0
1165
Mam pytanie, jak należy prawidłowo wypełnić ewidencję czasu pracy
Odpowiedź
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Ewidencję tę należy prowadzić dla każdego pracownika odrębnie. Cele prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń danego pracownika.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy reguluje szczegółowo rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.
Uzasadnienie.
W myśl art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in.
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat – art. 188 Kodeksu pracy,
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty – art. 142 Kodeksu pracy,
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta – art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy – art. 1401 § 1 Kodeksu pracy,,
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy – art. 1401 § 2 Kodeksu pracy,
c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy – art. 140 Kodeksu pracy,
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – art. 1513 Kodeksu pracy,
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy,
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy – art. 178 § 1 Kodeksu pracy;
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych art. 86 § 3 Kodeksu pracy;
4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację – art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy.
Zatem, wyżej wymienione szczegółowe dane powinna zawierać ewidencja czasu pracy. Najczytelniejszą formą zapisów jest stworzenie stosownej tabeli. Gdzie w nagłówku u góry będą umieszczone kolejno dni miesiąca, a w lewej kolumnie tabeli będą umieszczone ww. dane. Na skrzyżowaniu wiersza i kolumny należy odnotowywać zaistniałe zdarzenia dotyczące pracownika
Ważne
Ewidencję czasu pracy należy wypełniać tak, żeby prawidłowo wypłacić wynagrodzenie za pracę. Zatem liczba rubryk ewidencji czasu pracy powinna odpowiadać ustaleniu liczby godzin pracy, w tym przepracowanych godzin które dają pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny od pracy oraz rekompensują czas przepracowany poprzez oddanie dania wolnego od pracy w innym terminie np. praca w niedzielę i święta, czy dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Należy podkreślić, że z regulaminów wewnętrznych firmy mogą być przewidziane dla pracownika dodatki uzależnione od czasu pracy, zatem ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie dodatkowe informacje.
Należy zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej, jednakże na każde żądanie pracownika powinna być wydana jego karta czasu pracy.
Podstawa prawna: art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); § 6 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
