Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

WAŻNE TEMATY

1 stycznia 1970

NR 14 (Luty 2019)

Układ i zawartość teczki osobowej po zmianach

181

Dla osób, z którymi pracodawca nawiązuje stosunek pracy po 1 stycznia 2019 r., musi zakładać akta osobowe podzielone na cztery części (poprzednio na trzy). W ten sam sposób ma segregować dokumenty pozyskiwane po tej dacie od pracowników pozostających na etacie powstałym do końca 2018 r. Wynika to z § 19 i § 20 ust. 2 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie z 2018 r.), które zastąpiło z początkiem 2019 r rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie z 1996 r.). Te cztery części – według § 3 rozporządzenia z 2018 r. – to:

 

  • część A – umieszcza się tu oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (nie ma wykazu dokumentów, które mają tu trafić, ponieważ pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia tylko takich danych osobowych, które wymienia kodeks pracy i odrębne przepisy), a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 k.p.),

  • część B – gromadzi się tu oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in. umowę o pracę, zakres czynności (obowiązków) pracownika, dokumenty potwierdzające przyznanie nagrody lub wyróżnienia czy korzystanie z urlopów związanych z rodzicielstwem (podstawowy katalog dokumentów zawiera § 3 pkt 2 rozporządzenia z 2018 r.),

  • część C – kompletuje się tu oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy – zgodnie z bazowym zestawieniem z § 3 pkt 3 rozporządzenia z 2018 r. mają to być m.in. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę i wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

  • część D – do tej nowej części akt osobowych wkłada się odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 

WAŻNE: Taki kształt pracodawca może (nie musi) też nadać aktom osobowym zawierającym dokumenty zebrane przed 1 stycznia 2019 r., prowadzone dla osób pozostających w tym dniu w stosunku pracy (§ 21 rozporządzenia z 2018 r.). Wolno mu natomiast utrzymać dotychczasową strukturę akt osobowych osób, których zatrudnienie ustało do końca 2018 r. (§ 22 rozporządzenia z 2018 r.).

Przykład

Pracodawca zatrudnia zwykle 10-12 osób na etatach. Fluktuacja pracowników – ze względu na specyfikę branży – jest duża, dlatego bieżąca i archiwalna dokumentacja pracownicza też ma spore rozmiary. Po 1 stycznia 2019 r. nie jest zobligowany do zmiany archiwalnych teczek osobowych, czyli tych pracowników, którzy odeszli z firmy do końca 2018 r. Zdecydował natomiast, aby dla wszystkich obecnie zatrudnionych, bez względu na termin zawarcia umowy o pracę, uporządkować akta osobowe w czterech częściach. W ten sposób uniknie dwoistości w przypadku osób, które były na etatach 1 stycznia 2019 r.: podziału dokumentów sprzed tej daty na trzy części, a tych pozyskiwanych po tej dacie – na cztery.

 

TABELA 1. Zasady prowadzenia akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

 

 

Niezmienione

Nowe

Prowadzenie akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 rozporządzenia z 2018 r.).

 

Przekazanie dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy w razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów  (§ 7 rozporządzenia z 2018 r.).

Chronologiczne układanie dokumentów, ich numerowanie oraz umieszczanie wykazów oświadczeń i dokumentów znajdujących się w każdej z części akt osobno (§ 4 ust. 1 rozporządzenia  z 2018 r.)

Sporządzanie oddzielnych podkatalogów  (w części D mają one dotyczyć danej kary) z powiązanymi tematycznie dokumentami i nadawanie im odpowiednio numerów A1, B1, C1, D1  i kolejnych (§ 4 ust. 2 i ust. 3 zd. 1 rozporządzenia z 2018 r.).

Przechowywanie w aktac...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę