Wypowiedzenie umowy o pracę w formie elektronicznej

Odpowiedź

Tak, pod warunkiem, że e–mail będzie zawierał wypowiedzenie umowy o pracę pracownika opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, gdy mailem zostanie jedynie przesłana treść wypowiedzenia bez takiego podpisu, konieczne będzie przesłanie pracownikowi wypowiedzenia również w formie pisemnej (papierowej).

Uzasadnienie

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Na piśmie nie oznacza jednak, że wypowiedzenie umowy o pracę musi zostać pracownikowi dostarczone wyłącznie w formie papierowej, aby było skuteczne. Przepisy kodeksu pracy nie precyzują, na czym polega zachowanie formy pisemnej dokumentów, dlatego też wyjaśnienia tej kwestii należy szukać w przepisach kodeksu cywilnego. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 Kodeksu cywilnego; dalej: k.c.).  Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej (art. 781 k.c.).  
Wymóg opatrzenia wypowiedzenia, przesłanego pocztą elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest niezbędny, aby było ono równoważne z formą pisemną. W większości przypadków, pracodawcy posługują się jednak skanem przygotowanego w formie pisemnej wypowiedzenia. Przesłanie takiego skanu e–mailem nie będzie jednak równoważne z formą pisemną. Nie oznacza to jednak, że nie rozpocznie biegu okresu wypowiedzenia.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego, sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (wyrok z 18 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 178/06, OSNP 2008/5-6/59). 
Pracodawca ma zatem możliwość wybrania jednego z trzech rozwiązań aby skutecznie poinformować pracownika o fakcie wypowiedzenia mu umowy o pracę:

1. Pierwsze, tradycyjne rozwiązanie, polega na przesłaniu pracownikowi wypowiedzenia w formie pisemnej (papierowej) pocztą. Utrudnieniem dla pracodawcy w takim przypadku jest nieodebranie przez pracownika przesyłki. Należy jednak pamiętać, że zdaniem Sądu Najwyższego, dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy (wyrok z 5 października 2005 r., sygn. akt I PK 37/05, OSNP 2006/17-18/263). 
2. Drugie rozwiązanie, przewiduje formę elektroniczną, która jest równoważna z formą pisemną. Dla jej zachowania, wypowiedzenie przesyła się pracownikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej. Musi być ono jednak podpisane przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
3. Trzecie rozwiązanie obejmuje połączenie formy elektronicznej i pisemnej (papierowej). Polega na przesłaniu pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy – wypowiedzenia umowy o pracę w formie tradycyjnego e–maila (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Takie wypowiedzenie w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Od tego momentu, liczony jest okres wypowiedzenia umowy o pracę. Kolejnym krokiem będzie przesłanie pracownikowi tego wypowiedzenia w wymaganej formie pisemnej (papierowej) za pośrednictwem poczty. 

Podstawa prawna: art. 30 § 3, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1320); art. 61, art. 78, art. 781 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1740).