Jak przebiega kontrola ZUS

Szczegółowa kontrola ZUS może dotyczyć:

• samego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek przez przedsiębiorcę będącego płatnikiem,
• ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych – również bieżąca aktualizacja danych,
• dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Rozpoczęcie kontroli

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowej.

W przypadku, gdy kontrola ma się odbyć u przedsiębiorcy, musi poprzedzić ją zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. 
Kontrola rozpoczyna się nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym przedsiębiorca odbierzesz zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia. Inspektor może zjawić się wcześniej niż po 
7 dniach od doręczenia zawiadomienia ale tylko na pisemny wniosek przedsiębiorcy.  Natomiast w przypadku, gdy kontrola ma być przeprowadzona później niż po 30 dniach od doręczenia  zawiadomienia – musi być ono doręczone ponownie.

 

WAŻNE: Jeżeli czasie, w którym ZUS chce skontrolować płatnika składek odbywa się u niego inna kontrola, wówczas inspektor kontroli ZUS musi odstąpić od kontroli i  ustalić jej inny termin. Przedsiębiorca może jednak wyrazić zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli. 

 

Jeśli kontrola będzie się odbywała u osoby nie będącej przedsiębiorcą, termin jej rozpoczęcia ustala inspektor kontroli ZUS po otrzymaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Miejsce prowadzenia kontroli

Kontrola ZUS odbywa się  jej w siedzibie kontrolowanej firmy oraz w innych miejscach, w których przedsiębiorca prowadzi działalność. 

Na wniosek kontrolowanego lub za jego zgodą może to być inne miejsce, 
w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być również przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to jej przebieg. Jest to możliwe, gdy kontrolowany wyrazi na to zgodę na piśmie. Bez takiej zgody ZUS może prowadzić czynności kontrolne w swojej placówce, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter,
• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika przedsiębiorcy,
• kontrolowany nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
• przedsiębiorca nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi działalności pod adresem tam zapisanym.

Czas trwania kontroli

Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu kontrolowanego. I tak:

• kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy,
• kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

– jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
– jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
– jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
– jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Obowiązki kontrolowanego

Płatnicy składek, u których prowadzona jest kontrola muszą:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Sprzeciw

 
Przedsiębiorca może złożyć sprzeciw, gdy inspektor kontroli ZUS rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw może też złożyć w imieniu kontrolowanego osoba upoważniona do jego reprezentacji.

 

WAŻNE: Sprzeciw musi być złożony na piśmie wraz z uzasadnieniem w terminie 3 dni roboczych od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpiły przesłanki do  jego wniesienia. 

 

Równocześnie o fakcie wniesienia sprzeciwu należy zawiadomić inspektora kontroli ZUS. W tej sytuacji inspektor wstrzymuje kontrolę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, 
w którym go otrzymamy. W jego wyniku wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu.

 

WAŻNE: Przedsiębiorcy przysługuje prawo do zażalenia na otrzymane postanowienie. Musi je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzymał postanowienie. Zażalenie jest rozpatrywane przez ZUS w ciągu 7 dni od dnia, 
w którym je otrzymamy. Jeśli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w tym terminie, jest to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.

 

Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia kontrolowany przedsiębiorca może wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Protokół kontroli

Ustalenia pokontrolne inspektor kontroli ZUS opisuje w protokole kontroli. Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół kontroli powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
• dane kontrolowanego płatnika składek,
• dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę,
• zakres kontroli,
• czas trwania czynności kontrolnych,
• opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych,
• przedstawienie dowodów,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
• pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS,
• informacje o wpisie do książki kontroli.

 

WAŻNE: Kontrolę uznajemy za zakończoną, gdy przedsiębiorca odbierze protokół kontroli osobiście lub ZUS nada protokół kontroli pocztą.

 

Zastrzeżenia na ustalenia pokontrolne

Kontrolowany ma 14 dni od dnia, w którym otrzymał protokół, na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń. Musi równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone przez przedsiębiorcę zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. 

 

WAŻNE: O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń inspektor kontroli ZUS musi poinformować kontrolowanego na piśmie.

Dokumenty korygujące

Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń przedsiębiorca musi dostarczyć do ZUS dokumenty korygujące, jeśli są wymagane. Ma na to 30 dni od dnia, 
w którym otrzymał protokół kontroli. Jeśli złożył zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie dostarczy dokumentów korygujących, wwczas ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Zrobi to 
w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Wówczas przedsiębiorca ma z obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.

 

Opr. na podstawie materiałów ZUS