Kiedy należy wystawić świadectwo pracy i jakie informacje w nim zawrzeć

Odpowiedź

Osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Natomiast, nie jest objęta ubezpieczeniem chorobowym, wypadkowym. Od zasiłku macierzyńskiego nie jest potrącana składka na ubezpieczenie zdrowotne oczywiście zachowując świadczenia zdrowotne z NFZ. Zatem nie należy tego okresu umieszczać w pkt 13 świadectwa pracy.
W świadectwie pracy ujawnia się w ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy urlop rodzicielski, który jest prawem pracownika, a nie obowiązkiem. Podkreślić trzeba, że urlop macierzyński jest obowiązkowy i trwa 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka.

Uzasadnienie

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Podkreślić trzeba, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.
Treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydawania, prostowania i uzupełniania określona jest w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;
2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy;
6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
11. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
19. należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

W świadectwie pracy zamieszcza się pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę - o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy - o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.
Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania takiej pracy.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
Ustawodawca załączył do rozporządzenia o świadectwie pracy pomocniczy wzór świadectwa pracy, który zawiera wszystkie ustawowo wymagane informacje.
 

Tabela 1. Opis pozycji w świadectwie pracy

Pozycja w świadectwie pracy	Wpisywane informacje
Nr REGON-PKD	Stanowi identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy urząd statystyczny.
NIP	Stanowi numer identyfikacji podatkowej pracodawcy nadany przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników.
Data	W przypadku wystawiania nowego świadectwa pracy, zgodnie z § 7 ust. 1, 2, 4 i 4a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289 z późn.zm.), pracodawca wskazuje datę, w której wystawia to świadectwo.
Ust. 1	Należy wskazać:  - dane pracownika, - dane pracodawcy,
	- okres zatrudnienia (wraz ze wskazaniem wymiaru czasu pracy). Wykazując okres zatrudnienia należy uwzględnić nie tylko okres wynikający z ostatniej łączącej strony umowy o pracę, ale także okresy poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy, jeżeli pracodawca nie wydał wcześniej świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy lub poprzednich stosunków pracy. Pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych w art. 231 k.p. lub w przepisach odrębnych wskazuje również okres jego zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy lub poprzednich pracodawców i wskazuje tego pracodawcę lub tych pracodawców.
Ust. 3	Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej ma obowiązek zamieszczać w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu, także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania takiej pracy.
Ust. 3	Pracodawca wskazuje rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje.
Ust. 4 lit. a	Pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 231 § 4 lub § 5, w art. 30 § 1, w art. 48 § 2, w art. 683, w art. 201 § 2 Kodeksu pracy lub w przepisach odrębnych. Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 30 § 1 Kodeksu pracy: – za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy  składającą oświadczenie woli w tej sprawie, – bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje art. 52 albo art. 53, albo art. 55 Kodeksu pracy, – na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969).
Ust. 4 lit. b	Pracodawca wskazuje powód wygaśnięcia stosunku pracy.
Ust. 5	Pracodawca wskazuje okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy.
Ust. 6 pkt 1	Pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny; odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy.
Ust. 6 pkt 3 i 4	Pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.
Ust. 6 pkt 5	W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.
Ust. 6 pkt 11	Pracodawca wskazuje okres zatrudnienia pracownika, przypadający do dnia 31 grudnia 2008 r., przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. poz. 43 z późn.zm.) – oraz stanowiska, na których te prace były wykonywane, przy uwzględnieniu treści § 1 ust. 2–4 tego rozporządzenia.
Ust. 6 pkt 12	Pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień i świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy.
Ust. 6 pkt 13	Pracodawca wskazuje przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 z późn.zm.).
Ust. 7	Pracodawca wpisuje informacje o zajęciu wynagrodzenia (oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej).
Ust. 8	Pracodawca zamieszcza informację: 1) o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;
	2) na żądanie pracownika: a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia, b) o uzyskanych kwalifikacjach, c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Zatem mając na uwadze przytoczone przepisy zwierające  informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych sposób oraz tryb wydawania, prostowania i uzupełniania świadectwa pracy, należy podkreślić, że zasiłek macierzyński podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zatem nie należy tego okresu umieszczać w pkt 13 świadectwa pracy, który informuje o okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia wskazanym w  świadectwie pracy, które są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
W świadectwie pracy ujawnia się w ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy urlop rodzicielski, który jest prawem pracownika, a nie obowiązkiem. Podkreślić trzeba, że urlop macierzyński jest obowiązkowy i trwa 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka.

 

Podstawa prawna: art. 97, art. 180 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1289 z późnz.zm.); rozdział 6 – Zasiłek macierzyński, art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 roku, poz. 870).