Czy można żądać adresu zamieszkania od osoby wybranej do zatrudnienia

ODPOWIEDŹ

Tak, od osoby, która w wyniku rekrutacji została wybrana do zatrudnienia pracodawca może zażądać udostępnienia adresu zamieszkania. Takie stanowisko zajęły: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) i Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

UZASADNIENIE

Adres zamieszkania pracownika nie jest istotnym elementem umowy o pracę (por. art. 29 § 1 k.p.). W pomocniczym wzorze tego dokumentu (dostępnym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, www.gov.pl) jest jednak umieszczony jako dodatkowa dana, obok imienia (imion) i nazwiska, identyfikująca pracownika. Pracodawca ma prawo zażądać jego podania od pracownika, zgodnie z art. 221 § 3 pkt 1 k.p.). Tyle że osoba wybrana do zatrudnienia nie ma statusu pracowniczego od czasu nawiązania stosunku pracy, co następuje w dacie wskazanej w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy takiego zapisu brak – w dacie zawarcia umowy o pracę (art. 2 w zw. z art. 26 k.p.). Co ma zatem zrobić pracodawca? Zdaniem MRPiPS oraz UODOD: domagać się podania adresu zamieszkania od wybranego kandydata – patrz poniżej. 

Stanowisko MRPiPS z 29 maja 2019 r.*

Katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został zawarty w art. 221 § 1 kodeksu pracy, zaś od pracownika w § 3 tego artykułu. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż adres zamieszkania jest daną osobową pobieraną od pracownika. 

Należy wyjaśnić, iż wprawdzie pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy jest osoba już zatrudniona m.in. na podstawie umowy o pracę (art. 2 k.p.), to jednak osobę, co do której pracodawca podjął decyzję o jej zatrudnieniu (i poinformował ją o tym), a następnie przedsięwziął niezbędne czynności celem zawarcia umowy o pracę (tj. pobrał dane osobowe konieczne do wypełnienia umowy o pracę), trudno zakwalifikować jako kandydata. Dlatego też „adres zamieszkania” został umieszczony w katalogu danych osobowych pozyskiwanych od pracownika. Przetwarzanie tych danych ma bowiem na celu zatrudnienie pracownika (zawarcie umowy o pracę), nie zaś ubieganie się o zatrudnienie (udział w konkursie).
*opublikowane w Dzienniku Gazecie Prawnej z 27 czerwca 2019 r., dodatek Kadry i Płace

Fragment stanowiska UODO z 5 lipca 2019 r.*

(…) w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się zatrudnić taką osobę (wybranego kandydata do pracy – przyp. autorki), to na podstawie art. 221 § 3 k.p. ma prawo żądać podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także m.in. jego adresu zamieszkania. Zbieranie tego rodzaju danych osobowych nie tylko jest dopuszczalne w świetle przepisów kodeksu pracy i rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, czyli RODO, ale także jest niezbędne w celu zawarcia umowy o pracę, udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy spełniania przez pracodawcę innych obowiązków wynikających z przepisów prawa. (…)

 

*pełna treść stanowiska została opublikowana w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 sierpnia 2019 r., dodatek Kadry i Płace

Podstawa prawna: art. 2, art. art. 221 § 1 i § 3 pkt 1 k.p., art. 26, art. 29 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.).