0
926
Jesteśmy jednostką budżetową. Czy przed wyjazdami w delegacje musimy pracownikom wypłacać zaliczki na wydatki czy sami pokrywają koszty, a po powrocie następuje rozliczenie?
Odpowiedź
Jednostka nie musi wypłacać zaliczek, chyba że dany pracownik złoży wniosek o nią. Dotyczy to podróży na terenie kraju.
Uzasadnienie
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.
Reguluje ono w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Jeśli chodzi o kwestię wypłaty zaliczek na poczet wydatków delegacyjnych, to obowiązek pracodawcy w tym zakresie zależy od celu podroży. Jeśli bowiem pracownik ma odbyć podróż krajową, to z rozporządzenia wynika wprost, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wynika z tego, że w tym przypadku wypłatę zaliczki inicjuje pracownik. Jeśli poprosi o zadatek pracodawca powinien go wypłacić.
Natomiast w razie podróży zagranicznej pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. A więc tu już pracownik nie musi ubiegać się o środki na wyjazd. Pracodawca powinien sam taką zaliczkę wypłacić.
Ważne
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Podstawa prawna: art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); § 5, § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
