Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest w celu finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Ważne: Celem ZFŚS jest łagodzenie różnic w poziomie życia osób uprawnionych do korzystania z jego zasobów.
Kto musi tworzyć fundusz
Podczas Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych musi być obowiązkowo tworzony przez pracodawców zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Na wniosek zakładowej organizacji związkowej fundusz muszą tworzyć również pracodawcy zatrudniający na pierwszy dzień danego roku co najmniej 20 i mniej niż
Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, takich jak: jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe – mają obowiązek tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Kto tworzy fundusz uznaniowo
Część pracodawców nienależących do sektora publicznego może uchylić się od obowiązku tworzenia Funduszu. Mogą go dobrowolnie tworzyć pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Na wniosek zakładowej organizacji związkowej fundusz tworzą również pracodawcy zatrudniający na pierwszy dzień danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników.
Ważne: Ci, którzy zdecydują się na rezygnację z tworzenia funduszu mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą jednak zrezygnować zarówno z funduszu, jak i z wypacania tego świadczenia.
Świadczenie urlopowe
Świadczenia urlopowe nie są wypłacane z funduszu socjalnego, a ze środków obrotowych pracodawcy co za tym idzie, nie jest w tej sytuacji uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej. Otrzymanie świadczenia nie może być również uzależnione od stażu pracy.
Ważne: Świadczenie należy się wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, co oznacza że nie przysługuje pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku cywilnoprawnego.
Prawo do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia ma pracownik, który w danym roku kalendarzowym korzysta z urlopu wypoczynkowego nieprzerwanie przez co najmniej 14 dni kalendarzowych, a nie roboczych. Nieistotne jest więc, czy w trakcie urlopu przypadło święto, ani ile dni urlopu pracownik faktycznie wykorzystał. Świadczenie należy się również pracownikowi wykorzystującemu urlop w okresie wypowiedzenia.
Pamiętać należy, że niewykorzystane prawo do świadczenia urlopowego nie przechodzi na następny rok. Roszczenie o wypłatę świadczenia ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Regulamin wypłacania świadczeń urlopowych powinien być zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeśli jednak nie ma w nich takiej regulacji świadczenie urlopowe powinno być wypłacone najpóźniej w przeddzień urlopu wypoczynkowego pracownika.
Przepisy nie regulują wysokości jego dolnej granicy. Wskazują natomiast, że maksymalnie dodatek z okazji urlopu wypoczynkowego może wynosić równowartość odpisu na fundusz socjalny obowiązujący w danym roku kalendarzowym.
Obliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełne etaty).
Przeciętną liczbę zatrudnionych należy określić na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń. Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) należy zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik podzielić przez 12.
Jeżeli planowana przeciętna liczba zatrudnionych różni się od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, na 31 grudnia należy skorygować podstawę naliczania odpisu ZFŚS i w efekcie również kwotę tego odpisu. Gdy na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była:
niższa od planowanej – należy dokonać korekty (praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku),
wyższa od planowanej – należy dokonać uzupełnienia odpisu i środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu.
Ważne: Taki sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.
Naliczanie odpisów w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych
Podstawę naliczania kwoty odpisu na ZFŚS stanowią:
przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą,
przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Odpisy na ZFŚS dzielimy na obowiązkowe, dotyczące pracowników (w tym pracowników młodocianych) oraz fakultatywne (dobrowolne) dla niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym oraz byłych pracowników zakładu będących emerytami lub rencistami, nad którymi zakład sprawuje opiekę socjalną.
Ustalenia wysokości odpisów w 2018 r. dokonuje się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r., którego wysokość to 3161,77 zł.
Na jednego zatrudnionego pracownika wysokość odpisu podstawowego wynosi 37,5% podstawy naliczania (1185,66 zł).
Z kolei na jednego pracownika młodocianego wysokość odpisu podstawowego zależy od roku jego nauki i kształtuje się na poziomie:
w pierwszym roku nauki – 5% podstawy (158,09 zł),
w drugim – 6% podstawy (189,71 zł),
w trzecim – 7% podstawy (221,32 zł).
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 1580,89 zł).
Odpis fakultatywny można też zwiększyć o kwotę 237,13 zł (czyli o 7,5%) na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę.
Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, tj. 197,61 zł na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami (w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy) mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, tj. 197,61 zł na każdego emeryta i rencistę mającego prawo do tej opieki.
Do kiedy przekazywać odpis
Odpis powinien być przekazywany na rachunek ZFŚS w następujących terminach:
do 31 maja danego roku - co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego,
do 30 września danego roku - pozostała część środków.
Korygowanie odpisów
Ponieważ liczba pracowników zatrudnionych w styczniu może ulegać wahaniom w ciągu roku, na koniec roku kalendarzowego należy dokonać korekty przeciętnej planowanej liczby pracowników zatrudnionych przez pracodawcę przyjętą do obliczania odpisów, do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
W przypadku gdy:
faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od zaplanowanej – pracodawca ma obowiązek odprowadzenie, bez zbędnej zwłoki, różnicy powstałej w odpisie na rachunek funduszu,
faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest niższa od zaplanowanej – można wycofać nadpłatę na fundusz lub pomniejszyć o nią odpis na kolejny rok kalendarzowy.
Anna Skoczek
Prawnik
Podstawa prawna: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.); ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń (Dz.U. Nr 43, poz. 349).
