Co czeka pracodawcę do końca 2020 roku i z początkiem 2021 roku

Temat numeru

Od 1 grudnia 2020 r. pracodawca może otrzymać grzywnę, zatrudniając dłużnika alimentacyjnego „na czarno” albo płacąc mu „pod stołem”. Do 31 grudnia 2020 r. ma obowiązek przejrzeć dane osobowe zebrane dla ZFŚS i skorygować odpisy. Od 1 stycznia 2021 r. będzie musiał informować ZUS o zawartych umowach o dzieło.

Każda z wymienionych dat uruchamia możliwość poniesienia przez pracodawcę konsekwencji finansowych. Najwyższa kara czeka go za popełnienie wykroczenia związanego z powierzaniem pracy osobom, które nie regulują swoich zobowiązań alimentacyjnych. Została bowiem zaprojektowana w celu „zniechęcenia pracodawców do nielegalnego zatrudniania dłużników alimentacyjnych („na czarno”), a także wypłacania ww. dłużnikom wynagrodzenia w wyższej wysokości niż wynika z zawartej umowy („pod stołem”), bez dokonania potrąceń na rzecz alimentów”. Tak zapisano w uzasadnieniu do ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy skuteczności egzekucji świadczeń alimentacyjnych (dalej: ustawa alimentacyjna), która wprowadziła odpowiedzialność za takie działania. Nieco mniej kosztowne będzie niewykonywanie obowiązków nałożonych ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa ZFŚS) oraz ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa).

Od 1 grudnia 2020 r. kary za zatrudnianie dłużników alimentacyjnych „na czarno” i płacenie im „pod stołem”
Grzywna od 1500 zł do 45 000 zł grozi pracodawcy lub osobom działającym w jego imieniu za popełnienie dwóch nowych wykroczeń przeciwko prawom pracowników. Tak od 1 grudnia 2020 r. jest bowiem kwalifikowane zatrudnianie „na czarno” dłużników alimentacyjnych i wypłacanie im wynagrodzenia „pod stołem”, jeśli spełnione są warunki wskazane w obowiązujących od tej daty art. 281 § 2 i art. 282 § 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.) – patrz Tabela 1. 
 

Tabela 1. Warunki nowych wykroczeń
Rodzaj wykroczenia Zatrudnienie „na czarno” Wypłata wynagrodzenia „pod stołem”
Przesłanki wykroczenia  Niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy pracownika będącego dłużnikiem alimentacyjnym. Wypłacanie pracownikowi będącemu dłużnikiem alimentacyjnym, wbrew obowiązkowi, wynagrodzenia wyższego niż wynikające z zawartej umowy o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.
Definicja dłużnika 
alimentacyjnego
Osoba, która łącznie spełnia dwa kryteria:
– toczy się wobec niej egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, 
– zalega ze spłatą świadczeń alimentacyjnych dłużej niż 3 miesiące. 
Podstawa prawna  art. 281 § 2 k.p.  art. 282 § 3 k.p.


Kryteria odpowiedzialności 

W zakresie odpowiedzialności pracodawców i osób działających w ich imieniu ma także znaczenie art. 10 ustawy alimentacyjnej. Przepis ten przewiduje zastosowanie art. 281 § 2 lub art. 282 § 3 k.p. wobec nich, jeśli po 30 listopada 2020 r. będą zatrudniać dłużników alimentacyjnych zalegających ze spłatą świadczeń alimentacyjnych od ponad 3 miesięcy:

  • bez potwierdzenia ich umów o pracę na piśmie albo
  • wypłacając im wyższe wynagrodzenie niż wynika z umów o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

Przykład
Pracownik podjął pracę od 15 października 2020 r. na cały etat, na stanowisku robotnik budowlany, z wynagrodzeniem 3500 zł. Takie warunki uzgodnił ustnie z pracodawcą. Obie strony realizują te ustalenia od tamtego dnia, mimo ich niepotwierdzenia na piśmie, co pracodawca powinien był uczynić zanim pracownik przystąpił do pracy (art. 29 § 2 k.p.). Brak spełnienia tego obowiązku jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 k.p.), jednak pracownik nie zabiega o pociągnięcie pracodawcy do odpowiedzialności. Nie płaci bowiem alimentów od ponad 5 miesięcy, w związku z czym ściga go komornik. Oznacza to, że pracodawca dopuszcza się w tym przypadku wykroczenia polegającego na zatrudnianiu na czarno dłużnika alimentacyjnego (art. 281 § 2 k.p.). Grozi mu za to grzywna w widełkach od 1500 zł do 45 000 zł. 

Wiedza o okresie zadłużenia 

Pracodawca nie ma podstawy prawnej, żeby pytać pracownika o długi alimentacyjne (por. art. 221 k.p.). Ustawodawca założył jednak, że będzie mógł taką wiedzę pozyskać z Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ) w celu uchronienia się przed popełnieniem wykroczenia art. 281 § 2 lub art. 282 § 3 k.p. Tu znajdą się bowiem dłużnicy alimentacyjni w rozumieniu tych przepisów, a sprawdzenie czy zatrudniany jest wśród nich będzie możliwe internetowo, bo KRZ ma być jawny. Tak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 4 i art. 12 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (dalej ustawa KRZ). Niestety KRZ zacznie działać od 1 lipca 2021 r. zamiast od 1 grudnia 2020 r. Przesunięcie terminu nastąpiło na mocy art. 12 pkt 2 ustawy z 7 października 2020 r. o zmianie ustawy niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19. 

WAŻNE: Do 30 czerwca 2021 r. pracodawca może dowiedzieć się, czy pracownik jest dłużnikiem alimentacyjnym od niego lub z pisma komorniczego.

Dane o okresie zadłużenia alimentacyjnego pracownik musiałby przedstawić z własnej inicjatywy. Wprawdzie art. 221a § 3 k.p. dopuszcza także udostępnianie danych osobowych na wniosek pracodawcy, lecz pracownik może odmówić bez negatywnych konsekwencji dla siebie i jest wysoce prawdopodobne, że z tego prawa skorzysta. W takim przypadku pracodawcy pozostają informacje:

  • ze świadectwa pracy, w którym zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia, obejmującą oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość dotychczas potrąconych kwot (art. 97 § 2 zd. 2 k.p. oraz ust. 7 wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy) – jeśli pracownik je przedłoży,
  • z Krajowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, w którym widnieją osoby niespłacające zobowiązań alimentacyjnych za okres dłuższy niż 6 miesięcy, wobec których egzekucja komornicza okazała się bezskuteczna (art. 55 pkt 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), 
  • z zajęcia komorniczego o kwocie długów alimentacyjnych (art. 881 § 1-21 kodeksu postępowania cywilnego). 

Ich zakres nie daje pracodawcy argumentów do obrony przed karą z art. 281 § 1 i art. 282 § 3 k.p. 

Przypisanie winy

Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu mogą popełnić wykroczenie umyślnie, czyli zamierzali zatrudniać dłużnika alimentacyjnego „na czarno” albo płacić mu „pod stołem” albo się na to godzili, mimo że przewidywali możliwość popełnienia wykroczenia (art. 5 w zw. z art. 6 § 1 kodeksu wykroczeń, dalej: k.w.). Niewykluczone jest też, że dopuszczą się tego nieumyślnie, tj. wskutek niezachowania ostrożności, lecz bez zamiaru popełnienia wykroczenia (art. 5 w zw. z art. 6 § 2 k.w.). Dla pociągnięcia tych osób do odpowiedzialności i nałożenia grzywny wystarczy stwierdzenie nieumyślności. 

WAŻNE: Kara grzywny zostanie wymierzona w razie spełnienia kryteriów z art. 281 § 2 i art. 282 § 3 k.p., bez względu na wiedzę (lub jej brak) o zadłużeniu alimentacyjnym pracownika. 

Mandat w wysokości do 2000 zł wystawi inspektor pracy, a jeśli pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu się nie zgodzą, skieruje sprawę do sądu (art. 9 i art. art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b kodeksu postępowania w sprawie o wykroczenia). Nie stanie się tak, jeśli nie będzie można im przypisać winy za zatrudnianie dłużnika alimentacyjnego „na czarno” lub wypłacanie mu części pensji „pod stołem”. W takim przypadku nie popełniają bowiem wykroczenia (art. 1 § 2 k.w.). Przypisanie winy jest jednak dopuszczalne, jeżeli stopień jej prawdopodobieństwa jest aż tak wysoki, że wariant przeciwny, a więc ustalenie braku winy skutkujące uniewinnieniem, pozostaje z punktu widzenia przeciętnie roztropnego człowieka praktycznie wykluczony (por. wyrok SO w Olsztynie z 10 lipca 2013 r., sygn. akt VII Ka 655/13 oraz wyrok SN z 6 grudnia 2012, sygn. akt V KK 375/12). Inspekcja pracy może ją ustalić korzystając z różnych źródeł w trakcie czynności kontrolnych.

Do 31 grudnia 2020 r. przegląd danych osobowych zebranych dla ZFŚS i korekta odpisów 
Pracodawcy, który nie dokona w ogóle przeglądu danych osobowych zebranych dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) i tym samym nie usunie danych zbędnych grozi grzywna od 20 zł do 5000 zł. Taka sama kara może zostać na niego nałożona, jeżeli nie skoryguje odpisów podstawowych i ich zwiększeń. Wynika to z art. 12a ust. 1 ustawy ZFŚS w zw. z art. 24 § 1 k.w.

Weryfikacja minimum raz w roku

Od 24 czerwca 2020 r. pracodawca prowadzący ZFŚS może zawiesić niektóre obowiązki wynikające z ustawy ZFŚS. Podstawą jest art. 15ge ust. 1 ustawy oszczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: specustawy). Przepis ten nie wymienia jednak zobowiązania zapisanego w art. 8 ust. 1d ustawy ZFŚS. Oznacza to, że pracodawca musi do 31 grudnia 2020 r.:

  • dokonać przeglądu danych osobowych w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania – weryfikuje dane osób uprawnionych (pracownicy obecni i byli – emeryci/renciści, ich rodziny i inne osoby wskazane w regulaminie ZFŚS) zgromadzone w celu przyznania i ustalenia wysokości ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS (dalej: świadczenia z ZFŚS) w formie oświadczeń, zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej uprawnionego oraz innych dokumentów potwierdzających (art. 8 ust. ust. 1a i 1c ustawy ZFŚS),
  • usunąć te dane, które zostały już wykorzystane do podjęcia decyzji o przyznaniu/odmowie przyznania świadczenia z ZFŚS oraz gdy upłynął okres ich archiwizacji wynikający z możliwości dochodzenia roszczeń lub kontroli podatkowo-składkowej – patrz Tabela 2.

Wynika to z faktu, że te czynności musi wykonać minimum raz w roku w wybranym przez siebie terminie (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 grudnia 2019 r. w sprawie przeglądów danych osobowych dotyczących ZFŚS, Dziennik Gazeta Prawna, dalej: DGP, z 12 grudnia 2019). Jeżeli nie wykonał ich jeszcze w 2020 r., musi przejrzeć całą dokumentację ZFŚS pod kątem niezbędności zawartych tam danych do końca grudnia (por. stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dalej: UODO).

Tabela 2. Okresy przetwarzania i przechowywania danych osobowych zebranych dla ZFŚS
Lp. Okres przetwarzania i archiwizacji  Podstawa prawna
1. Okres niezbędny do przyznania i określenia wysokości konkretnego świadczenia z ZFŚS art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS
2. Okres na dochodzenie praw lub roszczeń z ZFSS, tj. zasadniczo 3 lata od przyznania świadczenia, choć zdaniem resortu pracy dokumenty dotyczące pożyczki powinny być archiwizowane przez 6 lat (por. stanowisko z 5 czerwca 2014 r., Rzeczpospolita z 7 sierpnia 2014 r.) art. 8 ust. 1c ustawy ZFŚS w zw. z art. 291 § 1 k.p. i art. 118 k.c. oraz m.in. wyroki SN z 4 lipca 2007 r. (sygn. akt II PK 25/07, OSNP 2008/17-18/251) i z 19 kwietnia 2013 r. (sygn. akt III PK 43/12, OSNAPiUS 2014/7/98)
3. 5 lat licząc odpowiednio od dnia, w którym składki ZUS stały się wymagalne lub od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku  art. 24 ust. 4 ustawy systemowej, art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej


Interpretacje urzędowe: Stanowisko UODO z 6 grudnia 2019 r. w sprawie przeglądów danych osobowych dotyczących ZFŚS (DGP z 12 grudnia 2019 r.)
Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) wymagają nieprzerwanego, ciągłego prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc raz dokonać przeglądu danych w istniejących zasobach i o tym zapomnieć. 
Z kolei znowelizowane 4 maja 2019 r. przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej „Fundusz”) nakładają na pracodawców obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jest to minimalna częstotliwość dokonywania takiego przeglądu, określona przez ustawodawcę. 
Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Powyższe jednoznacznie wskazuje konkretny cel przetwarzania tych danych, a więc jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO) – tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.
W podmiotach publicznych, jak i niepublicznych pracodawcy muszą więc dokonywać corocznych przeglądów – tak, aby przetwarzać jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Wskazać również należy, że zgodnie z ww. zasadą ograniczenia celu dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Pracodawcy zatem przetwarzają te dane osobowe pracowników, które są niezbędne do celów związanych z przyznaniem świadczenia w ramach Funduszu.
Wprowadzenie, z dniem 4 maja br., obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) 

Mniej zobowiązanych do korekty

Wymieniony wcześniej art. 15ge specustawy dał podstawę do zawieszenia tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS oraz dokonywania odpisu podstawowego. Pracodawcy, którzy z tej możliwości skorzystali albo zawiesili ZFŚS na mocy przepisów ustawy ZFŚS, nie muszą w tym roku korygować odpisów na ZFŚS naliczonych na podstawie przeciętnej planowanej w 2020 r. liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty) jest mniejszy. Pozostali mają obowiązek dokonać korekty adekwatnie do faktycznego średniego stanu zatrudnienia, zgodnie z poniższą instrukcją.

Krok 1. Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Przepisy dotyczące ZFŚS nie określają sposobu liczenia liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, stąd stosuje się metody statystyczne. Dla pracodawców z dużą rotacją pracowników rekomendowana jest metoda średniej arytmetycznej, która wymaga sumowania liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzielenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu. Pracodawcy ze stabilnym stanem zatrudnienia mają natomiast do wyboru metodę:

  • uproszczoną – dodaje się stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie dzieli przez dwa, albo 
  • średniej chronologicznej – dodaje się dwa stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i dzieli na dwa, a następnie dodaje się do otrzymanego wyniku stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie dzieli na dwa.

Krok 2. Obliczanie faktycznej średniej liczby pracowników w 2020 r. 
Rzeczywistą średnią liczbę pracowników (bez względu na podstawę prawną powstania ich stosunku pracy) liczy się tak samo zarówno wtedy, gdy pracodawca działał przez cały 2020 r., jak i gdy funkcjonował tylko przez część roku lub naliczał odpis na ZFŚS na niepełny 2020 r. Najpierw sumuje przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie wynik dzieli przez 12. Tę czynność musi wykonać odrębnie dla każdej kategorii zatrudnianych pracowników i osób uprawnionych, dla których obowiązują odmienne wysokości odpisów i zwiększeń – patrz Tabela 3.

Tabela 3. Odpisy na ZFŚS w 2020 r.
Odpisy podstawowe
Rodzaj odpisu Sposób obliczania Wysokość odpisu od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. 
Na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach 37,5% x 4134,02 zł 1550,26 zł
Na jednego pracownika młodocianego  w pierwszym roku nauki 
5% x 4134,02 zł
206,70 zł
w drugim roku nauki 
 6% x 4134,02 zł
248,04 zł
młodocianego w trzecim roku nauki 
 7% x 4134,02 zł
Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych 50% x 4134,02 zł 2067,01 zł
Zwiększenia odpisów podstawowych (tzw. odpisy fakultatywne)
Rodzaj zwiększenia Sposób obliczania Wysokość zwiększenia od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. 
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności 6,25% x 4134,02 zł 258,38 zł
Na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej u pracodawcy 6,25% x 4134,02 zł 258,38 zł
Na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu 7,5% x 4134,02 zł  310,05 zł


Krok 3. Korygowanie wartości odpisów i zwiększeń
Dysponując faktycznym przeciętnym zatrudnieniem w 2020 r., pracodawca musi przeliczyć wysokość odpisów podstawowych i zwiększeń osobno dla:

  • pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach – do tej grupy przyjmuje niepełnosprawnych w stopniu lekkim, a także w stopniu znacznym i umiarkowanym – jeśli nie stosuje na nich zwiększeń, 
  • pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach,
  • pracowników młodocianych – chociaż nie są uwzględniani w liczbie zatrudnionych. 

Jeśli pracodawca stosuje zwiększenia, je również nalicza odrębnie na: emerytów i rencistów (mimo ich wyłączenia z liczby zatrudnionych), pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością oraz na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczoną na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu. 

Krok 4. Dopłata różnicy lub wycofanie nadwyżki
Pracodawca sumuje wartości odpisów i zwiększeń w poszczególnych grupach po przeliczeniu, a następnie otrzymany wynik porównuje z łączną wysokością odpisów odprowadzonych do ZFŚS do 31 maja i 30 września. W razie stwierdzenia niedopłaty, musi przelać na rachunek ZFŚS jej wysokość. W przypadku wystąpienia nadpłaty może ją wycofać z rachunku ZFŚS lub zmniejszyć wartość odpisu odprowadzanego w następnym roku kalendarzowym o nadpłaconą kwotę.

Przykład
Pracodawca, prowadzący ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej, nalicza odpisy podstawowe i zwiększenia na emerytów i rencistów – byłych pracowników według stawek ustawowych. Nie skorzystał z możliwości zawieszenia ZFŚS ani dokonywania odpisów. Według planowanego przeciętnego zatrudnienia na 2020 r., ustalonego na 29 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, w tym 23 osoby na cały etat, 6 osób na 1/2 etatu, 4 osoby na 1/4 etatu) wartość odpisów wyniosła 44 957,54 zł (29 etatów x 1550,26 zł). 
Do tego zostały naliczone:

  • odpisy podstawowe na 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki w wysokości 496,08 zł (2 x 248,04 zł)
  • zwiększenia na 5 emerytów i rencistów w wysokości 1291,90 zł (5 x 258,38 zł).

Zatem w sumie rachunek ZFŚS został zasilony kwotą 46 745,52 zł (44 957,54 zł + 496,08 zł + 1291,90 zł).
W 2020 r. miały miejsce następujące zmiany w stanie zatrudnienia:

  • w marcu odeszły 2 osoby: 1 zatrudniona na cały etat przeszła na emeryturę, druga zatrudniona na 1/2 etatu – do innej firmy, w związku z czym stan zatrudnienia na koniec tego miesiąca wyniósł 27,5 pracowników (22 osoby na cały etat +[5 osób x 0,5 etatu] + (4 osoby x 0,75 etatu],
  • z początkiem kwietnia została zatrudniona jedna osoba na cały etat, w efekcie czego stan zatrudnienia wyniósł w tym miesiącu 28,5 pracowników,
  • we wrześniu został przyjęty pracownik młodociany będący w pierwszym roku nauki, co nie wpłynęło na stan zatrudnienia dla celów ZFŚS.

Pracodawca policzył stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach na podstawie metody uproszczonej, co dało łącznie 342 etaty, po zsumowaniu stanów zatrudnienia z poszczególnych miesięcy: 

Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba etatów 29 29 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25 28,25

W konsekwencji faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych wyniosła w 2020 r. 28,56 etatów (342,75 : 12). Do tego było 2 pracowników młodocianych w drugim roku nauki i 1 w pierwszym roku nauki, a także 6 emerytów. W takim razie: 

  • odpisy podstawowe za zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach to 44 275,43 zł (28,5 etatów x 1550,26 zł),
  • odpisy podstawowe na pracowników młodocianych łącznie to 702,78 zł (206,70 zł + 496,08 zł),
  • zwiększenia na emerytów to 1550,28 zł (6 x 258,38 zł),
  • łącznie: 46 528,49 zł (44 275,43 zł + 702,78 zł + 1550,28 zł).

Oznacza to, że pracodawca za 2020 r. może cofnąć z rachunku ZFŚS 217,03 zł (46 745,52 zł – 46 528,49 zł) albo przeznaczyć tę kwotę na odpisy za 2021 r.

Od 1 stycznia 2021 r. zgłaszanie umów o dzieło do ZUS 
Grzywna do 5000 zł to maksymalny pułap kary za niezgłoszenie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień i odmawianie ich udzielenia (art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej). 
Może się jej spodziewać płatnik składek (np. pracodawca, zamawiający) i osoba fizyczna w razie niezgłoszenia do ZUS zawartej umowy o dzieło. To nowy obowiązek wynikający z art. 36 ust. 17 ustawy systemowej, dodany art. 22 tarczy antykryzysowej, czyli ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. 

Termin zawiadomienia

ZUS musi otrzymać informację o zawarciu każdej umowy o dzieło z osobą, która:

  • nie pozostaje w stosunku pracy, czyli nie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,
  • nie świadczy pracy w ramach umowy o dzieło na rzecz pracodawcy, z którym łączy ją stosunek pracy.

Obowiązek informacyjny musi zostać spełniony w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło. 

Oficjalny wzór

Informacje o zawartych umowach o dzieło mają być ewidencjonowane przez ZUS na koncie płatnika składek (art. 45 ust. 1 pkt 1a ustawy systemowej). Zgodnie z art., 49 ust. 2 pkt 9 ustawy systemowej, będzie oficjalny wzór, według którego trzeba będzie je przekazywać (w chwili oddawania tego materiału do druku nie był jeszcze dostępny). Zostanie określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, innych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495 z późn.zm.). 

WAŻNE: Wprowadzenie obowiązku zawiadomienia ZUS o zawarciu umów o dzieło nie tworzy obowiązku odprowadzania od nich składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 


 

Podstawa prawna: art. 221, art. 221a, art. 29 § 2, art. 97 § 2 zd. 2, art. 281 § 1 pkt 2 i § 2, art. 282 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320); art. 3, art. 10, art. 12 pkt 1 ustawy z 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy skuteczności egzekucji świadczeń alimentacyjnych (Dz.U. poz. 2432); art. 2 ust. 1 pkt 4, art. 4 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 36 ustawy z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. z 2019 r. poz. 55 z późn.zm.); art. 12 pkt 2 ustawy z 7 października 2020 r. o zmianie ustawy niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19 (Dz.U. poz. 1747); art. 55 pkt 5 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1500 z późn.zm.); art. 881 § 1-21 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1575 z póżn.m.); art. 1 § 2, art. 5-6, art. 24 § 1 ustawy z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 821 z późn.zm.); art. 9, art. art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawie o wykroczenia (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 729 z późn.zm.); art.2, art. 8 ust. 1-1d, art. 12a ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1070); art. 15ge ust. 1 ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1842); art. 118 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1740); art. 24 ust. 4, art. 36 ust. 17, art. 45 ust. 1 pkt 1a, art. 49 ust. 2 pkt 9, art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 z póżn.zm.); art. 70 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 z późn.zm.); art. 22 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568); załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy iPolityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz.1862); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).

Przypisy