0
1077
Do niedawna pracownicy podpisujący listę obecności w naszej firmie określali w niej też przyczyny swoich absencji (np. że są chorzy albo korzystają z wolnego na opiekę nad dzieckiem). Czy po wprowadzeniu przepisów dotyczących RODO mogą tak dalej robić?
ODPOWIEDŹ
Nie, uznać należy, że opisana w pytaniu lista obecności narusza przepisy RODO i to co najmniej na dwa sposoby. Pierwszy związany jest z faktem, że udostępnianie innym pracownikom danych dotyczących powodów absencji kolegów i koleżanek wymagałoby uzyskania od zainteresowanych zgody na takie działania. Drugi sposób wiąże się z oznaczaniem na liście obecności nieobecności spowodowanych chorobą. Ich ujawnienie uznać można za naruszenie zakazu przetwarzania danych wrażliwych, a do tej kategorii należą między innymi informacje o zdrowiu.
UZASADNIENIE
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 2016 r.119/1) zwane dalej RODO stanowi, że przetwarzanie danych osobowych pracownika musi mieć konkretny cel i podstawę prawną. Przez dane osobowe rozumie się w tym przypadku informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W szczególności chodzi o takie dane jak:
imię i nazwisko,
numer identyfikacyjny, identyfikator internetowy, a także dane pozwalające na lokalizację takiej osoby,
jeden albo kilka czynników na tyle szczególnych, że przy ich pomocy można określić fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość takiej osoby.
Dla RODO ogromne znaczenie ma cel przetwarzania danych osobowych. Ten akt prawny uznaje, że musi on być nie tylko konkretny, ale także wyraźny i prawnie uzasadniony. Dlatego zgodnie z tymi przepisami przetwarzanie danych jest dopuszczalne jeśli:
osoba, której przetwarzane dane dotyczą wie o tym i wyraziła zgodę na takie działania; może to zrobić zarówno w jednym jak i w większej licznie celów,
osoba, której dane są przetwarzane jest stroną umowy zezwalającej na przetwarzanie jej danych albo przetwarzanie następuje na żądanie osoby, której te dane dotyczą,
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
WAŻNE: Pracodawca może gromadzić informacje o przyczynach absencji pracowników w pracy. Ale nie może tego robić za pomocą powszechnie dostępnych list obecności. Do tego celu służą karty ewidencji czasu pracy dostępne jedynie dla upoważnionych pracowników służb kadrowych.
Ten ostatni powód jest błędnie wykorzystywany do uzasadnienia przez pracodawców (będących także administratorem danych zatrudnionych przez siebie osób) prawa do udostępniania danych dotyczących absencji na listach obecności wypełnianych przez pracowników. Pracodawcy twierdzą bowiem, że listy te służą przecież do weryfikacji czy pracownik jest obecny w pracy czy też nie.
Dane o przyczynach niestawiennictwa w miejscu pracy rzeczywiście są potrzebne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy.
Przypominamy jednak, że miejsce dla takich danych znajduje się w karcie ewidencji czasu pracy, która z definicji w odróżnieniu od listy obecności nie jest powszechnie dostępna np. dla współpracowników. Wgląd w jej zawartość mają jedynie pracownicy odpowiednich działów. Zakładamy przy tym, że posiadają oni wszelkie wymagane upoważnienia do przeglądania, zmieniania i przetwarzania takich danych. W przeciwnym wypadku mielibyśmy do czynienia z naruszeniem zasady poufności danych. A z nią związany jest wymóg dopuszczenia do przetwarzania określonych i chronionych informacji tylko osób posiadających stosowne upoważnienia do prowadzenia takich działań.
Dlatego uznać należy, że w przypadku powszechnie dostępnych list obecności nie powinny one zawierać informacji pozwalających zidentyfikować przyczyny absencji pracownika. Wystarczy zupełnie, że pozwolą one ustalić czy pracownik był obecny czy też nie na swoim stanowisku pracy. Pod żadnym pozorem nie wolno na nich umieszczać informacji o tym, że pracownik jest nieobecny z powodu choroby bo stanowi to naruszenie zasady zakazu przetwarzania danych wrażliwych, do których nalezą także te o stanie zdrowia pracownika.
Adam Sosnowski
Prawnik
Podstawa prawna: art. 6 ust.1, art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 2016 r. 119/1).
