Koronowirus – zmiany w przepisach ważne dla pracowników i pracodawców

W momencie oddawania numeru do druku trwały jeszcze prace sejmowe nad projektem ustawy, dlatego w materiale zostały opisane zmiany zaproponowane w druku sejmowym nr 299.

Ochrona miejsc pracy 

Każdy pracodawca, a więc osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną oraz wspólnicy spółki cywilnej, może zwrócić się z wnioskiem o:

• przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy.
• wypłatę ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych świadczeń na dofinansowanie wynagrodzenia pracowników objętych przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy, w następstwie wystąpienia COVID-19.

Oczywiście zaproponowane rozwiązania dotyczą tylko części przedsiębiorców. By móc skorzystać z nich skorzystać pracodawca nie może przede wszystkim zalegać z regulowaniem zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz lub Fundusz Pracy, z wyjątkiem przypadku gdy: 
a) zadłużony przedsiębiorca zawarł umowę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub otrzymał decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłaca raty lub korzysta z odroczenia terminu płatności albo 
b) zaleganie w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz lub Fundusz Pracy powstało w okresie spadku obrotów gospodarczych, a przedsiębiorca dołączył do wniosku o przyznanie świadczeń plan spłaty zadłużenia uprawdopodabniający poprawę swojej kondycji finansowej i pełną spłatę zaległości w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz lub Fundusz Pracy, wraz z kopią wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o rozłożenie na raty należności z tytułu tych składek lub o odroczenie płatności tych składek. Nie mogą wobec niego zachodzić również przesłanki do ogłoszenia upadłości.
Co istotne niezaleganie z daninami publicznymi (tj. podatkami, składkami ZUS) dotyczy okresu do końca III kwartału 2019 r. 

Przykład
Spółka z o.o. wskutek ogłoszenia stanu epidemii na terenie Polski musiała znacznie ograniczyć produkcję i w związku z tym zanotowała znaczny spadek obrotów. Mimo, że w grudniu 2019 r. nie zapłaciła  składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników, może obecnie złożyć wniosek o dofinansowanie części wynagrodzeń dla pracowników. 

Trzeba pamiętać, że dofinansowanie do wynagrodzenia nie ogranicza się jedynie do osób, które pozostają w stosunku pracy, ale także do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nakładczą lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osób które wykonują pracę zarobkową na podstawie innej niż stosunek pracy na rzecz pracodawcy będącego rolniczą spółdzielnią produkcyjną lub inną spółdzielnią zajmującą się produkcją rolną, jeżeli z tego tytułu podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. 
Świadczenia te przysługują w okresach przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy. 
 

Przestój ekonomiczny 

Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, nie niższe jednak niż 2600 zł brutto, ale przy uwzględnieniu wymiaru czasu pracy. Zatem gdy pracownik świadczył pracę w wymiarze 1/2 etatu, to minimalne wynagrodzenie za przestój nie może być mniejsze niż 1300 zł brutto.
Wynagrodzenie za przestój jest dofinansowywane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. 
 

Przedsiębiorca, który zanotował mniejsze obroty może obniżyć wymiar czasu pracy o 20%, ale nie więcej niż do 0,5 etatu. Należy pamiętać, że wynagrodzenie w tym przypadku nie może być niższe niż 2600 z brutto, gdy pracownik jest zatrudniony na pełen etat. 
Jednak nie każdy spadek obrotów upoważnia do skorzystania z dofinansowania wynagrodzenia dla pracowników. Ustawodawca będzie wspierać finansowo wyłącznie pracodawców, u których spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym jest:

• nie mniejszy niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego, lub 
• nie mniejszy niż 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Wynagrodzenie za obniżenie czasu pracy jest dofinansowywane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości połowy tego wynagrodzenia, jednak w kwocie nie większej niż 2079,43 zł, czyli 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, które według komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 11 lutego 2020 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2019 r. wynosi 5189,58 zł. 
Podobnie, jak przy obniżeniu wynagrodzenia, dofinansowanie wynagrodzenia związanego z obniżeniem czasu pracy nie przysługuje, jeżeli pracownik zarabiał miesięcznie więcej niż 15 681 zł (tj. 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2020 r. wynoszącego 5227 zł). Generalnie warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. 
Zawarcie tego porozumienia (uzgodnienia jego treści) obywa się albo z organizacjami związkowymi, organizacja związkową albo przedstawicielami pracowników. Jest to  zależności  od tego czy pracownicy są zrzeszeni, a zrzeszająca ich organizacja związkowa reprezentuje co najmniej 5% ogółu zatrudnionych.
W zakładzie, gdzie nie działają związki zawodowe, a dodatkowo  cześć pracowników nie jest obecna, to wystarczającym jest uzgodnienie porozumienia z reprezentacja pracowników, którzy zostali wybrani uprzednio dla innych celów, np. związanych z wyborem instytucji prowadzącej PPK. 

Przykład
U pracodawcy działają trzy organizacja związkowe, ale tylko jedna zrzesza więcej niż 5% załogi. W związku z tym treść porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi w czasie przestoju związanego z pandemią musi on skonsultować tylko z tą jedną organizacją. 

W innych przypadkach zmiany dotyczące okresu ekonomicznego lub obniżonego czasu pracy mogą być wprowadzone w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. Pracodawca musi w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia  przekazać  kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
W porozumieniu, o którym mowa wcześniej, określa się co najmniej:

• grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy;
• obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników;
• okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.
   

 

Dofinansowanie do wynagrodzeń i składek ZUS dla pracowników przysługują pracodawcy przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące do złożenia wniosku.  
Wnioski o pomoc na dofinansowaniem i miejsc pracy związanych z zaistniałą sytuacją należy kierować do wojewódzkich urzędów pracy.

Pracownicy handlu 

Na mocy art. 15i „specustawy” dozwolone jest rozładowywanie, przyjmowanie i ekspozycja towarów pierwszej potrzeby w niedziele przez otwarte w okresie epidemii placówki handlowe (m.in. sklepy spożywcze, apteki, drogerie) oraz powierzania w tych dniach pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności. Nie oznacza to, że w niedzielę będzie można sprzedawać towary pierwszej potrzeby konsumentom. Tutaj chodzi wyłącznie o czynności ułatwiające zaopatrzenie sklepów. Praca w tym trybie nie jest dozwolona, gdy w niedzielę przypada święto, np. Niedziela Wielkanocna.
 

Badania wstępne 

W przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, a więc od 25 marca 2020 r. zawiesza się wykonywanie obowiązkowych badań lekarskich zarówno wstępnych, jak i okresowych pracowników do których stosuje się Kodeks pracy. 
Natomiast w przypadku kierowców wykonujących przewozy drogowe oraz maszynistów transportu kolejowego ustawa wprowadziła zawieszenie konieczności przeprowadzania badań lekarskich i psychologicznych.
Trzeba pamiętać, ze obowiązek przeprowadzania badań zdrowotnych jest tylko zawieszony, zatem po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, pracodawca i pracownik muszą niezwłocznie wykonać badania, w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia odwołania danego stanu. 
Jeżeli po powrocie do normalnych warunków epidemiologicznych dostęp do lekarzy medycyny pracy byłby ograniczony, wówczas orzeczenie takie będzie mógł wydać inny lekarz – jednak będzie ono tylko tymczasowe i będzie mogło być wykorzystywane w przypadkach niecierpiących zwłoki. Takie sformułowanie nie jest przypadkowe, ponieważ orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, albo stanu epidemii.
 

Przyuczenie do zawodu 

W okresie czasowego ograniczenia lub zawieszenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty wprowadzonego na podstawie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 30b ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe pracodawca musi zwolnić młodocianego pracownika odbywającego przygotowanie zawodowe z obowiązku świadczenia pracy.
Jeżeli pracodawca wypłaci wynagrodzenia dla takiego pracownika za ten okres, wówczas zachowuje prawo do jego refundacji, jeśli wcześniej zawarł umowę w ramach Ochotniczych Hufców Pracy. 

Zmiana czasu pracy w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa 

W przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawca może, na czas oznaczony nie dłuższy niż do czasu odwołania tego stanu:
zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa, stacji lub urzędu;
polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji.
Takie rozwiązanie ma jednak ograniczony zakres obowiązywania, ponieważ może z niego skorzystać pracodawca zatrudniający pracowników:

1. w przedsiębiorstwie wchodzących w skład infrastruktury krytycznej, tzn. prowadzącym działalność polegającą na zapewnieniu:
   – zaopatrzenia w energię, surowce energetyczne i paliwa,
   – sieci teleinformatycznych,
   – zaopatrzenia w wodę,
   – transportowe,
   – produkcji, składowania, przechowywania i stosowania substancji chemicznych i promieniotwórczych, w tym rurociągi substancji niebezpiecznych
2. w przedsiębiorstwie będącym podwykonawcą lub dostawcą, którzy nie są częścią infrastruktury krytycznej, ale są kluczowi dla zachowania ciągłości działania infrastruktury krytycznej;
3. zapewniających funkcjonowanie stacji paliw płynnych oraz stacji gazu ziemnego;
4. u przedsiębiorcy, w stosunku do którego wydano takie polecenie. 
    

Skoszarowanie oznacza, że pracownik przez cały ten czas nie może korzystać z urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie, urlopu bezpłatnego oraz dodatkowego urlopu płatnego, a dodatkowo może być on odwołany z urlopu.  i co istotne, nie jest to naruszenia praw pracowniczych. 
Orzeczenia o niepełnosprawności 
Z przyczyn związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, orzeczenia o:

1. częściowej niezdolności do pracy,
2. całkowitej niezdolności do pracy,
3. całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji,
4. niezdolności do samodzielnej egzystencji

– wydane na czas określony na podstawie odpowiednich przepisów, których ważność upływa w okresie ogłoszenia stanu epidemii albo w okresie 30 dni bezpośrednio następujących po jego odwołaniu, zachowują ważność przez okres kolejnych 3 miesięcy od dnia upływu terminu ich ważności, nie dłużej jednak niż do dnia wydania nowego orzeczenia.

Przedłużony czas pracy

Koronowirus wpłynął, co widzimy wszyscy, na sposób świadczenia pracy przez pracowników. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie epidemii pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych w jej następstwie i którzy nie zalegają w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca III kwartału 2019 r., mogą wprowadzić w swoim zakładzie pracy:

1. ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku do nie mniej niż 32 godzin, obejmujących co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego;
2. zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy.

Przypomnijmy, że w normalnych warunkach pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy musi być równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.
Jak już wspomniano, zmiany dotyczące czasu pracy i warunków jej świadczenia dotyczą tylko tych przedsiębiorców, którzy odnotowują spadek obrotów gospodarczych. Chodzi o sytuację, w której spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym jest:

1. nie mniejszy niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku,  w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego; 
2. nie mniejszy niż 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po  1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, o którym mowa w ust.1, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Kolejnym uprawnieniem pracodawcy, który notuje mniejsze obroty jest zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu. 
Takie porozumienie zawiera pracodawca z organizacjami związkowymi, które reprezentują co najmniej 5% pracowników, albo zakładowa organizacja związkowa albo przedstawicielami pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy, w zależności od tego jak zorganizowani są pracownicy. 
 

Warto podkreślić, że z tego rozwiązania może skorzystać także pracodawca, gdy:

• zawarł umowę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub otrzymał decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłaca raty lub korzysta z odroczenia terminu płatności albo
• zaleganie w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Pracy powstało w okresie spadku obrotów gospodarczych, a dodatkowo dołączył do wniosku o przyznanie świadczeń plan spłaty zadłużenia uprawdopodabniający poprawę kondycji finansowej przedsiębiorcy i pełną spłatę zaległości w regulowaniu składek na ZUS, wraz z kopią wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o rozłożenie na raty należności z tytułu tych składek lub o odroczenie płatności tych składek.

Ważność orzeczeń lekarskich dla policjantów i strażników granicznych 

Ważność orzeczeń lekarskich dla tych grup zawodowych została przedłuża się do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Oczywiście chodzi o te orzeczenia, których ważność kończy się w okresie epidemii. 

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy

W przypadku zamknięcia szkoły, ośrodka rewalidacyjno-wychowawczego, ośrodka wsparcia, warsztatu terapii zajęciowej lub innej placówki pobytu dziennego o podobnym charakterze z powodu COVID-19, do których uczęszcza dorosła osoba niepełnosprawna, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dorosłą osobą niepełnosprawną, przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy nie dłuższy niż 14 dni.

Zakład pracy chronionej 

Pracodawca będący zakładem aktywności zawodowej może ubiegać się o rekompensatę wypłaconego wynagrodzenia pracownikom niepełnosprawnym, pokrywanego ze środków pochodzących z działalności wytwórczej lub usługowej zakładu aktywności zawodowej lub innych źródeł, w części proporcjonalnej do występującej w danym miesiącu liczby dni przestoju w działalności zakładu aktywności zawodowej lub zmniejszenia przychodu z tej działalności.

Jak już wspomniano dofinansowanie następuje na wniosek, który należy złożyć w terminie 30 dni od dnia wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Wniosek ten musi zawierać:

1. nazwę zakładu aktywności zawodowej, jego adres i siedzibę;
2. wskazanie miesiąca, za który pracodawca ubiega się o rekompensatę;
3. określenie wysokości wynagrodzeń podlegających rekompensacie. 

Dodatkowo do wniosku należy dołączyć:

1. dokumenty potwierdzające wypłatę i wysokość poniesionych kosztów płacy,
2. zestawienie przychodu z działalności gospodarczej za czwarty kwartał roku poprzedniego,
3. kopie umów, które nie mogły być wykonane w związku z przeciwdziałaniem COVID-19
   – wraz z uzasadnieniem.

Postojowe dla osób wykonujących umowy zlecenia (o dzieło) i prowadzących działalność gospodarczą 
Nie jest tajemnicą, że bardzo wiele osób wykonuje pracę nie na umowę o pracę, ale często jako zleceniodawcy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą. Dlatego takie osoby mogą liczyć na wypłatę 2080 zł, jeżeli ich przychody zmniejszyły się o co najmniej 15% z powodu stanu epidemii. Trzeba pamiętać, że osoby te nie mogą zawiesić działalności gospodarczej, jeśli wiążąca ich umowa z pracodawca została zawarta przed 1 lutego 2020 r. 
Świadczenie jest przyznawane na wniosek zainteresowanej osoby i wypłacane przez ZUS na jej rachunek bankowy. 

Pożyczka dla mikro przedsiębiorców

Mikroprzedsiębiorca może złożyć wniosek o pożyczkę do wysokości 5000 zł do powiatowego urzędu pracy, właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Oprocentowanie tej pożyczki wynosi 0,0525%, a okres spłaty nie może być dłuższy niż 12 miesięcy, z karencją w spłacie kapitału wraz z odsetkami przez okres 3 miesięcy od dnia udzielenia pożyczki.

Zwolnienie ze składek ZUS 

Na wniosek płatnika składek zwalnia się z obowiązku opłacania nieopłaconych składek na ZUS należnych za okres od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 maja 2020 r. 
Zwolnienie z tytułu nieopłaconych składek przysługuje, jeżeli płatnik składek:

1. jest osobą prowadzącą pozarolniczą działalność:
2. wykonywał działalność przed lutego 2020 r.;
3. jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców;
4. nie korzystał z innych form pomocy dla przedsiębiorców przewidzianych omawianą ustawą;
5. osiągnął przychód z prowadzenia pozarolniczej działalności uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek o zwolnienie z tytułu nieopłaconych składek nie wyższy niż 15 681 zł.

Umowy o dzieło

Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło ma obecnie obowiązek poinformowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.

Pracownicze plany kapitałowe

Specustawa pozwoliła wydłużyć pracodawcy termin do zawarcia umowy o prowadzenie PPK przez podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz pracowników. Według nowych rozwiązań podmiot zatrudniający do :
– 50 osób ma czas do 10 lutego 2021 r.;
– 20 osób ma czas do 10 lutego 2021 r.;
Natomiast pozostałe podmioty, w tym pracodawcy należący do sektora budżetowego, do 10 sierpnia 2021 r.