0
1015
Pracownik był u nas zatrudniony na stanowisku mechanika od 1 października 2017 r. do 31 września 2019 r. Od 1 grudnia 2019 r. zamierzamy zawrzeć z nim nową umowę o pracę na takim samym stanowisku. Czy konieczne jest skierowanie go na badania wstępne i założenie nowych akt osobowych?
ODPOWIEDŹ
Pracownik musi zostać skierowany na wstępne badania lekarskie, jeśli nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku mechanika.
Choć pracodawca ma obowiązek założyć dla niego nowe akta osobowe, to jednak może utworzyć drugą część dla nowego stosunku pracy w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej – wyraźnie ją oddzielając od poprzedniej ze względu na inne terminy przechowywania.
UZASADNIENIE
Obowiązek skierowania wybranego kandydata do pracy na badania wstępne jest wyłączony tylko w trzech przypadkach. Mianowicie, gdy konkretna osoba jest przyjmowana do pracy:
- ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą (art. 229 § 11 pkt 1 k.p.),
- u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych – pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w jego wyniku, jeśli warunki wskazane w pierwszym z tych dokumentów nie odpowiadają warunkom na stanowisku pracy, na którym ta osoba ma być zatrudniona (art. 229 § 11 pkt 2 i § 7 k.p.),
- u nowego pracodawcy, jeśli pozostaje jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą i ma aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy u tego nowego pracodawcy (art. 229 § 12 k.p.).
Do Czytelnika wyjątek z pkt 1 nie ma zastosowania, ponieważ przerwa między kolejnymi stosunkami pracy jest dłuższa niż 30 dni. W grę może wchodzić zwolnienie z obowiązku kierowania na badania wstępne na podstawie pkt 2 lub 3, jeśli są spełnione warunki w nich określone. Gdy okoliczności w nich wymienione nie występują, Czytelnik musi wystawić skierowanie na badania wstępne.
Ważne
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.
Pracodawca może kontynuować posiadaną dokumentację pracowniczą dla pracownika ponownie zatrudnianego, jeśli poprzedni stosunek pracy był nawiązany po 1 stycznia 2019 r. lub przed tą datą, ale w tym przypadku tylko, gdy pracodawca złożył za pracownika raport informacyjny do ZUS. Wynika to z art. 945 § 1 k.p. oraz art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa zmieniająca).
Odnosząc literalne brzmienie tych przepisów do Czytelnika, należy stwierdzić, że nie mógłby ich zastosować, bo poprzedni stosunek pracy powstał przed 1 stycznia 2019 r.
Tylko złożenie raportu informacyjnego mogłoby mu pozwolić na dopinanie dokumentów do dotychczasowej teczki personalnej. Jeśli tej czynności nie wykonał, powinien założyć nową dokumentację pracowniczą (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 maja 2019 r., Dziennik Gazeta Prawna z 6 czerwca 2019 r.).
Ważne
Nie ma zakazu prowadzenia dwóch dokumentacji pracowniczych, oddzielnie dla każdego ze stosunków pracy, w jednej teczce personalnej pracownika zatrudnianego najpierw przed, a potem po 1 stycznia 2019 r.
Konieczność utrzymywania odrębności dokumentacji pracowniczej dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. i kolejnego po tym dniu wynika z okresów archiwizacji.
W stosunku do tej pierwszej nadal obowiązuje 50–letni okres przechowywania – przy braku złożenia raportu informacyjnego (art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej), przy drugiej – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 945 § 2 k.p.).
Podstawa prawna: art. 945, art. 229 § 1 pkt 1, § 11 – § 12, § 4–4a i § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.); art. 7 ust. 2, art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)
