PPK – umowa na zarządzanie, umowa na prowadzenie, wpłaty

Umowę o prowadzenie PPK zawierana jest w imieniu i na rzecz pracowników z instytucją, z którą zawarta jest umowa o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie należy zawrzeć do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia powstania obowiązku tworzenia PPK. Jeśli wejście obowiązkowe przypada na dzień 1stycznia 2020 roku, to umowę należy zawrzeć do 11 maja 2020 r. (10 maja to niedziela). Umowa o zarządzanie PPK zawarta jest z pracodawcą, a instytucja finansową. Umowa ta powinna być, zwarta nie później niż 10 dni roboczych przez zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Zatem w sytuacji zatrudnienia więcej niż 50 osób jest to dzień 24 kwietnia 2020 r.

Umowa o prowadzenie PPK pociągnie za sobą obowiązek przekazywania składek. Od pierwszego wynagrodzenia po zawarciu umowy na prowadzenie PPK na leżna jest składka na PPK.

W opisywanej sytuacji, od wynagrodzenia wypłacanego od 11 maja 2020 r. do 31 maja 2020 r., powinno nastąpić pierwsze naliczenie PPK, a przekazanie należnej składki do instytucji finansowej powinno nastąpić do 15 czerwca.

Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych określa zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych –PPK. W ustawie zawarte są procedury funkcjonowania PPK tj. zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK.
 

Umowa o zarządzanie PPK

Podmiot zatrudniający- pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której, jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z instytucją finansową w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.

Podmiot zatrudniający - pracodawca, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym, wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający ma obowiązek  zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, podmiot zatrudniający - pracodawca wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Podmiot zatrudniający-pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. 

Zauważyć trzeba, że umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać mniej korzystnych warunków niż prezentowane przez instytucję finansową w portalu  PPK w dniu zawarcia umowy. Podmiot zatrudniający-pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK z funduszami zdefiniowanej daty zarządzanymi przez jedno towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, pracownicze towarzystwo emerytalne albo zakład ubezpieczeń.

Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:

1) strony umowy,
2) nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
3) warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
4) warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 2;
5) warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
6) wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
7) sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
8) maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
9) warunki zmiany umowy;
10) warunki i okres wypowiedzenia umowy;
11) warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

• wysokość sumy ubezpieczenia;
• wysokość składki ochronnej,
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK, 

Podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zawarł umowę o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową zarządzaną przez inne towarzystwo funduszy inwestycyjnych, PTE, pracownicze towarzystwo emerytalne albo zakład ubezpieczeń. W przypadku takim przypadku, podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową:

• zawiera w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK, jeżeli osoba zatrudniona miała zawartą umowę o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową;
• informuje osobę zatrudnioną, o obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK, prowadzony przez inną instytucję finansową, 

W terminie 7 dni od dnia otrzymania takiej informacji, osoba zatrudniona może poinformować w formie pisemnej podmiot zatrudniający o braku zgody na złożenie wniosku,
W przypadku nieotrzymania informacji, podmiot zatrudniający składa, w imieniu osoby zatrudnionej, za pośrednictwem podmiotu zarządzającego inną instytucją finansową, wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK prowadzonym dla osoby zatrudnionej przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK, prowadzony przez inną instytucję finansową.

W przypadku braku zgody uczestnika PPK na złożenie wniosku, środki dotychczas zgromadzone na rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł na rzecz tego uczestnika PPK i w jego imieniu podmiot zatrudniający-pracodawca, pozostają na tym rachunku PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

Instytucja finansowa informuje podmiot zatrudniający-pracodawcę o wypłacie, wypłacie transferowej lub zwrocie środków zgromadzonych na rachunku PPK w oparciu o umowę o prowadzenie PPK zawartą w imieniu i na rzecz uczestnika PPK przez ten podmiot zatrudniający, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata, wypłata transferowa lub zwrot. Należy podkreślić, że powyższych przepisów nie stosuje się do:

• mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu-pracodawcy deklarację, o której mowa w art. 23 ust. 2 - przepisy art. 23 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio;
• podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Umowa o prowadzenie PPK

Podmiot zatrudniający - pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób przez siebie zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Lista osób będących uczestnikami PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana z instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający - pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK. Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający – pracodawca może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego - pracodawcy oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, jest obowiązana poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany oraz o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

Podmiot zatrudniający – pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, wyłącznie na jej wniosek. 

Podmiot zatrudniający – pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Do deklaracji, o których mowa w zdaniu poprzednim, przepis art. 23 stosuje się odpowiednio. Do tego okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną.

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

1) strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową,
2) dane identyfikujące uczestnika PPK;
3) sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
4) nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
5) warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
6) sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
7) sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w pkt 4;
8) warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
9) sposób składania dyspozycji;
10) zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
11) maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, koszt obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

• wysokość sumy ubezpieczenia;
• wysokość składki ochronnej:
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Należy podkreślić, że uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK. O złożeniu deklaracji podmiot zatrudniający - pracodawca niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, informuje wybraną instytucję finansową. Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w programie PPK, począwszy od miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację. 
 

Wpłaty dokonywane do PPK

Podmiot zatrudniający - pracodawca i uczestnik PPK – pracownik finansują wpłaty podstawowe z własnych środków. Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK mogą zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych. Wysokość wpłat podstawowych 
i wpłat dodatkowych określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK.

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający - pracodawcę wynosi 1,5% wynagrodzenia. Jednakże, podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK – pracownika, wynosi 2% wynagrodzenia. Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. 

Także uczestnik PPK – pracownik może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia.

Uczestnik PPK może w formie zmiany deklaracji:

• zmienić wysokość wpłaty podstawowej obniżonej zgodnie z ust. 2 lub wpłaty dodatkowej lub
• zrezygnować z dokonywania wpłaty dodatkowej.

Zmieniona wysokość wpłaty dodatkowej lub rezygnacja z jej dokonywania obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył zmianę deklaracji. Wpłata podstawowa w wysokości określonej w deklaracji albo zmieniona wysokość wpłaty podstawowej określona w zmianie deklaracji obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył uwzględnioną przez podmiot zatrudniający deklarację albo uwzględnioną przez podmiot zatrudniający zmianę deklaracji, w zakresie wpłaty podstawowej.

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający – pracodawca jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez ten podmiot oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK - pracownika i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Podsumowanie

W myśl przytoczonych przepisów pracownicze plany kapitałowe, to dobrowolny program oszczędzania dla wszystkich osób zatrudnionych płacących składki na ZUS bez względu na formę zatrudnienia.

Podmiot zatrudniający-pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana z instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.

Instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, jest obowiązana poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

Podmiot zatrudniający- pracodawca, który jest obowiązany do prowadzenia PPK, powinien:

• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa w firmie, to z reprezentacją osób zatrudnionych, dokonać wyboru instytucji finansowej do zarządzania PPK,
• zawrzeć umowę o zarządzenie PPK z wybraną instytucją finansową,
• zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz uczestników PPK z wybraną instytucją finansową,

Instytucje finansowe wytypowane do zarządzanie PPK umieszczone są w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu PPK:

• funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI),
• funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne,
• zakładów ubezpieczeń.

Podmiot zatrudniający jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK z własnych środków w wysokości 1,5% wynagrodzenia pracownika. Niemniej jednak, podmiot zatrudniający może też zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych w wysokości do 2,5% wynagrodzenia uczestnika-pracownika.

Wpłata podstawowa finansowana przez pracownika tj. uczestnika PPK wynosi 2% wynagrodzenia. Uczestnik PPK może także zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia.

Podmiot zatrudniający-pracodawca jest obowiązany do obliczania i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych wpłat przez siebie oraz obliczania, pobierania od uczestnika PPK i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika-pracownika.

Wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Przekazanie pobranych wpłat do instytucji finansowej winno odbywać się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Uczestnik-pracownik może zrezygnować w każdym czasie z dokonywania wpłat składając podmiotowi zatrudniającemu-pracodawcy deklaracje PPE o rezygnacji uczestnictwa w tym programie.

O złożeniu deklaracji (PPE) przez pracownika podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia złożenia deklaracji, musi poinformować wybraną instytucję finansową.

Podmiot zatrudniający-pracodawca zawrze umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, wyłącznie na wniosek tego pracownika.

Zauważyć, należy, że wpłaty PPK finansowane przez podmiot zatrudniający- pracodawcę, nie są zawarte w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia ZUS. Niemniej jednak od tych wpłat naliczany jest podatek dochodowy. Natomiast wpłaty finansowane przez uczestnika PPK - pracownika potrącane są z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Terminy utworzenia pracowniczych planów kapitałowych zależy od wielkości zatrudnienia:

•     podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób - od 1 lipca 2019 r.
•     podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób - od 1 stycznia 2020 r.
•     podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób – od 1 lipca 2020 r.
•     podmioty zatrudniające poniżej 20 osób oraz sektor finansów publicznych – od 1 stycznia 2021 r.

PPK nie będzie musiał tworzyć mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszyscy jego pracownicy złożą deklaracje o rezygnacji z wpłat.

Zgodnie z Prawem przedsiębiorców mikroprzedsiębiorca, to przedsiębiorca  który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nie przekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu  sporządzonego na koniec jednego z tych 2 lat nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro.
   

 
Podstawa prawna: art.2 ust.1 pkt 40, art. 26 ust. 5, art. 28 ust. 1, ust.3, ust. 4, art. 27 ust. 9, rozdział 3, rozdział 4, rozdział 5 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215); art. 7 ust. 1 pkt 1 ustaw z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jednolity: Dz.U. z  2019 r. poz. 1292).