Te nowe zadania są konsekwencją ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (dalej: ustawa zmieniająca), która w momencie oddawania tego materiału do druku była w Senacie. Założyliśmy, że wyższa izba parlamentu nie wniesie poprawek, dlatego ustawa zmieniająca po podpisie Prezydenta RP zacznie obowiązywać po upływie 14 dni od jej publikacji.
Dwie podstawy
Pierwotnie podstawą odpisów i zwiększeń na zfśs na cały 2019 r. było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., czyli 3278,14 zł. Tak przewidywał przed zmianą art. 5h ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa zfśs). Ta podstawa pozostała jedynie na okres od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. Stało się to za sprawą art. 2 ustawy zmieniającej, który nadał nową treść art. 5h ustawy zfśs. Przepis ten podwyższył również na kolejne 5 miesięcy wartość podstawy. Określił, że w okresie 1 sierpnia 2019 r. – 31 grudnia 2019 r. stanowi ją przeciętne wynagrodzenie miesięczne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r., czyli 3389,90 zł (art. 5h ust. 2 ustawy zfśs po zmianie).
Wprowadzenie drugiej podstawy dla odpisów i zwiększeń na zfśs w trakcie roku kalendarzowego wywołuje dodatkowe obowiązki dla pracodawców jako administratorów funduszu. Dotyczy to tych z nich, którzy:
- obowiązkowo prowadzą zfśs (art. 3 ust. 1 i 1c ustawy zfśs) oraz
- stosują ustawowe wskaźniki naliczania odpisów i zwiększeń (art. 4 ustawy zfśs).
Ustawa zmieniająca nie obejmie natomiast uczelni wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce oraz szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela (art. 5 ust. 8 ustawy zfśs).
Liczenie proporcjonalne
Ustaloną według pierwotnej podstawy kwotę odpisów i zwiększeń na cały rok 2019 r. pracodawca musi w październiku przeliczyć, stosując dwie podstawy. Obliczeń dokonuje proporcjonalnie do okresu obowiązywania danej podstawy, przyjmując, że odpis podstawy za 7 pierwszych miesięcy 2019 r. wynosi 1229,30 zł (37,5% x 3278,14 zł), a za kolejnych 5 miesięcy – 1271,21 zł (37,5% x 3389,90 zł).
Przykład
Załóżmy, że pracodawca prowadzący zfśs na wniosek organizacji związkowej zaplanował na 2019 r. zatrudnienie na poziomie 36 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wszyscy są zatrudnieni w tzw. normalnych warunkach (nie są pracownikami młodocianymi ani wykonującymi pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze). W związku z tym ustalił, że na 2019 r. wartość odpisów wynosi 44 254,80 zł (1229,30 zł x 36 pracowników).
W październiku dokonuje przeliczeń według dwóch stawek odpisu podstawowego:
za okres 1 stycznia 2019 – 31 lipca 2019 r.: (1229,30 zł x 36 pracowników)
= 44 254,80 zł x 7/12 = 25 815,30 zł,
za okres od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. : (1271,21 zł x 36 pracowników) = 45 763,56 zł x 5/12 = 19 068,15 zł,
łącznie za 2019 r. : 25 815,30 zł + 19 068,15 zł = 44 883,45 zł.
W takim razie różnica między dokonanymi a należnymi wpłatami po przeliczeniu wynosi 628,65 zł (44 883,45 zł – 44 254,80 zł).
Trzy terminy
Zwykle przelewów na rachunek zfśs pracodawca dokonuje w danym roku kalendarzowym do 31 maja – minimum 75% naliczonych odpisów i zwiększeń oraz do 30 września – pozostałą kwotę (art. 6 ust. 2 ustawy zfśs). W 2019 r. też w tych terminach musiał to uczynić, ale czeka go jeszcze dopłata różnicy między wpłaconą a należną po przeliczeniu proporcjonalnym wartością odpisów i zwiększeń. Granicznym terminem jest tu 31 października 2019 r. (art. 5h ust. 3 ustawy zfśs po zmianie). Ta wpłata nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dokonania korekty odpisów i zwiększeń adekwatnie do rzeczywistego średniego stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r.
Trzy terminy wpłat są wyjątkiem przewidzianym na 2019 r. W 2020 r. i w kolejnych latach nastąpi powrót do dwóch standardowych, o ile ustawodawca nie znowelizuje ponownie przepisów.
Podstawa prawna: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1352).
