Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych musi być obowiązkowo tworzony przez pracodawców zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Na wniosek zakładowej organizacji związkowej fundusz muszą tworzyć również pracodawcy zatrudniający na pierwszy dzień danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników.
Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno–prawnych jednostek sektora finansów publicznych, takich jak: jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe – mają obowiązek tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
WAŻNE: Fundusz jest tworzony w celu finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Obliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełne etaty).
Przeciętną liczbę zatrudnionych należy określić na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń. Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) należy zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik podzielić przez 12.
Jeżeli planowana przeciętna liczba zatrudnionych różni się od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, na 31 grudnia należy skorygować podstawę naliczania odpisu ZFŚS i w efekcie również kwotę tego odpisu. Gdy na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była:
-
niższa od planowanej – należy dokonać korekty (praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku),
-
wyższa od planowanej – należy dokonać uzupełnienia odpisu i środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu.
Taki sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.
Naliczanie odpisów w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych
Podstawę naliczania kwoty odpisu na ZFŚS stanowią:
przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą,
przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Odpisy na ZFŚS dzielimy na obowiązkowe, dotyczące pracowników (w tym pracowników młodocianych) oraz fakultatywne (dobrowolne) dla niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym oraz byłych pracowników zakładu będących emerytami lub rencistami, nad którymi zakład sprawuje opiekę socjalną.
Ustalenia wysokości odpisów w 2019 r. dokonuje się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2013 r., którego wysokość to 3278,14 zł.
Na jednego zatrudnionego pracownika wysokość odpisu podstawowego wynosi 37,5% podstawy naliczania (1229,30 zł).
Z kolei na jednego pracownika młodocianego wysokość odpisu podstawowego zależy od roku jego nauki i kształtuje się na poziomie:
-
w pierwszym roku nauki – 5% podstawy ( 163,91 zł),
-
w drugim – 6% podstawy (196,69 zł),
-
w trzecim – 7% podstawy (229,47 zł).
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 1639,07 zł).
Odpis fakultatywny można też zwiększyć o kwotę 245,86zł (czyli o 7,5%) na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości, zwiększenia tej kwoty na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę.
Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, tj. 204,88 zł na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami (w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy) mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, tj. 204,88 zł na każdego emeryta i rencistę mającego prawo do tej opieki.
Przekazywanie i korygowanie odpisów
Odpis powinien być przekazywany na rachunek ZFŚS w następujących terminach:
-
do 31 maja danego roku – co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego,
-
do 30 września danego roku – pozostała część środków.
Ponieważ liczba pracowników zatrudnionych w styczniu może ulegać wahaniom w ciągu roku. Na koniec roku kalendarzowego należy dokonać korekty przeciętnej planowanej liczby pracowników zatrudnionych przez pracodawcę przyjętą do obliczania odpisów, do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
W przypadku gdy:
-
faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od zaplanowanej – pracodawca ma obowiązek odprowadzenia, bez zbędnej zwłoki, różnicy powstałej w odpisie na rachunek funduszu,
-
faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest niższa od zaplanowanej – można wycofać nadpłatę na fundusz lub pomniejszyć o nią odpis na kolejny rok kalendarzowy.
A może świadczenie urlopowe
Ci pracodawcy, którzy zrezygnowali z tworzenia funduszu mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą jednak zrezygnować zarówno z funduszu, jak i z wypacania tego świadczenia.
Świadczenia urlopowe nie są wypłacane z funduszu socjalnego, a ze środków obrotowych pracodawcy co za tym idzie, nie jest w tej sytuacji uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej. Otrzymanie świadczenia nie może być również uzależnione od stażu pracy.
Świadczenie należy się wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, co oznacza że nie przysługuje pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku cywilnoprawnego.
WAŻNE: Prawo do otrzymania świadczenia urlopowego ma pracownik, który w danym roku kalendarzowym korzysta z urlopu wypoczynkowego nieprzerwanie przez co najmniej 14 dni kalendarzowych, a nie roboczych. Nieistotne jest więc, czy w trakcie urlopu przypadło święto, ani ile dni urlopu pracownik faktycznie wykorzystał. Świadczenie należy się również pracownikowi wykorzystującemu urlop w okresie wypowiedzenia.
Pamiętać należy, że niewykorzystane prawo do świadczenia urlopowego nie przechodzi na następny rok. Roszczenie o wypłatę świadczenia ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Regulamin wypłacania świadczeń urlopowych powinien być zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeśli jednak nie ma w nich takiej regulacji świadczenie urlopowe powinno być wypłacone najpóźniej w przeddzień urlopu wypoczynkowego pracownika.
Przepisy nie regulują wysokości jego dolnej granicy. Wskazują natomiast, że maksymalnie dodatek z okazji urlopu wypoczynkowego może wynosić równowartość odpisu na fundusz socjalny obowiązujący w danym roku kalendarzowym.
Podstawa prawna: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 z późn.zm.); ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.); rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń (Dz.U. Nr 43, poz. 349).
