Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE

17 czerwca 2019

NR 17 (Maj 2019)

KOLEJNE ZMIANY W OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH WAŻNE DLA PRACODAWCÓW

189

Pracodawca może pytać kandydata do pracy o wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg kariery, gdy uzasadnia to rodzaj oferowanej pracy lub stanowiska. Na przetwarzanie danych wrażliwych typu odcisk palca pracodawca musi natomiast uzyskać zgodę tych osób. 

Takie rozwiązania przewiduje ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: ustawa zmieniająca. Jej przepisy wejdą w życie po 14 dniach od jej ogłoszenia, czyli 4 maja. 

Jakich danych pracodawca zażąda od kandydata do pracy


Lista danych osobowych, których przedstawienia pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę ma nie tylko zmienioną treść, ale i mniej pozycji niż dotychczasowy wykaz – patrz tabela 1. Zniknęły z niej imiona rodziców kandydata do pracy oraz jego adres zamieszkania (adres do korespondencji), który został zastąpiony danymi kontaktowymi. Z kolei wykształcenie i przebieg zatrudnienia były do tej pory wymagane bez względu rodzaj i stanowisko pracy. Nowe przepisy uzależniają ich podanie od rodzaju lub stanowiska pracy, a gdy taka zależność występuje – rozbudowują o kwalifikacje zawodowe.

Przykład


W związku z rozszerzaniem działalności pracodawca zaplanował na czerwiec 2019 r. przeprowadzenie rekrutacji na stanowiska: kierowca tira, operator wózka widłowego, logistyk. Od wszystkich kandydatów do pracy może wymagać przedłożenia dokumentów potwierdzających kwalifikacje, tj. odpowiednio: prawa jazdy kategorii C+E, uprawnienia operatora wózka widłowego, przygotowania logistycznego. Wolno mu też zażądać przedstawienia dotychczasowego przebiegu zatrudnienia. 
 

Tabela 1.    Dane obowiązkowo przekazywane przez kandydata do pracy po zmianach*
 

Lp. Zakres danych osobowych Rodzaj danych osobowych
1. Dane przekazywane bez względu na rodzaj 
lub stanowisko pracy

Imię̨ (imiona) i nazwisko 

Data urodzenia

Dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy – nie ma definicji takich danych, ale przyjmuje się, że obejmują one numer telefonu, adres poczty elektronicznej albo inne, wybrane przez kandydata do pracy dane pozwalające na kontakt elektroniczny

2. Dane niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na konkretnym 
stanowisku

Wykształcenie

Kwalifikacje zawodowe

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

3. Inne dane osobowe, konieczne do 
zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z prawa 
2,39 zł

* na podstawie art. 221 § 1, § 2 i § 4 Kodeksu pracy po nowelizacji (dalej k.p.)

Jakich danych pracodawca może wymagać od pracownika


Pracownik, tak jak dotychczas, jest zmuszony przedkładać na żądanie pracodawcy – oprócz danych przekazanych na etapie rekrutacji – dodatkowe dane osobowe – patrz tabela 2. W ich zestawieniu pojawiły się dwie nowe dane: 

  • rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, jeśli pracownik nie ma numeru PESEL,
  • adres zamieszkania, który w poprzednim stanie prawnym był podawany przez kandydata do pracy. 

Utrzymana została zasada, na mocy której pracodawca ma prawo żądać innych danych osobowych niż zawarte w katalogach podstawowych (rekrutacyjnym i pracowniczym), jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z prawa.

Przykład


Jeśli pracodawca z poprzedniego przykładu zawrze umowy o pracę na stanowiska: kierowca tira, operator wózka widłowego, logistyk, będzie musiał zgłosić tych pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a wykorzystywany w tym celu formularz ZUS ZUA wymaga podania: adresu zameldowania na stałe – miejsca pobytu pracownika (pkt XI formularza), adresu zamieszkania – jeśli jest inny niż adres zameldowania (pkt XII formularza) oraz adresu do korespondencji – jeżeli jest inny niż zameldowania lub zamieszkania (pkt XIII formularza). Do spełnienia tego obowiązku pracodawca ma prawo zażądać od pracownika przedstawienia adresu zameldowania lub korespondencyjnego, mimo że nie znajdują się one w katalogu obowiązkowych danych kodeksowych. Podstawę stanowią przepisy o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych oraz oficjalny wzór zgłoszenia ZUS ZUA, zawarty w załączniku do rozporządzenia wykonawczego do tych regulacji. 

 

Tabela 2.    Dodatkowe dane obowiązkowo przekazywane przez pracownika po zmianach*
 

Lp. Zakres danych osobowych Rodzaj danych osobowych
1. Dane przekazywane na podstawie k.p.

Adres zamieszkania  

Numer PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość

Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i 
innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy

Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa 
do ich żądania od osoby ubiegającej się̨ 
o zatrudnienie

Numer rachunku płatniczego, jeżeli 
pracownik nie złożył wniosku o wypłatę̨ 
wynagrodzenia do rąk własnych

2. Inne dane osobowe, przekazywane 
na podstawie innych przepisów niż k.p. 
Dane konieczne do zrealizowania 
uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z prawa – brak wykazu, 
ponieważ dane te będą wynikać 
z konkretnych przepisów w określonych przypadkach 

*na podstawie art. 221 § 3 i § 4 k.p. po nowelizacji

 

Ważne: Dane osobowe zgromadzone pod rządami dotychczasowych przepisów mogą być przechowywane, ale ich przetwarzanie może wymagać zgody pracownika. 

 

W jakiej formie dane mają być przedłożone


Oświadczenie kandydata do pracy i pracownika – to wymagana i niezmieniona forma udostępniania przez nich danych osobowych. Może być składane w drodze kwestionariuszy osobowych, których pomocnicze wzory (oficjalne zostały skasowane 1 stycznia 2019 r.) są dostępne na stronie ministerstwa rodziny, pracy i polityki społecznej, ale też wymagają dostosowania do aktualnych przepisów, np. kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienia wciąż zawiera imiona rodziców, które to dane zostały usunięte z katalogu danych obowiązkowych. Dane osobowe mogą też być przekazane bez użycia takich formularzy. 

Żądanie udokumentowania przedłożonych danych osobowych kandydata do pracy i pracownika – takie prawo przysługiwało do tej pory pracodawcy. 
W nowych realiach prawnych zostało zachowane, ale pracodawca może z niego skorzystać tylko wtedy, gdy będzie niezbędne potwierdzenie danych osobowych (art. 221 § 5 k.p. po nowelizacji). 

Kiedy potrzebna zgoda na udostępnienie danych


Wszystkie inne dane osobowe niż wymienione art. 221 § 1 i § 3 k.p. (dane wymienione w tabeli 1 w pkt 1 i 2 oraz w tabeli 2 w pkt 1) mogą być przez pracodawcę przetwarzane wyłącznie za zgodą osoby ubiegającej się o pracę lub pracownika. Jest to konieczne zarówno wtedy, gdy pracodawca pozyska te dane w efekcie inicjatywy własnej tych osób, jak i na swój wniosek. W obu przypadkach zgoda ma by dobrowolnym, konkretnym, świadomym i jednoznacznym wyrażeniem woli w formie oświadczenia lub określonego działania (art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO).

Przykład


Pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej imiona i nazwiska pracowników, zajmowane przez nich stanowiska oraz służbowe dane kontaktowe (numer telefonu, adres e–mail) – są to bowiem dane ściśle związane z wykonywaniem zadań. Na publikację ich zdjęć (szerzej wizerunku) musi mieć natomiast ich zgody. Takie jest stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zawarte w publikacji: Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców (www.uodo.gov.pl). Zachowuje ono aktualność również po wejściu w życie ustawy zmieniającej. 

Udzielenie zgody jest wykluczone przy danych wrażliwych, określonych w art. 10 RODO. Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa mogą być zatem przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie wtedy, gdy prawo będzie przewidywać obowiązek ich żądania ich udostępnienia przez kandydata do pracy/pracownika. 

Zgoda jest natomiast dopuszczalna, gdy chodzi o dane wrażliwe, wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, czyli pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, a także dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. W myśl nowego art. 221b § 1 i § 3 k.p. są jednak dwa warunki, aby uznać ją za wystarczającą podstawą do przetwarzania tych danych:

  • zgoda musi być udzielona z inicjatywy osoby ubiegającej się o pracę lub pracownika,
  • dane będą przetwarzane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione, które są zobowiązane do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych. 

Przetwarzanie danych biometrycznych jest dopuszczalne, gdy ich udostępnienie musi nastąpić ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (nowy art. 221b § 2 k.p.). 


Przykład


Pracodawca rozważa użycie odcisków palców do ewidencjonowania czasu pracy. Powinien ten pomysł odrzucić. Odcisk palca jest bowiem daną biometryczną, która mogłaby być przekazana przez pracownika wyłącznie z jego inicjatywy. Byłoby to trudne do wykazania, ponieważ prowadzenie ewidencji czasu pracy należy do obowiązków pracodawcy, które może zrealizować przy użyciu innych środków niż dane biometryczne. Jeśli pracodawca zbierze zgody od wszystkich osób pozostających w stosunkach pracy, może spotkać się z zarzutem obejścia/naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. 

Z powodu nieudzielenia zgody lub jej wycofania pracodawca nie może niekorzystnie traktować kandydata do pracy lub pracownika. Nie wolno mu z tych powodów wyciągać jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a w szczególności użyć jako przyczyny odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia. 

Kiedy powinny być przedstawione dokumenty dotyczące badań lekarskich 


Nowym uprawnieniem pracodawcy jest żądanie przedłożenia aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będącego podstawą wydania tego orzeczenia (dodany do art. 229 § 13 k.p.). Może je zrealizować w razie przyjmowania do pracy osoby posiadającej takie orzeczenie, która jest:

  • zatrudniana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy u tego samego pracodawcy,
  • jednocześnie w stosunku pracy u innego pracodawcy.

Są dwa rodzaje skutków stwierdzenia przez pracodawcę, że warunki określone w otrzymanym skierowaniu na badania nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy. 
Pierwszy dotyczy pracownika, który będzie musiał przejść wstępne badania lekarskie. 
Drugi pojawi się u pracodawcy, który będzie miał obowiązek zwrotu ob...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę