Czy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca powinien założyć i prowadzić dla niego nową dokumentację pracowniczą ? Pracownik był zatrudniony w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r., a ponownie został przyjęty do pracy 1 lutego 2020 r.
Odpowiedź
Nie, nie trzeba zakładać dla tego pracownika nowej dokumentacji pracowniczej.
Uzasadnienie
Generalnie, zaprowadzenie lub nie, nowej teczki dla pracownika zależy od długości przerwy między rozwiązaniem (lub wygaśnięciem) poprzedniego a nawiązaniem kolejnego stosunku pracy. Jeżeli przerwa ta będzie dłuższa niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu zatrudnienia (ponad 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał) – to pracodawca jest obowiązany utworzyć i prowadzić dla takiego pracownika nową dokumentację w sprawach związanych z jego kolejnym stosunkiem pracy oraz nowe akta osobowe.
Natomiast jeśli ta przerwa będzie krótsza niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu stosunku pracy (np. 5 lat), to pracodawca może dalej prowadzić dla takiego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą. W takim przypadku podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy ustał.
Powyższe ma zastosowanie w przypadku stosunków pracy nawiązanych od dnia 1 stycznia 2019 r., a także przypadku, gdy w tym dniu trwał poprzedni stosunek pracy danego pracownika, a pracodawca złożył za niego raport informacyjny ZUS RIA, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
W przypadku, gdyby poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 1 stycznia 2019 r. – pracodawca nie miałby możliwości kontunuowania prowadzenia dla takiego pracownika dokumentacji pracowniczej.
Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a, pkt 9b, art. 945 ustawy z 26.6.1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.).