0
1155
Czy zatrudniając pracownika na umowę zlecenie można wydać mu polecenie wyjazdu służbowego i rozliczyć zwrot kosztów podróży, diety na podstawie delegacji?
ODPOWIEDŹ
Pracodawca nie może wysłać pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie w podróż służbową o jakiej mowa w prawie pracy, ponieważ przepisy te nie dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę cywilnoprawną. Może jednak zawrzeć umowę zlecenie, którego wykonanie będzie wiązało się z koniecznością odbycia podróży. Wówczas w treści umowy powinien znaleźć się zapis mówiący o konieczności wyjazdu służbowego. Podróż służbowa zleceniobiorcy jest możliwa, jeśli dodatkowo już w umowie będą zawarte ustalenia odnośnie do kosztów podróży finansowanych bądź zwracanych bezpośrednio przez zleceniodawcę.
UZASADNIENIE
Pracodawca ma prawo wysyłać swoich pracowników w podróż służbową. Pracownikiem, w myśl art. 2 Kodeksu pracy, jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jej granicami określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r.).
Rozporządzenie określa też wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Ważne: Podróż służbowa dotyczy pracowników, a nie osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną.
Podróż służbowa zleceniobiorcy wiąże się z kosztami, jakie musi ponieść zleceniodawca. Kosztem jest każdy wydatek, jeśli nie jest wprost wymieniony w art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) jako niestanowiący kosztu podatkowego.
Dodatkowo poniesiony koszt musi być związany z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Musi też być prawidłowo udokumentowany, dlatego ważne jest prawidłowe jego udokumentowanie. W umowie zlecenia strony mogą ustalić, że zleceniobiorca w związku z odbytym wyjazdem służbowym otrzymuje od zleceniodawcy zwrot kosztów za:
noclegi - do wysokości wynikającej z faktury lub rachunku (faktura musi być wystawiona na zleceniodawcę), a w przypadku braku dokumentu w wysokości ryczałtu jaki przysługuje na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.,
wyżywienie - do wysokości diet na takich zasadach jakie przysługują pracownikom za podróżą służbową zgodnie z rozporządzeniem z 29 stycznia 2013 r.,
przejazdy - do wysokości ceny biletu za podróż określonym przez zleceniodawcę środkiem transportu, a jeżeli zleceniobiorca korzysta z prywatnego samochodu - do wysokości wynikającej z kilometrówki.
Wówczas prawidłowo udokumentowane wydatki traktowane jako zwrot kosztów wyjazdów służbowych zleceniobiorców, wynikające z zawartej z umowy, zleceniodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Ważne: Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej należy dokonać na druku zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Należy do niego dołączyć dowody potwierdzające poszczególne wydatki. Jeśli z jakiegoś powodu nie było to możliwe, zleceniobiorca ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku wraz z wyjaśnienie powodu braku jego udokumentowania. Nie trzeba dokumentować diet oraz wydatków objętych ryczałtem.
Zleceniobiorca otrzymując należność z tytułu zwrotu kosztów podróży odbytej w celu wykonania prac firmowych uzyskuje przychód podatkowy, który może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof).
Jeżeli jednak kwoty otrzymanego zwrotu tytułu odbycia podróży służbowej będą wyższe niż limity określone w przepisach dotyczących podróży służbowych, wówczas będą podlegały opodatkowaniu. Kwota będąca nadwyżką ponad limit powinna być doliczona do kwoty wynagrodzenia.
Alicja Dębińska
Specjalistka w zakresie prawa pracy
Podstawa prawna: art. 21 ust. 1 i 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r., poz. 2032 z późn.zm.); rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz. 167).
