E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Obecnie dokumentację pracowniczą przechowujesz w formie papierowej. Od stycznia pracodawca będzie mógł decydować w jakiej formie chce ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będzie też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Natomiast dla pracowników, których zatrudnił po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

• przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz

• raport informacyjny (ZUS RIA).

Akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat.

Jeśli pracodawca chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

W tym dokumencie oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 r. – 31 rudnia 2018 r. Oświadczenie to pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to jego dobrowolna decyzja. Może on także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który pracodawca musi przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu Zakład Ubezpieczeń Społecznych zapisz na koncie ubezpieczonego.

Pracodawca składa raport za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Źródło :ZUS