Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

ZATRUDNIANIE I ZWALNIANIE , GMINY I POWIATY , OŚWIATA I KULTURA , WAŻNE TEMATY

1 listopada 2018

E-AKTA – Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

211

Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i dodatkowo obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Obecnie dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje w formie papierowej. Od stycznia będzie mógł on decydować w jakiej formie chce ją przechowywać – w formie papierowej czy elektroniczniej. Będzie też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze jako pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli pracodawca spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj. przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).

WAŻNE: Akta pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca musi przechowywać przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadcza on w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Oświadczenie to może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Pracodawca może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez niego w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

WAŻNE: Pracodawca składa raport za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,

  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek:

  • przekazać ten dokument w formie papierowej pracownikowi zwolnionemu,

  • po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Za kogo można złożyć raport ZUS RIA

Raport informacyjny osoba zatrudniająca pracowników może złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

  • umowy zlecenia,

  • umowy agencyjnej,

  • innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dane przekazywane w raporcie ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA pracodawca podaje dane, które obejmują:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,

  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,

  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,

  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,

  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,

  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Należy pamiętać, że pracodawca musi wykazać w raporcie ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej – z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Oznacza to, że po 31 grudnia 2018 r. pracodawca nadal będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Jeśli pracodawca nie złoży raportów ZUS RIA

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u pracodawcy.

Pracodawca musi przechowywać dokument pracownika nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u niego, w każdym przypadku gdy:

  • został on zgłoszony przez pracodawcę po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazał on za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,

  • został on zgłoszony przez pracodawcę do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u niego po 31 grudnia 1998 r.),

  • wykonywał on u pracodawcy pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co pracodawca przekazuje pracownikowi po złożeniu raportu ZUS RIA

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł on zweryfikować zawarte w nim informacje,

  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę


Jeśli jesteś Prenumeratorem, zaloguj się, aby przeczytać artykuł w całości.