Jak sporządzić plan urlopów na 2019 rok

Przypomnijmy, że plan ma na celu zapewnienie niezakłóconego toku pracy w firmie.

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi i powinien być udzielany zgodnie ze stworzonym planem urlopów. Kodeks pracy zawiera ogólne zasady dotyczące sporządzania planu urlopów:

 

• plan urlopów sporządza pracodawca przy ustalaniu planu urlopów uwzględnia się wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,

• plan urlopów nie obejmuje urlopu na żądanie,

• ogłoszenie planu urlopów w firmie powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

 

W przepisach nie ma natomiast regulacji dotyczących procedury tworzenia planu urlopów. W związku tym opracowując plan urlopów pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać wymienionych zasad. Natomiast w nieuregulowanym zakresie może samodzielnie kształtować zasady tworzenia planu.

Na jaki czas utworzyć plan

Zanim pracodawca przystąpi do tworzenia planu powinien sprecyzować czas, na jaki będzie on opracowany. Ponieważ przepisy nie regulują tego zagadnienia, brak w tym zakresie regulacji prawnych, to pracodawca może zdecydować, czy plan urlopów w firmie będzie ustalony na cały rok czy też jego cześć. Najczęściej pracodawcy decydują się na ustalenie planu na rok kalendarzowy. Jest to rozwiązanie praktyczne, ponieważ:

 

• co roku z dniem 1 stycznia pracownik nabywa prawo do nowej, pełnej puli urlopowej, należnej na dany rok kalendarzowy,

• łatwiej jest dobrze zorganizować pracę firmy na cały rok, jeśli zna się całoroczne plany urlopowe swoich pracowników.

 

W przepisach brak również regulacji dotyczących terminu, w jakim należy stworzyć plan urlopów. Cała procedura opracowywania planu powinna zostać wdrożona przez pracodawcę z wyprzedzeniem pozwalającym na opracowanie jego ostatecznej wersji przed dniem, od którego będzie obowiązywał. Jeśli pracodawca zdecyduje się na plan obowiązujący od 1 stycznia powinien on być przygotowany i przekazany pracownikom przed tym dniem.

Ważne: W przypadku pracowników nabywających prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem (nowozatrudnieni pracownicy) plan należy stworzyć na cały rok z uwzględnieniem całego należnego im rocznego urlopu. W planie trzeba też uwzględnić pracowników powracających w ciągu roku z urlopów związanych z rodzicielstwem, a także urlop proporcjonalny pracowników zatrudnionych na czas określony.

Kto tworzy plan urlopów

Choć to pracodawca dzięki planowi urlopów będzie mógł sprawnie organizować pracę przez cały rok, nie oznacza to, że może on sam go ustalić. Przy jego opracowywaniu konieczna jest obecność pracowników.

Wynika to z art. 163 § 1 Kodeksu pracy, stanowiącego, że pominięcie udziału pracowników przy tworzeniu planu urlopów jest naruszeniem zasady, zgodnie z którą plan urlopów ustala pracodawca, ale biorąc pod uwagę wnioski pracowników. Aby przygotowanie planu przebiegało bez problemów pracodawca powinien poinformować pracowników o terminie, do którego oczekuje pracowniczych propozycji dotyczących terminów wykorzystania urlopów. Propozycje te powinny być szczegółowe, tj. określać konkretne daty proponowanego wypoczynku, a nie tylko okres (zima) lub miesiąc (luty).

Wnioski urlopowe

W Kodeksie pracy nie ma regulacji prawnych dotyczących sposobu składania przez pracowników wniosków przy sporządzaniu planu urlopów. Dobrze jest, żeby wszyscy pracownicy robili to w jednakowy sposób, np. na papierowych wnioskach lub wysyłając maila. Każdy wniosek powinien być podpisany imieniem i nazwiskiem pracownika. Bez tego nie będzie go można uwzględnić

Moim zdaniem, najlepsza dla pracodawcy i pracownika jest forma pisemna. W przypadku ewentualnych sporów na linii pracodawca–pracownik pozwoli uniknąć nieporozumień.

Wszystkie prawidłowo wypełnione i złożone wnioski są następnie (po upływie terminu, w jakim powinny wpłynąć) analizowane. Urlop może być udzielony w całości lub podzielony na części. Zazwyczaj pracownicy wnioskują o urlop w podziale na części.

WAŻNE: Obowiązkiem pracodawcy jest sprawdzenie, czy propozycje urlopowe pracowników uwzględniają zasadę, że jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli we wniosku jest brak urlopu o tej długości pracodawca nie powinien uwzględnić takiego wniosku. Wniosek wraca do pracownika w celu dokonania korekty i uwzględnienia urlopu w wymaganej prawem długości.

Urlop na żadanie

Należy pamiętać, że pracownik nie musi zaplanować całego urlopu – w planie urlopów nie jest uwzględniany 4 dniowy urlop na żądanie. Tym samym obowiązkiem pracownika jest zaplanowanie 16 lub 22 dni urlopu, w zależności od ilości dniu urlopu przysługującej pracownikowi. W przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w pełnym wymiarze w danym roku, urlop ten staje się tzw. urlopem zaległym i przechodzi na kolejny rok. Urlop ten również powinien zostać w planie ujęty.

Przygotowanie planu urlopów

Mając zebrane, właściwie wypełnione pod względem merytorycznym i formalnym złożone wnioski od wszystkich pracowników pracodawca może zacząć przygotowywać plan urlopów. To zadanie wymagające pogodzenia interesów pracodawcy, które wynikają z konieczności zapewnienia prawidłowego funkcjonowania firmy z interesami pracowników wynikających z wniosków urlopowych.

WAŻNE: Do pracodawcy należy też rozwiązanie ewentualnych konfliktów między pracownikami wynikających ze zbieżności propozycji urlopowych w złożonych przez nich wnioskach.

Zaznaczyć należy, że choć pracodawca ma obowiązek przyjąć i rozpatrzyć wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów wypoczynkowych nie ma on bezwzględnego obowiązku uwzględniania konkretnych propozycji urlopowych, jeżeli kłócą się one z potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownikowi przysługuje roszczenie w sprawie możliwości wykorzystania urlopu w naturze, ale nie w sprawie jego wykorzystania w terminach wskazanych we wniosku.

Pracodawca, który upora się z pogodzeniem interesów swoich i pracowników i w efekcie stworzy plan urlopów musi podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie – np. zawieszając go na tablicy ogłoszeń lub wręczając go pracownikom indywidualnie.

Pamiętać trzeba, że samo uwzględnienie propozycji pracownika w planie urlopów zwalnia go z uzyskania zgody pracodawcy na jego wykorzystanie.

Celem tworzenia planu urlopów wypoczynkowych jest zaplanowanie urlopu poszczególnych pracowników, co nie jest tożsame z możliwością skorzystania z urlopu tylko na podstawie zapisów w planie. Pracownik przed urlopem musi uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z niego, ponieważ wynika to z zasady, zgodnie z którą urlop zawsze jest udzielany za zgodą pracodawcy.

 

Podstawa prawna: art. 152, art. 153, art. 161, art. 162, art. 163, art. 1672, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.).