Co czeka zatrudniających w związku z pracowniczymi planami kapitałowymi

Pracownicze Plany Kapitałowe (dalej: PPK) zostały zaprojektowane jako sposób na systematyczne gromadzenie oszczędności, które będą prywatną własnością oszczędzających i mają być wypłacane po ukończeniu przez nich 60. roku życia. W tym systemie wezmą udział trzy strony: podmiot zatrudniający (dalej: zatrudniający), osoby zatrudnione (dalej: zatrudnieni) oraz instytucje finansowe – patrz Definicje podmiotów uczestniczących w PPK. Swój wkład finansowy będzie miało też państwo.

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Dlatego też zatrudniony może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK przedkładając zatrudniającemu pisemną deklarację. Może też zawnioskować o przywrócenie wpłat. Do jego kompetencji należy także wskazanie – w formie pisemnej – wybranej instytucji finansowej imiennie jednej lub więcej osób, które jako osoby uprawnione mają po jego śmierci otrzymać środki zgromadzone na jego rachunku PPK. Wolno mu również dokonywać zmian w tym zakresie.

 

TABELA 1. Definicje podmiotów uczestniczących w PPK

Podmiot zatrudniający	Osoba zatrudniana*	Instytucja finansowa
pracodawca w rozumieniu art. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.), czyli jednostka organizacyjna (w tym bez osobowości prawnej) i osoba fizyczna, jeśli zatrudniają pracowników	pracownik w rozumieniu art. 2 k.p., czyli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę  (w tym spółdzielczej), powołania, wyboru, mianowania – z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa  w art. 11b ustawy z 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego (Dz.U. z 2018 r. poz. 1374 z późn.zm.), oraz młodocianych w rozumieniu  art. 190 k.p.	fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, które zostało umieszczone  w ewidencji PPK w trybie przepisów rozdziału 10 ustawy
nakładca	osoba fizyczna wykonująca pracę nakładczą, która ukończyła 18. rok życia, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 303 § 1 k.p.	fundusz emerytalny zarządzany przez PTE albo pracownicze towarzystwo emerytalne, które zostały umieszczone w ewidencji PPK w trybie przepisów rozdziału 10 ustawy
rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych	członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i 180 ustawy z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1285 z późn.zm.)	zakład ubezpieczeń, który został umieszczony w ewidencji PPK w trybie przepisów rozdziału 10 ustawy
zleceniodawca	osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat, wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia
podmiot, w którym działa rada nadzorcza (np. spółka z o.o.)	członek rady nadzorczej wynagradzany z tytułu pełnienia tych funkcji

*osoba zatrudniona podlegająca obowiązkowo w Polsce ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wskazanych w tabeli

Terminy i wyłączenia

Mimo że ustawa o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa), wprowadziła mechanizm PPK do porządku prawnego 1 stycznia 2019 r., faktycznie zacznie on funkcjonować później. Przepisy mają być bowiem stosowane od:

• 1 lipca 2019 r. – przez zatrudniających co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.,

• 1 stycznia 2020 r. – przez zatrudniających co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.,

• 1 lipca 2020 r. – przez zatrudniających co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.,

• 1 stycznia 2021 r. – przez pozostałych zatrudniających.

Jednak ten kalendarz nie dotyczy wszystkich zatrudniających. Przepisów ustawy nie muszą w ogóle realizować mikroprzedsiębiorcy (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione przez nich złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Z tego samego wyłączenia korzystają zatrudniający będący osobami fizycznymi, jeżeli zatrudniają inne osoby fizyczne w zakresie niezwiązanym ze swoją i tych osób działalnością gospodarczą.

Przysługuje ono także zatrudniającemu, który w dacie objęcia go ustawą będzie prowadził Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) oraz naliczał i odprowadzał składki podstawowe – w rozumieniu ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych – do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpi co najmniej 25% osób u niego zatrudnionych. Podmioty z tej ostatniej grupy muszą jednak uważać, ponieważ w okolicznościach i terminach wymienionych w art. 133 ust. 2 ustawy (m.in. spadek wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5%) uruchamia się wobec nich obowiązek stosowania ustawy.

Utworzenie PPE i wpłacanie do niego składek na poziomie minimum 3,5% wynagrodzenia – po zawarciu umowy o zarządzanie PPK – zwolni też z wpłat na PPK za zatrudnionych, którzy przystąpią do PPE.

Nastąpi to, jeśli zatrudniający porozumie się w tej sprawie z działającą u niego zakładową organizacją związkową działającą, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE zostanie zarejestrowany przez organ nadzoru.

Umowy zawierane przez zatrudniającego

Ci zatrudniający, których ustawa dotyczy będą musieli zawrzeć dwa rodzaje umów z instytucjami finansowymi: o zarządzenie i o prowadzenie PPK. Poniżej przedstawiamy procedurę postępowania.

 

Krok 1. Wybór instytucji finansowej

Decyzję o tym, z którą instytucją finansową będą podpisywane umowy zatrudniający podejmuje w porozumieniu z działającą u niego zakładową organizacją związkową, a jeśli nie ma u niego związku – z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie u niego przyjętym.

Gdyby się okazało, że na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie porozumienia nadal nie będzie, zatrudniający sam dokonuje wyboru, stosując przy tym kryteria ustawowe. Należą do nich: ocena proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywność w zarządzaniu aktywami oraz posiadane przez nie doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi, a także najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Krok 2. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK na warunkach nie mniej korzystnych niż prezentowane przez wybraną instytucję finansową w portalu PPK w tym dniu. Czyni to w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Powinien tego dokonać nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK – zarówno w zwykłym trybie, jak i w okresie przejściowym, rozpoczynającym bieg od dnia uruchomienia obowiązku stosowania ustawy (patrz: Krok 4).

Niedotrzymanie tego terminu będzie karane grzywną w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie tego czynu zabronionego.

Umowa ma zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 10 ust. 1 ustawy (m.in. warunki gromadzenia i zarządzania środkami, a także warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu). Musi być także wpisana do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju w systemie teleinformatycznym.

Krok 3. Informacja o warunkach uczestnictwa w PPK

Przed zawarciem kolejnej umowy, o prowadzenie PPK, zatrudniający może poinformować zatrudnionych o warunkach uczestnictwa w PPK, a także o obowiązkach i uprawnieniach swoich i ich. Po jej sfinalizowaniu, te same informacje oraz dodatkowo o możliwości konwersji i zamiany (art. 45 ustawy) obowiązkowo przekazuje zatrudnionym wybrana instytucja finansowa.

Krok 4. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK (elementy obowiązkowe – art. 20 ustawy), załączając do niej listę osób będących uczestnikami PPK (można być jednocześnie stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK). Umowa będzie obejmować osoby, które:

• nie ukończyły 55 lat – wyjątek będą stanowić ci, którzy zadeklarują przed upływem terminu na zawarcie umowy niedokonywanie wpłat do PPK albo przestaną być zatrudnionymi u tego konkretnego zatrudniającego,

• są w wieku między 55 lat (ukończone) a 70 lat (nieukończone) i złożyły wniosek w tej sprawie – warunkiem jest zatrudnienie u tego zatrudniającego w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia łącznie przez co najmniej 3 miesiące.

WAŻNE:  Nie zawiera się takiej umowy o prowadzenie PPK dla osoby, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia.

Jeśli nie zachodzą okoliczności wyłączające zawarcie umowy o prowadzenie PPK, powinno to nastąpić po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia u zatrudniającego, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (wlicza się tu również okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy u tego zatrudniającego i u innych, w stosunku do których jest on następcą prawnym).

Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstanie stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Inne są terminy w okresie przejściowym, liczonym od dnia objęcia zatrudniającego przepisami ustawy.

Od tego właśnie dnia będzie też biegł 3-miesięczny okres, po upływie którego – do 10. dnia miesiąca następującego – mają być zawarte umowy o prowadzenie PPK. Oznacza to, że zatrudniający podlegający ustawie od 1 lipca 2019 r. muszą to uczynić do 10 października 2019 r., a wcześniej do 28 września 2019 r. – zawrzeć umowy o zarządzanie PPK. Są też odmienne interpretacje, ponieważ przepisy są skonstruowane w sposób niejasny.

WAŻNE: Obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK przez zatrudniających, którzy podlegają przepisom o finansach publicznych, powstanie 1 stycznia 2021 r., a umowy o prowadzenie PPK ma być zrealizowany do dnia 10 kwietnia 2021 r.

Instytucja finansowa udostępnia uczestnikowi PPK, w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, informację o zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Czyni to niezwłocznie po zawarciu takiej umowy.

Środki gromadzone w PPK

Są trzy rodzaje środków, które trafią do PPK: wpłaty podstawowe, wpłaty dodatkowe i bonusy z Funduszu Pracy (dalej: FP) – patrz Wpłaty do PPK. Dwa pierwsze są finansowane z własnych zasobów zatrudniającego i zatrudnionego, trzeci z pieniędzy publicznych. FP pokryje:

• wpłatę powitalną w kwocie 250 zł temu uczestnikowi PPK, który minimum przez trzy miesiące utrzyma ten status a jego PPK będzie zasilane w tym czasie wpłatami podstawowymi,

• dopłatę roczną w wysokości 240 zł (jedna bez względu na liczbę rachunków PPK posiadanych przez uczestnika PPK), jeśli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez zatrudniającego i uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym będzie równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od 6-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w tym roku; limit wpłat jest niższy w przypadku uczestników, którzy dokonują obniżonych wpłat i wynosi co najmniej 25% kwoty wpłat podstawowych należnych od 6-krotności minimalnej płacy.

Ważne: Środki zgromadzone na rachunku PPK nie podlegają egzekucji sądowej ani administracyjnej, z wyjątkiem egzekucji mającej na celu zaspokojenie roszczeń alimentacyjnych.

Oszczędności zgromadzone na rachunkach PPK będą lokowane w fundusze inwestycyjne, różnicując poziom ryzyka adekwatnie do wieku uczestnika PPK. Chodzi o fundusze zdefiniowanej daty (specjalnie utworzone przez instytucje finansowe subfundusze). Każdy uczestnik PPK zostanie automatycznie przypisany do funduszu w zależności od daty urodzenia. Fundusz ten, w miarę zbliżania się uczestnika do 60. roku życia, będzie zobowiązany stosować politykę inwestycyjną zapewniającą właściwe bezpieczeństwo powierzonych środków.

 

TABELA 2. Wpłaty na rachunek PPK*

Rodzaj wpłaty	Wysokość**	Termin realizacji
Wpłata podstawowa                             Wpłata dodatkowa	1,5% wynagrodzenia – część finansowana przez zatrudniającego   2% wynagrodzenia – część finansowana przez uczestnika PPK; może być niższa, ale nie może wynosić mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia     do 2,5% wynagrodzenia – zadeklarowana przez zatrudniającego   do 2% wynagrodzenia – zadeklarowana przez uczestnika PPK	– Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu,  w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK – Zatrudniający oblicza i pobiera wpłaty w terminie wypłaty wynagrodzenia – Wpłaty są dokonywane do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. – Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż miesiąc, wpłat należnych za miesiąc dokonuje się do ostatniego dnia miesiąca.

* wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu

** przez wynagrodzenie, od którego ustala się wartość wpłaty należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Wypłata środków z rachunku PPK

Koniec dokonywania wpłat i przekazywania dopłat rocznych na rachunek PPK nastąpi wraz z rozpoczęciem wypłat środków zgromadzonych na rachunku PPK uczestnika PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia. Gdy przekroczy on ten wiek (bez względu na to, czy nadal będzie w zatrudnieniu czy zakończy aktywność zawodową), może wystąpić z wnioskiem do wybranej instytucji finansowej o wypłatę pieniędzy z tego rachunku. Jego żądanie będzie realizowane w wysokości:

• 25% kwoty środków zgromadzonych na rachunku PPK – jednorazowo, pod warunkiem że nie złoży wniosku o wypłaty ratalne,

• 75% środków zgromadzonych na rachunku PPK – w co najmniej 120 ratach miesięcznych, o ile nie zawnioskuje o mniejszą liczbę rat.

Jeśli małżonkowie będą oboje uczestnikami PPK w tej samej instytucji finansowej, po ukończeniu 60 lat mogą wystąpić o wypłatę środków w formie świadczenia małżeńskiego. Będzie ono realizowane w 120 ratach.

Przed 45. urodzinami uczestnik PPK może wystąpić z wnioskiem o wypłatę 100% środków na rachunku PPK, jeśli pokryją one wkład własny w związku z zaciągnięciem kredytu m.in. na budowę lub zakup domu lub mieszkania. Ponadto w przypadku poważnego zachorowania uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka, ma on prawo wnioskować o wypłatę do 25% środków zgromadzonych na jego rachunku.

Kary grzywny

Oprócz wymienionej wcześniej grzywny za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK, zatrudniający musi się liczyć z karą finansową od 1 tys. zł do 1 mln zł. Jest ona przewidziana za:

• niewykonanie obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,

• niedokonywanie wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,

• niezgłaszanie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawianie ich udzielenia,

• nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Również za nakłanianie zatrudnionego lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK grozi grzywny – w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

 

Jadwiga Sztabińska

Podstawa prawna: art. 2 pkt 11,18 i 21, art. 3, art. 13, art. 7-34, art. 36-39, art. 45, art. 94-108, art. 133-134, art. 144 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215).