Składki ZUS i podatek dochodowy od pomocy finansowej przekazanej pracownikowi z ZFŚS

Odpowiedź
Pomoc finansowa z ZFŚS udzielona ze względu na złą sytuację materialną pracownika nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym bez względu na wysokość udzielnej pomocy.

Należy nadmienić, że nie istnieje pomoc socjalna związana z urodzeniem dziecka. Niemniej urodzenie dziecka można wiązać się z sytuacją materialną rodziny. Wówczas taka zapomoga wypłacona z funduszu socjalnego również nie podlega ozusowaniu.

Natomiast, tylko zakupione bony towarowe ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez pracodawcę, są zwolnione z ozusowania w pełnej wysokości i bez ograniczenia wartościowego.

Kwestia podatku dochodowego przestawia następująco.Świadczenia pieniężne wypłacane z ZFŚS  do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł,  są wolne od podatku dochodowego. Po przekroczeniu kwoty 1000 zł stawka podatku wynosi 18%.

Zatem pracodawca jako płatnik jest obowiązany od kwoty 400 zł odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 72 zł.

Podkreślić także trzeba, że powyższe zwolnienie z podatku nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Zatem od bonu towarowego o wartości 250 zł pracodawca-płatnik również ma obowiązek naliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 45 zł.

Podkreślić należy, że wypłacane zapomogi w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci finansowane z ZFŚS, są zwolnione z opodatkowania w całości niezależnie od ich wysokości i także nie podlegają ozusowaniu.

Uzasadnienie
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nieprowadzący gospodarki finansowej na podstawie przepisów o finansach publicznych w postaci jednostek budżetowych czy samorządowych zakładów budżetowych może tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jednakże nie ma takiego obowiązku.

Zatem, pracodawca  zatrudniający mniej niż 20 pracowników może tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe. Niemniej pracodawca nie ma takiego obowiązku, o czym musi poinformować pracowników.

U pracodawcy zatrudniającego 20 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty istnieje obowiązek utworzenia funduszu. Występuje jednak możliwość rezygnacji z jego utworzenia poprzez ujęcie stosownych zapisów w układzie zbiorowy lub w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku 50 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek tworzenia funduszu.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Zasadniczo wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zatem, istotny jest związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. W konsekwencji, im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Stąd też na przyznających świadczenie spoczywa obowiązek indywidualnej kwalifikacji wniosków.

Należy zaznaczyć, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z ustawą z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Podkreślić trzeba, że działalność socjalna pracodawcy obejmuje usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zatem, działalność socjalna obejmuje pomoc materialną, udzielana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w formie rzeczowej lub finansowej. Obejmuje ona zapomogi, tj. świadczenia o charakterze doraźnej pomocy, przyznawane w razie wystąpienia indywidualnego zdarzenia losowego, klęski żywiołowej, długotrwałej choroby i śmierci, a także ze względu na trudną sytuację materialną.

Jednakże Główna Komisja Orzekająca w orzeczeniu z 26 lutego 2018 r. (sygn. akt BDF1.4800.99.2017) stwierdziła, że istnieje możliwość udzielania zapomóg również na inne wydatki. Zatem, jeśli pracodawca wprowadzi do regulaminu ZFŚS zapis dotyczący jednorazowych zapomóg z tytułu urodzenia dziecka bądź np. zawarcia związku małżeńskiego i określi warunki przyznawania tych zapomóg, wówczas przyznanie takiej zapomogi będzie uzasadnione.

Warunki przyznania takiej zapomogi muszą uwzględniać tzw. kryterium socjalne, tj. sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Na podstawie przedstawionych danych i dokumentów przez osobę uprawnioną pracodawca oceni zasadność przyznania zapomogi.  
Niemniej jednak taka pomoc wiąże się kwestią materialną rodziny.

Przyznane świadczenia z ZFŚS w formie zapomóg oraz bonu a składki na ubezpieczanie społeczne i zdrowotne
Zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z tym że jeżeli pracownik zawarł ze swoim pracodawcą umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o umowie zlecenia, albo umowę o dzieło – w podstawie wymiaru uwzględnia się również przychody z tych tytułów.

Niemniej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłącza z podstawy wymiaru składek niektóre źródła przychody. Wyłączone przychody  nie odpowiadają przychodom zwolnionym od podatku dochodowego. 

Przychody zwolnione od podatku dochodowego nadal pozostają przychodami w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. W związku z tym, że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stwierdzają, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są w przypadku pracownika przychody ze stosunku pracy, należy przyjąć, iż podstawa ta obejmuje też przychody zwolnione od opodatkowania.

Zatem w myśl regulacji tego rozporządzenia podstawę wymiaru składek nie stanowią min.:

• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, o czym stanowi § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia,
• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, w myśl § 2 ut. 1 pkt 20 rozporządzenia,
• wypłacane świadczenie urlopowe – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, o czym mówi § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia,
• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby, nawet jeśli nie są finansowane z ZFŚS, na podstawie § 2 ust. 1 pkt11 rozporządzenia.

Oznacza to wyłączenie z podstawy wszystkich świadczeń sfinansowanych z ZFŚS (bez względu na wartość) oraz świadczeń urlopowych do wysokości odpisu podstawowego określonego w myśl ustawy o ZFŚS. 

Podkreślić należy, jeśli zapisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, to także przy ustalaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne, o czym mówi art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 roku  o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych. 

Zatem świadczenia z funduszu socjalnego nie stanowią także podstawy do naliczenia składki zdrowotnej.

Analogiczna sytuacja wiąże się a bonami towarowymi. Jeżeli zatem, bony zostały sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca nie musi od ich wartości odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne, bez względu na wartość tych bonów, pod warunkiem uwzględnienia wśród pracowników kryterium socjalnego.
 

Przyznane świadczenia z ZFŚS w formie zapomóg oraz bonu, a podatek dochodowy od osób fizycznych
Zgodnie zasadą główną  osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników uważa się w szczególności dochody (przychody) min. z  pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia.

Niemniej, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, w stosunku do niektórych przychodów, zwolnienia od podatku dochodowego. Przychodami wolnymi od podatku dochodowego są min.:

• świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł,
• wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi,
• świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach.

Podkreślić należy, że stawka podatku dochodowego pracownika po przekroczeniu kwoty 1000 zł wynosi 18%. Zatem, w sytuacji wypłaty świadczeń z ZFŚS w ramach zapomóg w kwocie 1400 zł (w tym na urodzenie dziecka) oraz bonów w kwocie 250 zł, po uwzględnieniu kryterium socjalnego, pracodawca ma obowiązek naliczenia i odprowadzenia tylko podatku dochodowego od różnicy wypłaconej kwoty zapomogi i limitu wolnego od podatku (1400 zł -1000 zł), tj. od kwoty 400 zł i od wartości przydzielonego bonu  tj. 250 zł. 

Zatem, podatek dochodowy wynosi:

• zapomogi: 400 zł x18 = 72 zł,
• bon: 250 zł x 18% = 45 zł

Zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca jest obowiązany odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Podstawa prawna: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu socjalnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 z późn.zm.); art. 18 ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 300); § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z  18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jednolity: Dz. U.  z  2017 r. poz. 1949); art. 21, art. 27 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 z późn.zm.); ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst  jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 263).