Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

POMOCNIK PŁACOWO-KADROWY

28 sierpnia 2019

NR 21 (Wrzesień 2019)

Składki ZUS od wypłat związanych z podróżą służbową i wyjazdami lokalnymi

172

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztó w związanych z podróżą służbową. Co do zasady, nie podlegają one oskładkowaniu. Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracodawca będzie musiał zapłacić składki ZUS.

Na początku trzeba podkreślić, że w stosunku do należności związanych z podróżą służbową, pracodawcy podzieleni są na dwie grupy, tj:

  • pracodawcy będący państwowymi i samorządowymi jednostkami budżetowymi,
  • pozostali pracodawcy.

Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, wysokość oraz warunki ustalania przysługujących z tego tytułu należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 
Natomiast pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Ważne

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.


Jeżeli jednak, układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podróż służbowa 

Podkreślić trzeba, że także pracodawcy spoza sfery budżetowej podlegają przepisom rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, jeżeli w przepisach wewnętrznych organizacji lub w umowach o pracę nie uregulowali własnych zasad zwrotu należności z tytułu podróży służbowych.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. 
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast gdy podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje w sytuacji, gdy:

  • pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie,
  • pracownika delegowano do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • pracownik przebywający w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni skorzystał z prawa do powrotu, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu (dieta nie przysługuje za czas pobytu w miejscu zamieszkania).

Kwotę diety w wysokości 30zł za dobę krajowej podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie - 25% diety;
  • obiad - 50% diety;
  • kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, następuje zmniejszenie diety opisanych wcześniej  powyższych zasad. Zmniejszenie diety z tytułu zapewnienia pracownikowi posiłków w podróży służbowej oblicza się od kwoty pełnej diety.

Przykład
Krajowa podróż służbowa pracownika trwała od godz. 6:00 pierwszego dnia (godzina wyjazdu) do godz. 23:00 (godzina przyjazdu) czwartego dnia. Pracownik miał zapewnione w drugim i trzecim dniu śniadanie, obiad i kolację, a w czwartym dniu tylko śniadanie. Z uwagi na czas podróży (3 doby i 17 godzin) pracownikowi przysługiwało prawo do 4 diet, tj. 30 zł x 4 = 120 zł
Dietę 30 zł za dobę należy zmniejszyć o koszt bezpłatnego wyżywienia w danej dobie.
pierwsza doba = 30 zł – przysługuje cała dieta (brak posiłku),
druga doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25% diety) – obiad 15 zł (50% diety) – kolacja 7,50 zł (15% diety) = 0 zł – dieta nie przysługuje,
trzecia doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25 % diety) – obiad 15 zł (50% diety) – kolacja 7,50 zł (15% diety) = 0 zł – dieta nie przysługuje,
czwarta doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25% diety) = 22,50 zł – wysokość przysługującej diety.
Razem wysokość diety wynosi – 30 zł (pierwsza doba) + 22,50 zł (czwarta doba) = 52,50 zł.

W przypadku podróży zagranicznej dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. 
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    – do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
    – ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
    – ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  1. śniadanie – 15% diety,
  2. obiad – 30% diety,
  3. kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, także dokonuje się zmniejszenia diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Ważne

W sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi świadczeń 


związanych z wyjazdem służbowym, pracownik może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków. Kwota zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową jest ograniczona zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Noclegi
Jeśli pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu i nie przedłożył faktur za nocleg, może otrzymać zwrot części kosztów tj. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi:

  • podróż krajowa - 150% diety krajowej – 45 zł,
  • podróż zagraniczna – 25 % limitu określonego dla danego kraju.

Należy zauważyć, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwał on dłużej niż 6 godzin i odpoczynek odbywał się między godziną 21:00 a 7:00.
 

Ważne

Ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu oraz jeżeli pracodawca uzna, że była możliwość codziennego powrotu pracownika do miejscowości pobytu.


Dojazdy środkami komunikacji miejscowej
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży:

  • krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety tj. 6 zł,
  • zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety zagranicznej.

Dodać trzeba, że ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik: odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy, nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską, na wniosek pracownika pracodawca zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) wydatki pokryć ze środków firmowych, w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.

Przejazdy
Pracodawca określa, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, 
z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Ważne

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.


Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej własnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona 
w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Składki ZUS z tytułu podróży służbowej
Zgodnie z zasadą zawartą w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – przychody do wysokości określonej 
w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie stanowią wymiaru podstawy składek.

Diety a składki ZUS
Wobec tego pracodawca nie będący pracodawcą tzw. sfery budżetowej, może według swoich zasad ustalać wysokość diety związanej z wyjazdem służbowym pracownika, jednakże kwota diety nie może być niższa, niż wynikająca z przepisów.
Swobodne ustalanie należności dotyczących wysokości świadczeń nie dotyczy pracodawców ze sfery budżetowej. 

Ważne

Uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych wyższe sumy z tytułu podróży służbowych nie będą zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne.


Zatem, od kwot przewyższających obowiązujące kwoty diet i innych świadczeń z tytułu delegacji (np. wyższej stawki ryczałtu za przejazd w czasie podróży służbowej samochodem nie będącym własnością pracodawcy) należy opłacić składki ZUS na takich samych zasadach, jak od wynagrodzenia pracownika.

Przykład
Przedsiębiorca zawarł w regulaminie wynagradzania wysokość diety za dobę krajowej podróży służbowej w kwocie 50 zł. Pracownik w sierpniu 2019 r. odbył podróż służbową, nabywając prawo do 5 pełnych diet.
Pracownikowi wypłacono:
50 zł x 5 diet = 250 zł
Zwolnienie przychodu z podstawy wymiaru składek:
30 zł x 5 diet = 150 zł
Zatem od różnicy,
...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę