Wpływ działań antykoronowirusowych na zasady udzielania urlopów wypoczynkowych

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (tzw. urlop bieżący). To zasada zapisana w art. 161 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Jej niezrealizowanie powoduje, że urlop bieżący przekształca się w urlop zaległy (wyjątek: cztery dni urlopu na żądanie, do których pracownik jest uprawniony na mocy art. 1672 k.p.). Ten urlop ma być udzielony przez pracodawcę najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). 
Powyższe reguły obowiązują również w czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii wirusa SARS-CoV-2. Jednak w tym okresie pracodawca musi też stosować ustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: specustawa). Ma także obowiązek postępować zgodnie z kodeksowymi wytycznymi dotyczącymi udzielania urlopu wypoczynkowego. 

Wymiar urlopu po zmniejszeniu etatu

Porozumienie o obniżeniu wymiaru czasu pracy zawarte na podstawie art. 15g lub 15gb specustawy może przekładać się na uprawnienia urlopowe pracowników nim objętych. Jeśli bowiem są zatrudnieni na cały etat, przysługuje im odpowiednio 20 dni (przy krótszym niż 10 lat zatrudnieniu) lub 26 dni (przy co najmniej 10-letnim zatrudnieniu) urlopu wypoczynkowego (art. 154 § 1 k.p.). Zmniejszenie etatu może zatem oznaczać dla nich mniejszą pulę dni urlopowych, bo przy niepełnym etacie ustala się ją adekwatnie do wymiaru czasu pracy (art. 154 § 2 k.p.). Taki efekt nie musi jednak wystąpić z uwagi na sposób liczenia wymiaru urlopu.

WAŻNE: Zmniejszenie etatu nie zmienia uprawnień urlopowych pracownika, który w 2020 r. podjął pracę po raz pierwszy. Uzyskuje on prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy 2020 r., w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 k.p.).

Pracodawca oblicza wymiar urlopu wypoczynkowego przed, w trakcie zmniejszenia etatu, a także po powrocie do pierwotnych warunków zatrudnienia, wykorzystując następujące zasady:

• miesiąc pracy po obniżeniu wymiaru czasu pracy to 1/12 rocznej puli urlopowej przysługującej pracownikowi (art. 1552a § 1 k.p.), 
• zaokrąglanie niepełnego miesiąca w górę do pełnego miesiąca (art. 1552a § 2 k.p.), 
• zaokrąglanie niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia (art. 1553 § 1 k.p.), 
• limitowanie łącznego wymiaru urlopu w 2020 r. do rocznej puli urlopowej przysługującej pracownikowi (art. 154 § 3 i art. 1553 § 2 k.p.).

Przykład 
Pracownik A ma 12 lat ogólnego stażu pracy, a pracownik B – 4 lata. Obaj są zatrudnieni bezterminowo w pełnym wymiarze czasu pracy, lecz w okresie od 1 maja do 31 lipca 2020 r. ich etaty zostały obniżone do 0,8, zgodnie z porozumieniem zawartym ze stroną związkową w trybie art. 15g specustawy. Mimo to pracownik A ma nadal łącznie do wykorzystania w 2020 r. 26 dni, zgodnie z wyliczeniami:
– od 1 stycznia do 30 kwietnia 2020 r. : 4/12 x 26 dni = 8,66 dnia, po zaokrągleniu 9 dni,
– od 1 maja do 31 lipca 2020 r.: 26 dni x 0,8 etatu = 20,8 dnia, po zaokrągleniu 21 dni x 3/12 = 5,25 dnia, po zaokrągleniu 6 dni,
– od 1 sierpnia do 31 grudnia 2020 r.: 5/12 x 26 dni = 10,83 dni, po zaokrągleniu 11 dni,
– łącznie: 9 dni + 6 dni + 11 dni = 26 dni. 
Również pracownik B nie stracił nic z puli urlopowej w 2020 r. wskutek zmniejszenia etatu i przysługuje mu 20 dni urlopu, zgodnie z wyliczeniami:
– od 1 stycznia do 30 kwietnia 2020 r. : 4/12 x 20 dni = 6,66 dnia, po zaokrągleniu 7 dni,
– od 1 maja do 31 lipca 2020 r.: 20 dni x 0,8 etatu = 16 dni x 3/12 = 4 dni, 
– od 1 sierpnia do 31 grudnia 2020 r.: 5/12 x 20 dni = 8,33 dni, po zaokrągleniu 9 dni,
– łącznie: 7 dni + 4 dni + 9 dni = 20 dni. 

Przymusowy zaległy urlop

Pracodawca ma prawo wysłać pracownika, w terminie przez siebie wskazanym, na urlop wypoczynkowy niewykorzystany w poprzednich latach na podstawie art. 15gc specustawy, który obowiązuje od 24 czerwca 2020 r. Przepis ten określa przy tym, że pracodawca udziela zaległego urlopu:

• w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19,
• bez zgody pracowników, czyli w trybie jednostronnej decyzji, 
• pominięciem planu urlopów na 2020 r.,
• w maksymalnym wymiarze 30 dni.

Z jego treści nie wynika, że cały okres zaległego urlopu ma przypadać na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, lecz że jego udzielenie ma nastąpić w tym okresie. Pracodawca nie wie przecież, kiedy może nastąpić odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii. Nie może zatem postępować zgodnie z decyzją, która nie zależy od niego i której podjęcie jest zdarzeniem przyszłym. Jest zobowiązany działać adekwatnie do obowiązującego w danym momencie prawa.

WAŻNE: Przymusowa realizacja zaległych urlopów wypoczynkowych na mocy art. 15gc specustawy jest zasadą tymczasową, która ma pierwszeństwo przed zasadą udzielania urlopu z roku poprzedniego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Pracownik nie jest uprawniony do przerwania urlopu, udzielonego mu w trybie art. 15gc specustawy ze względu na odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii. 
Przepis ten nie przewiduje takiego rozwiązania. Przerwanie urlopu może zatem nastąpić tylko w jednej sytuacji wskazanych w art. 166-167 k.p., np. w razie choroby pracownika albo wskutek odwołania z urlopu ze względu na nieprzewidziane okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy. 

Przykład
Pracownik pełnoetatowy, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, ma 46 dni zaległego urlopu wypoczynkowego z lat 2018-2019 oraz 26 dni urlopu bieżącego z 2020 r. Pracodawca wysłał go – na mocy jednostronnej decyzji podjętej w trybie art. 15gc specustawy – od 8 czerwca na 30 urlopu z puli urlopu zaległego. Pracownik wróci więc do pracy w poniedziałek 20 lipca. 
Tego dnia miałby obowiązek stawić się w zakładzie pracy również w przypadku odwołania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii koronawirusa przed tą datą, jeśli nie zaistniałaby wcześniej żadna z kodeksowych okoliczności przerywających urlop.

Specustawa stworzyła tymczasową podstawę prawną dla instytucji tzw. przymusowego urlopu wypoczynkowego, określając jednocześnie warunki jej stosowania. 
Przed i po okresie jej obowiązywania pracodawca mógł i nadal będzie mógł wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Jednak tylko na niewykorzystany urlop za rok poprzedni i na warunkach obowiązujących w przypadku urlopów bieżących (wyjątek: ostateczny termin, którym jest 30 września). Jest to uprawnienie wynikające nie z przepisów, lecz z interpretacji Sądu Najwyższego (por. wyrok z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, OSNP 2006/23–24/354). Jest ono kwestionowane przez Departament Prawny Generalnego Inspektora Pracy (GIP), który uważa, że zmuszanie pracownika do wykorzystywania zaległego urlopu jest niezgodne z prawem (stanowisko ze stycznia 2007 r., GNP-110-4560-46/07/PE). 
Tyle że GIP zmienił zdanie w tej sprawie, przyjmując, że w czasie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii koronawirusa jest to w pełni dopuszczalne, a za taką interpretacją przemawia wspomniany wyrok SN z 25 stycznia 2005 r. To stanowisko jest dostępne pod adresem: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html. Identyczny pogląd wyraziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/informacja-mrpips-w-sprawie-udzielania-urlopow-wypoczynkowych). 

WAŻNE: Pierwszy dzień zaległego urlopu z 2019 r., udzielanego na mocy art. 168 k.p., może przypadać na środę 30 września 2020 r., jeśli w tym dniu pracownik – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – ma wykonywać pracę. 

Według planu urlopów

Tylko zaległe urlopy wypoczynkowe z poprzednich na podstawie art. 15gc specustawy mogą być udzielane poza planem urlopów na 2020 r. W pozostałych przypadkach, bieżące i zaległe urlopy, powinny być wykorzystywane zgodnie z tym dokumentem, jeśli jest on przygotowywany (szerzej o planach urlopów na 2020 r. pisaliśmy w SnKiP nr 24/2019, Obowiązki pracodawcy na przełomie 2019/2020). Pracodawca nie sporządza planu urlopów, jeśli nie ma u niego zakładowej organizacji związkowej, a także gdy organizacja jest, lecz zgodziła się na brak planu (art. 163 § 11 zd. 1 k.p.). W takiej sytuacji musi uzgodnić terminy urlopów z poszczególnymi pracownikami, z tym że – tak samo, jak pracodawca tworzący plan urlopów, musi:

• wziąć pod uwagę wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów, które nie wiążą jednak pracodawcy, a odmowa ich uwzględnienia nie stanowi mobbingu (por. wyrok SA w Białymstoku z 17 kwietnia 2013 r., sygn. akt III APa 3/13),
• zapewnić normalny tok pracy,
• pominąć urlop na żądanie, udzielany w trybie art. 1672 k.p. 

WAŻNE: Zakłócenia w działalności zakładu pracy wywołane działaniami antykoronawirusowymi mogą być kwalifikowane jako szczególne potrzeby pracodawcy i stać się przyczyną zmiany planu urlopów w 2020 r. 

Choć plan urlopów ma charakter wiążący dla pracowników i pracodawcy, może być zmieniany na zasadach określonych w art. 164-167 k.p. Jest to jednak dozwolone wobec konkretnych pracowników, gdy: 

• przesunięcie urlopu następuje na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (tzw. przesunięcie fakultatywne),
• do przesunięcia urlopu dochodzi z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (tzw. przesunięcie obligatoryjne),
• przerwanie urlopu jest efektem czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy, a także urlopu macierzyńskiego,
• odwołanie pracownika z urlopu stało się konieczne, ponieważ jego obecność w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• na mocy porozumienia między pracodawcą i pracownikiem. 

Pracodawca powinien udzielać najpierw urlopu zaległego, a potem bieżącego. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12). Stwierdził, że udzielanie urlopu w następnym roku kalendarzowym jest wyjątkiem od reguły korzystania z urlopów na bieżąco, w związku z czym ma pierwszeństwo zgodnie z regułą z mniejszego na większe (a minori ad maius). Odmienne postępowanie prowadziłoby do niepełnej kompensaty niewykorzystanego urlopu. Dotyczy to także roku 2020, mimo jego wyjątkowości będącej rezultatem przeciwdziałania COVID-19. 

Przykład
Załóżmy, że pracownik z poprzedniego przykładu miał zaplanowany urlop od 1 września do 31 października 2020 r. (44 dni urlopu zaległego). Ponieważ wykorzysta 30 dni zaległego urlopu poza planem, w takim razie w tym czasie zrealizuje pozostałe 16 dni z puli zaległego wypoczynku oraz całość bieżącego urlopu, wracając jednocześnie do pracy wcześniej niż zakładał plan. Tak długi okres urlopowy był jednak planowany z uwagi na zaległości urlopowe. Ich wcześniejsze wykonanie, może spowodować, że pracodawca i pracownik zawrą porozumienie o przesunięciu części bieżącego urlopu na późniejszy termin.

Niedzielenie przez pracodawcę urlopu zaległego do 30 września nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia wypoczynku bez zgody pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego  z 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002/15/353). Pracownik, który samowolnie uda się na urlop zaległy, dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, OSNAPiUS 2010/11-12/137). Nieobecność w takim przypadku będzie usprawiedliwiona tylko wtedy, gdy pracodawca odmawiając udzielenia urlopu zaległego nie podał żadnych szczególnych okoliczności uzasadniających tę decyzję (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 2013 r., sygn. akt SNO 29/13). 

Zgodnie z rozkładem czasu pracy 

Pracodawca musi udzielić urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 1542 § 1 k.p.). Nie ma tu znaczenia, czy pracownik świadczy pracę zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, stacjonarnie czy w formie telepracy. 
Nie odgrywa także roli czy dni robocze konkretnego pracownika przypadają w dni powszednie, w niedziele czy święta. W każdym przypadku jeden jego dzień będzie odpowiadał 8 godzinom pracy (art. 1542 § 2 k.p.). Dotyczy to także pracowników, których dobowa norma czasu pracy wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa niż 8 godzin.

Przykład
Pracodawca wprowadził na mocy porozumienia ze stroną pracowniczą (art. 15zf ust. 1 pkt 2 i ust. 4 pkt 4 specustawy) równoważny czas pracy przedłużający dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin. Pracownik pełnoetatowy objęty tym system korzysta z 3 dni urlopu bieżącego. Jego roczna pula urlopowa z 208 godz. (26 dni x 8 godz.) zmniejszyła się więc o 36 godz. do 172 godz. 

Zasadniczo urlop wypoczynkowy powinien obejmować cały dzień pracy, wynikający z rozkładu czasu pracy pracownika. Dopuszczalne jest jednak udzielenie urlopu w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy. Może mieć to miejsce wyłącznie wtedy, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop – tzw. końcówka (art. 1542 § 4 k.p.). 

WAŻNE: O początku urlopu decyduje rozkład czasu pracy pracownika. W konsekwencji znaczenie ma początek kolejnej doby pracowniczej, a nie ta sama doba kalendarzowa (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r., sygn. akt II PK 116/10). 

Specjalne uprawnienia pracodawcy

Na podstawie art. 15x ust. 1 specustawy pracodawca może – w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, na czas oznaczony nie dłuższy niż do czasu odwołania tych stanów, wprowadzić specjalne rozwiązania w zakresie czasu pracy, np. zmienić rozkład czasu pracy pracowników albo polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji. Takie uprawnienie przysługuje wyłącznie wtedy, gdy zatrudnia pracowników:

• w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania systemów i obiektów infrastruktury krytycznej, a także sieci przesyłowych lub dystrybucyjnych w rozumieniu prawa energetycznego,
• w przedsiębiorstwie będącym podwykonawcą lub dostawcą, którzy nie są częścią infrastruktury krytycznej, o której mowa w poprzednim punkcie, ale są kluczowi dla zachowania ciągłości działania infrastruktury krytycznej,
• zapewniających funkcjonowanie stacji paliw płynnych w rozumieniu prawa energetycznego oraz przepisów o elektromobilności i paliwach alternatywnych, 
• u przedsiębiorcy, w stosunku do którego wydano polecenie w trybie art. 11 ust. 2 specustawy, 
• w przedsiębiorstwie pełniącym funkcję sprzedawcy z urzędu w rozumieniu prawa energetycznego,
• na obszarze lub na terenie obiektu ważnego dla obronności, interesu gospodarczego państwa, bezpieczeństwa publicznego i innych ważnych interesów państwa,
• w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na świadczeniu czynności bankowych w rozumieniu art. 5 prawa bankowego,
• w przedsiębiorstwie prowadzącym obiekt unieszkodliwiania odpadów wydobywczych kategorii A w rozumieniu przepisów o odpadach wydobywczych, którego działanie lub niewłaściwe działanie może spowodować poważny wypadek, wynikający z krótkoterminowej lub długoterminowej utraty stateczności tego obiektu obejmującej wszelkie awarie mechanizmów związanych z jego konstrukcją lub jego niewłaściwej eksploatacji, który skutkuje znacznym ryzykiem utraty życia, poważnego zagrożenia dla zdrowia ludzi lub środowiska, 
• u przedsiębiorcy prowadzącego działalność w sektorze rolno-spożywczym związaną z wytwarzaniem lub dostarczaniem żywności.

Pracodawca znajdujący się na tej liście, który zastosował specjalne rozwiązania dotyczące czasu pracy, ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego (w tym na żądanie), urlopu bezpłatnego oraz innego urlopu Jest też uprawniony do przesunięcia terminu urlopu i odwołania pracownika z urlopu. Nie wolno mu tego zrobić w stosunku do urlopu: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego.

Podstawa prawna: art. 15g, art. 15gb, art. 15gc, art. 15x, art. 15zf ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 z późn.zm.); art. 77 pkt 16 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1086); art. 153, art. 154, art. 1542, art. 1552a § 1-2, art. 1553, art. 161, art. 163-168, art. 171, art. 281 § 1 pkt 2, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z póżn.zm.); art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1251).