Obecnie dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje w formie papierowej. Od stycznia będzie mógł on decydować w jakiej formie chce ją przechowywać – w formie papierowej czy elektroniczniej. Będzie też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.
Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze jako pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli pracodawca spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj. przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
WAŻNE: Akta pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca musi przechowywać przez okres 50 lat.
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych
Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadcza on w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Oświadczenie to może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Pracodawca może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.
Dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez niego w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.
WAŻNE: Pracodawca składa raport za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.
Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA
Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:
w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.
Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek:
przekazać ten dokument w formie papierowej pracownikowi zwolnionemu,
po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.
Za kogo można złożyć raport ZUS RIA
Raport informacyjny osoba zatrudniająca pracowników może złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:
umowy zlecenia,
umowy agencyjnej,
innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Dane przekazywane w raporcie ZUS RIA
W raporcie informacyjnym ZUS RIA pracodawca podaje dane, które obejmują:
wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Należy pamiętać, że pracodawca musi wykazać w raporcie ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).
Zmiany przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej – z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Oznacza to, że po 31 grudnia 2018 r. pracodawca nadal będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.
Jeśli pracodawca nie złoży raportów ZUS RIA
Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u pracodawcy.
Pracodawca musi przechowywać dokument pracownika nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u niego, w każdym przypadku gdy:
został on zgłoszony przez pracodawcę po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazał on za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
został on zgłoszony przez pracodawcę do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u niego po 31 grudnia 1998 r.),
wykonywał on u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu raportu ZUS RIA
Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:
kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł on zweryfikować zawarte w nim informacje,
dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek pouczyć pracownika o:
skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Jakie dane zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy jako płatnik składek
Zleceniodawca będący płatnikiem składek przekazuje zleceniobiorcy:
kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.
Jakie informacje przekazuje ZUS
Niezależnie od pracodawcy – również ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. ZUS zrobi to:
w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,
wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawce do ZUS – jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.
Byłego pracownika, pracodawca ma obowiązek poinformować także o:
skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
konieczności wystąpienia do pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:
dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Niezależnie od informacji przekazanych przez byłego pracodawcę ZUS również poinformuje zleceniobiorcę o:
skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
złożeniu przez pracodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA (dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS).
Zmiany w bieżąco składanych dokumentach
Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przekazywania danych za swoich pracowników za lata następne.
Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, pracodawca będzie przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.
Natomiast informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego trzeba będzie przekazywać na formularzu ZUS ZWUA, na którym pracodawca wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Nowy dokument – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA
Bez względu na to, w jakim charakterze zatrudniony jest pracownik pracodawca powinien przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA (dalej: imienny raport miesięczny ZUS RPA). Raportu tego pracodawca nie musi przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:
wypłacił tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacił w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacił tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.
WAŻNE: Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.
Trzeba dostosować system kadrowo-płacowy
W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją pracodawca musi pamiętać o konieczności dostosowania programów kadrowo-płacowych używanych w firmie, ponieważ ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie będzie jako płatnik przekazywał do ZUS co miesiąc. Zatem jeśli program, z którego korzysta firma nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych należy go dostosować.
Zmiany w programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na PUE ZUS
Od 1 stycznia 2019 r. program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna. W tym zakresie zostanie także dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.
Dostosowaniu ulegnie również profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Zostanie dodana również lista ubezpieczonych, za których pracodawca złożył dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobił. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.
Materiał opracowany na odstawie materiałów udostępnionych przez ZUS
Podstawa prawna: ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
