Zgodnie z ustawą o pracowniczych planach kapitałowych roszczenia z tytułu wpłat do PPK przedawniają po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym te wpłaty stały się wymagalne. Okresu przechowywania dokumentacji PPK nie należy jednak utożsamiać z terminem przedawnienia roszczeń. Dokumentacja dotycząca uczestnika PPK jest związana z dokumentacją odnoszącą się do ustalania wysokości wynagrodzenia. Należy przechowywać ją analogicznie jak dokumentację pracowniczą.
Ustawa o PPK zrównuje, na potrzeby jej stosowania, pracowników z osobami zatrudnionymi np. na podstawie umów cywilnoprawnych, podlegającymi z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Należy zatem stosować takie same zasady przechowywania dokumentacji PPK wobec każdego uczestnika PPK, niezależnie od formy zatrudnienia.
Warto przy tym zwrócić uwagę, że dokumentację pracowniczą należy przechowywać w sposób gwarantujący m.in. jej poufność i kompletność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK jest wykroczeniem. Grozi za nie grzywna od 1000 zł do 1 000 000 zł.
