Zasady dotyczące przyznawania i wypłacania trzynastki reguluje ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.
Trzynastka tylko dla pracowników
Trzynastka to świadczenie należne tylko pracownikom, a więc osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia rodzaj zawartej z pracownikiem umowy o pracę (umowa terminowa czy bezterminowa) ani wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej – pełen etat lub jego część.
Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługuje pracownikom zatrudnionym w jednostkach sfery budżetowej, tj. w:
państwowych jednostkach sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy,
urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, tj. pracowników Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Trybunału Konstytucyjnego, Najwyższej Izby Kontroli, Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego wraz z wojewódzkimi sądami administracyjnymi, Krajowej Rady Sądownictwa, sądownictwa powszechnego, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Krajowego Biura Wyborczego i Państwowej Inspekcji Pracy
samorządowych jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach bud- żetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych,
biurach poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubach, kołach albo zespołach parlamentarnych.
WAŻNE: Ponieważ trzynastka wypłacana jest tylko pracownikom nie mają do niej prawa osoby, zatrudnione w sektorze publicznym na podstawie umów cywilnoprawnych.
Trzeba pamiętać, że istnieje krąg podmiotów, które choć należą do sektora publicznego nie otrzymają trzynastki. Dotyczy to osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, tj. m.in. Prezydenta RP, Marszałków Sejmu i Senatu, Prezesa RM oraz Generalnego Inspektora Danych Osobowych, a także żołnierzy oraz funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Celnej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Biura Ochrony Rządu.
Wymagany staż pracy
Drugim, oprócz posiadania statusu pracownika, warunkiem, którego spełnienie jest konieczne do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest długość okresu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy należącego do sfery budżetowej oraz efektywne świadczenie pracy w tym okresie.
Między długością okresu zatrudnienia, a prawem do trzynastki istnieje ścisły związek. W zależności od długości tego okresu pracownik może nabyć trzynastkę w pełnej lub proporcjonalnej wysokości.
WAŻNE: Do trzynastki w pełnej wysokości będzie uprawniony jedynie pracownik jednostki sektora finansów publicznych, który u danego pracodawcy przepracuje cały rok kalendarzowy
W kwestii rozumienia pojęcia „przepracowanie” użytego w ustawie o trzynastkach wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z 25 lipca 2003 r. (sygn. akt III PZP 7/03), stwierdzając że (…) Warunkiem nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego.
Ponieważ ustawa o trzynastkach nie zawiera również definicji roku kalendarzowego jako kryterium stażu pracy uprawniającego do pełnej trzynastki, powszechnie przyjmuje się, że rok kalendarzowy to w tym przypadku 12 miesięcy rozpoczynających swój bieg 1 stycznia i kończących go 31 grudnia.
Zgodnie z takim rozumieniem pojęcia roku kalendarzowego pracownik będzie miał prawo do trzynastki w pełnej wysokości jedynie gdy przepracował cały rok od 1 stycznia do 31 grudnia, a w pozostałych przypadkach należało mu się będzie dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu pracy, który powinien wynosić przynajmniej 6 miesięcy.
Istnieją wyjątki, w których sześciomiesięczny okres efektywnej pracy jest niezbędny do nabycia przez pracownika prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dotyczą one:
nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;
powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
rozwiązania stosunku pracy w związku z:
przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
podjęcia zatrudnienia:
w wyniku przeniesienia służbowego,
na podstawie powołania lub wyboru,
w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
korzystania:
z urlopu wychowawczego,
z urlopu macierzyńskiego,
z urlopu ojcowskiego,
z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
z urlopu dla poratowania zdrowia,
przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;
korzystania z urlopu rodzicielskiego;
wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Trzeba zaznaczyć, że jest to katalog zamknięty. Podobnie w tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 18 października 2011 r. (sygn. akt I PK 263/10) uznając, że (…) okresy przepracowane należy rozumieć jako okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy. Należy więc przyjąć, że z redakcji art. 2 ustawy z 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej wynika, iż wyliczenie wymienionych w jej art. 2 ust. 3 przypadków, w których przepracowanie co najmniej 6 miesięcy nie jest wymagane, ma charakter wyczerpujący.
Podstawa wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego
Pracownicy spełniający warunki do wypłaty trzynastki powinni otrzymać je w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę uzyskanego w ciągu roku kalendarzowego, za który to wynagrodzenie przysługuje. Trzynastkę oblicza się z uwzględnieniem:
wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy przyjmowanych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także
wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz
wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy przysługującego pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
W podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego pomija się m.in.:
jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
nagrody jubileuszowe,
wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy innej niż urlop wypoczynkowy.
Ile można potrącić z trzynastki
Do pełnej wysokości trzynastka podlega egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych. W przypadku innych należności podlega ona ochronie polegającej na zastosowaniu limitu granicznego i kwoty wolnej od potrąceń, tak jak inne wynagrodzenia.
Trzynastki w pełniej wysokości nie otrzyma również pracownik, który ma zajęcie komornicze lub zobowiązania wobec pracodawcy, na ściąganie których nie musi wyrażać pisemnej zgody. W tym przypadku dodatkowe wynagrodzenie roczne podlega egzekucji na zasadach ogólnych, wynikających z Kodeksu pracy.
Wypłata trzynastki
Do podstawowych obowiązków pracodawców należy m.in. terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia za pracę pracownikom oraz innych przysługujących im świadczeń – dotyczy to również dodatkowych elementów do wynagrodzenia pracownika, w tym trzynastki.
WAŻNE: Wypłata wynagrodzenia rocznego powinna nastąpić do 31 marca kolejnego roku, za który trzynastka przysługuje. Przekroczenie daty 31 marca roku następnego, za który trzynastka przysługuje, będzie naruszeniem przepisów ustawy o trzynastkach.
Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy, czyli kary nałożone za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Wynagrodzenie za pracę stanowiące podstawę dokonywania potrąceń obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne składniki, jak premie, dodatki, nagrody, prowizje, wynagrodzenie chorobowe czy urlopowe.
WAŻNE: Przed dokonaniem potrącenia pracodawca powinien odliczyć z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne, składkę zdrowotną oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Trzynastka, podobnie jak nagroda z zakładowego funduszu nagród oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. Oznacza to, że trzynastka w ogóle nie podlega ochronie, jeśli zajęcie komornicze dotyczy alimentów. Przy potrącaniu innych należności trzynastka podlega ochronie tak jak inne wynagrodzenia, tzn. z zastosowaniem limitu granicznego i kwoty wolnej.
Nie zawsze wypłata trzynastki i innych składników wynagrodzenia przypada w miesiącu w jednym terminie płatności. W takim przypadku potrącenia dokonuje się osobno, tzn. oddzielnie z każdej należności wypłacanej w danym terminie, ale z uwzględnieniem zasady, że na miesiąc obowiązuje jedna kwota wolna, a granicę potrącenia ustala się od łącznego dochodu netto.
WAŻNE: Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. Reguła ta ma więc zastosowanie w przypadku trzynastki.
Kiedy trzynastki nie będzie
Warunkiem uzyskania prawa do trzynastki oprócz pozostawania w zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy przez wymagany okres, jest również efektywne świadczenie pracy. Ustawa reguluje bowiem przypadki (zdarzenia), których wystąpienie automatycznie spowoduje utratę prawa do trzynastki.
Jako pierwszą sytuacją, która powoduje pozbawienie pracownika prawa do wynagrodzenia rocznego, jest nieusprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż 2 dni. Oznacza to, że dopiero trzeci dzień nieobecności nieusprawiedliwionej będzie skutkował odmową prawa do trzynastki.
W przepisach regulujących prawo do trzynastki brak wyjaśnienia, czy nieusprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż 2 dni powinna mieć charakter ciągły, czy może być przerywana. Dlatego można uznać, że trzeci dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, spowoduje utratę prawa do trzynastki niezależnie od tego, czy przypadnie bezpośrednio po 2 dniach nieobecności nieusprawiedliwionej czy w późniejszym terminie.
Kolejną przesłanką pozbawiającą pracownika prawa do trzynastki jest stawienie się przez niego do pracy lub przebywanie w niej w stanie nietrzeźwości. O stanie nietrzeźwości mówimy, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5 promila alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.
Również rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy spowoduje utratę prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Do rozwiązania umowy w tym trybie dochodzi w przypadku:
ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
Ostatnią jest wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby. Karę dyscyplinarną wydalenia z pracy w urzędzie za naruszenie obowiązków pracownika ponoszą urzędnicy państwowi mianowani.
Opr. red.
Podstawa prawna: art. 1-5 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1872); art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 1998 z późn.zm.); 87 § 1, § 3, § 5, § 8, art. 871 § 1 pkt 1, art. 188, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.); art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 z późn.zm.); art. 46 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 310 z późn.zm.).
