Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

WAŻNE TEMATY

1 stycznia 1970

NR 14 (Luty 2019)

Formy i zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji

225

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może gromadzić i archiwizować dokumentację pracowniczą (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w formie papierowej lub elektronicznej (dalej: e-dokumentacja) – obie są równoważne (art. 94 pkt 9a i art. 9411 k.p.).

Od tego dnia pracodawca ma również prawo (brak obowiązku) przejścia z jednej formy na drugą w swobodnie wybranym terminie (art. 948 ust. 1 k.p.). Takie możliwości stworzyła mu nowelizacja kodeksu pracy dokonana ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa zmieniająca). Jednocześnie przewidziała nowe wymogi przy przechowywaniu dokumentacji: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zapewnienie warunków niegrożących zniszczeniem (zmieniony art. 94 pkt 9b k.p.).

Dotyczy to obu wariantów dokumentacji. Przy papierowej – pracodawca musi dodatkowo stworzyć warunki zabezpieczające dokumentację przed uszkodzeniem (utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniu, w którym znajduje się dokumentacja) lub utratą, a także dostępem do niej osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia z 2018 r.).

 

Ważne: Do 1 stycznia 2020 r. pracodawca prowadzący dokumentację w formie papierowej musi wdrożyć nowe zasady jej przechowywania (§ 22 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r.).

Jeszcze więcej wymagań jest przy e-dokumentacji. Ta ma być bowiem gromadzona i archiwizowana w odpowiednim systemie teleinformatycznym, rozumianym jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniających trzymanie, przetwarzanie, wysyłanie i odbieranie danych za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (lista wymogów – § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.; stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 19 grudnia 2018 r.).

Obowiązek jej zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem będzie uznawany za zrealizowany przy łącznym spełnieniu trzech przesłanek:

 

  • zapewnienia dostępu do e-dokumentacji wyłącznie osobom upoważnionym,

  • chronienia e-dokumentacji przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

  • prowadzenia i przechowywania z wykorzystaniem metod i środków ochrony e-dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

 

 

Przykład

Pracodawca prowadził do końca 2018 r. równolegle dwie wersje dokumentacji pracowniczej: obowiązkową papierową i elektroniczną dla własnych celów. E-dokumentację gromadził i przechowywał w oznaczonych folderach dla poszczególnych pracowników, bez specjalnego systemu teleinformatycznego i bez szczególnych zabezpieczeń, jakie zostały wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.

Po tej dacie taki sposób archiwizacji pozostaje w sprzeczności z prawem zarówno co do kryteriów, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny oraz co do zabezpieczenia zawartych w nim dokumentów. Pracodawca powinien go zatem dostosować do aktualnych wymagań, aby uniknąć kary finansowej.

Pracodawca zamierzający przenieść e-dokumentację do innego systemu teleinformatycznego, będzie musiał sporządzić uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj i data powstania oraz nazwa pracodawcy – pełna lista w § 13 ust. 3 rozporządzenia z 2018 r.) odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument powinien być zapisany w odrębnym pliku, w tym odwzorowania cyfrowe papierowych oryginałów – w formacie pdf, inne dokumenty – w formacie, w jakim były przechowywane, dane zapisane bez określonego formatu – jako txt, zestaw metadanych – w pliku XML.

Cały zbiór powinien być przeniesiony w jednym z formatów do kompresji, po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 14 rozporządzenia z 2018 r.).

Jeśli pracodawca zdecyduje się na zmianę formy dokumentacji, musi postępować zgodnie z wymaganiami prawnymi. Oto, jak taka procedura powinna przebiegać.

K...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę


Jeśli jesteś Prenumeratorem, zaloguj się, aby przeczytać artykuł w całości.