Formy i zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji

Od tego dnia pracodawca ma również prawo (brak obowiązku) przejścia z jednej formy na drugą w swobodnie wybranym terminie (art. 948 ust. 1 k.p.). Takie możliwości stworzyła mu nowelizacja kodeksu pracy dokonana ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa zmieniająca). Jednocześnie przewidziała nowe wymogi przy przechowywaniu dokumentacji: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zapewnienie warunków niegrożących zniszczeniem (zmieniony art. 94 pkt 9b k.p.).

Dotyczy to obu wariantów dokumentacji. Przy papierowej – pracodawca musi dodatkowo stworzyć warunki zabezpieczające dokumentację przed uszkodzeniem (utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniu, w którym znajduje się dokumentacja) lub utratą, a także dostępem do niej osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia z 2018 r.).

 

Ważne: Do 1 stycznia 2020 r. pracodawca prowadzący dokumentację w formie papierowej musi wdrożyć nowe zasady jej przechowywania (§ 22 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r.).

Jeszcze więcej wymagań jest przy e-dokumentacji. Ta ma być bowiem gromadzona i archiwizowana w odpowiednim systemie teleinformatycznym, rozumianym jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniających trzymanie, przetwarzanie, wysyłanie i odbieranie danych za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (lista wymogów – § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.; stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 19 grudnia 2018 r.).

Obowiązek jej zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem będzie uznawany za zrealizowany przy łącznym spełnieniu trzech przesłanek:

 

• zapewnienia dostępu do e-dokumentacji wyłącznie osobom upoważnionym,

• chronienia e-dokumentacji przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

• prowadzenia i przechowywania z wykorzystaniem metod i środków ochrony e-dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

 

 

Przykład

Pracodawca prowadził do końca 2018 r. równolegle dwie wersje dokumentacji pracowniczej: obowiązkową papierową i elektroniczną dla własnych celów. E-dokumentację gromadził i przechowywał w oznaczonych folderach dla poszczególnych pracowników, bez specjalnego systemu teleinformatycznego i bez szczególnych zabezpieczeń, jakie zostały wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.

Po tej dacie taki sposób archiwizacji pozostaje w sprzeczności z prawem zarówno co do kryteriów, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny oraz co do zabezpieczenia zawartych w nim dokumentów. Pracodawca powinien go zatem dostosować do aktualnych wymagań, aby uniknąć kary finansowej.

Pracodawca zamierzający przenieść e-dokumentację do innego systemu teleinformatycznego, będzie musiał sporządzić uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj i data powstania oraz nazwa pracodawcy – pełna lista w § 13 ust. 3 rozporządzenia z 2018 r.) odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument powinien być zapisany w odrębnym pliku, w tym odwzorowania cyfrowe papierowych oryginałów – w formacie pdf, inne dokumenty – w formacie, w jakim były przechowywane, dane zapisane bez określonego formatu – jako txt, zestaw metadanych – w pliku XML.

Cały zbiór powinien być przeniesiony w jednym z formatów do kompresji, po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 14 rozporządzenia z 2018 r.).

Jeśli pracodawca zdecyduje się na zmianę formy dokumentacji, musi postępować zgodnie z wymaganiami prawnymi. Oto, jak taka procedura powinna przebiegać.

Krok.1. Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków oraz ich podpisanie

Wdrożenie decyzji o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną wiąże się z obowiązkiem przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu umieszczonego w dokumentacji każdego pracownika. Pracodawca może je zeskanować (przepisy nie zabraniają mu stosowania innych metod digitalizacji), a następnie opatrzyć e-podpisem lub e-pieczęcią (art. 948 § 2 k.p.).

Musi przy tym zachować należytą staranność i jakość techniczną dla każdego odwzorowania cyfrowego, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez wątpliwości i bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem papierowym (§ 12 rozporządzenia z 2018 r.).

Ma także zachować minimalne warunki techniczne dotyczące rozdzielczości i minimalnej ilości bitów na piksel (załącznik do rozporządzenia z 2018 r.). Oba parametry zależą od rodzaju digitalizowanej treści (tekst drukowany, rękopis czy fotografia), koloru (czarno-biały czy kolorowy) oraz formatu, np. rozdzielczość powinna wynosić 200 dpi dla tekstów drukowanych, czarno-białych, w formacie A4 lub większym, a minimalna ilość bitów na piksel uzależnioną – 1 piksel.

Pracodawca będzie mógł ponadto skorzystać z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Zamiana e-dokumentacji na jej wersję papierową to konieczność wydrukowania wszystkich e-dokumentów dla wszystkich pracowników oraz ich podpisanie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną (art. 948 § 3 k.p.).

Krok 2. Zawiadomienie obecnych i byłych pracowników

O zmianie formy dokumentacji pracowniczej i możliwości odbioru jej w dotychczasowej postaci pracodawca informuje pozostających obecnie w stosunkach pracy w sposób u niego przyjęty (949 § 1 k.p.).

Zawiadomienie o prawie odbioru dokumentacji przed jej zmianą wysyła także do byłych pracowników. Pracodawca dokonuje doręczenia osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r.).

Gdy adresat nie odbiera przesyłki, pracodawca zastosuje zasadę podwójnego awizowania, czyli uzna przesyłkę za doręczoną z upływem ostatniego dnia z 14-dniowego terminu, liczonego od pozostawienia pierwszego z dwóch awiz. Informację albo zawiadomienie włączy odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Krok 3. Wydanie oryginalnej wersji dokumentacji lub jej zniszczenie

Każdemu pracownikowi (obecnemu i byłemu) pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w dotychczasowej postaci, jeśli zgłosi się po jej odbiór w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia. Jeśli pracownik zmarł, prawo odbioru przechodzi na osoby mu bliskie, m.in. dzieci i małżonka (wykaz w art. 949 § 3 k.p.).

Odbiór dokumentacji (bez względu na formę) ma następować osobiście i za pokwitowaniem. Jeśli pracodawca będzie ją przesyłał za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (szczegóły w § 16-17 rozporządzenia z 2018 r.). 

Nieodebranie dokumentacji w oryginalnej (przed zmianą) postaci w wyznaczonym terminie pozwoli pracodawcy ją zniszczyć (art. 9410 k.p.).