. x 3 dzni) – (8 godz. x 3 święta)
Razem	253	2034

 

Tabela 5. Wymiar czasu pracy w sześciomiesięcznych okresach rozliczeniowych

Okres rozliczeniowy	Liczba dni roboczych po 8 godz. dziennie	Liczba godzin pracy	Metoda liczenia
styczeń - czerwiec	125	1000	(40 godz. x 26 tygodni) – (8 godz. x 5 świąt)
lipiec - grudzień	128	1024	(40 godz. x 26 tygodni) + (8 godz. × 2 dni) – (8 godz. x 5 świąt)
Razem	253	2034

 

Tabela 6. Wymiar czasu pracy w dwunastomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Okres rozliczeniowy	Liczba dni roboczych po 8 godz. dziennie	Liczba godzin pracy	Metoda liczenia
styczeń - grudzień	253	2034	(40 godz. x 52 tygodnie) + (8 godz. x 2 dni) – (8 godz. x 9 świąt)

 

 

Tabela 7. Wymiary czasu pracy dla niektórych pracowników niepełnoetatowych w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych

Miesiąc	Liczba godzin pracy na 1/2 etatu	Liczba godzin pracy 1/4 etatu	Liczba godzin pracy 3/4 etatu
styczeń	84	42	126
luty	80	40	120
marzec	88	44	132
kwiecień	84	42	126
maj	80	40	120
czerwiec	84	42	126
lipiec	92	46	138
sierpień	80	40	120
wrzesień	88	44	132
październik	88	44	132
listopad	80	40	120
grudzień	84	42	126
Razem	1012	506	1518

Podstawa prawna: art. 9 § 2, art. 100, art. 104, art. 1041, art. 108 § 1, art. 129, art. 130, art. 152 § 1, art. 153, art. 158, art. 161 - 1672, art. 168, art. 1821g, art. 1823 § 3, art. 240, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.); art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1172 ze zm.); art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r. poz. 90); art. 3-5, art. 5h, art. 6-6a, art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.); art. 2 ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń́ socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. poz. 1907); art. 1, art. 7 ust. 2, art. 8 ustawy z 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1835); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).