187
Do niedawna pracownicy podpisujący listę obecności w naszej firmie określali w niej też przyczyny swoich absencji (np. że są chorzy albo korzystają z wolnego na opiekę nad dzieckiem). Czy po wprowadzeniu przepisów dotyczących RODO mogą tak dalej robić?
ODPOWIEDŹ
Nie, uznać należy, że opisana w pytaniu lista obecności narusza przepisy RODO i to co najmniej na dwa sposoby. Pierwszy związany jest z faktem, że udostępnianie innym pracownikom danych dotyczących powodów absencji kolegów i koleżanek wymagałoby uzyskania od zainteresowanych zgody na takie działania. Drugi sposób wiąże się z oznaczaniem na liście obecności nieobecności spowodowanych chorobą. Ich ujawnienie uznać można za naruszenie zakazu przetwarzania danych wrażliwych, a do tej kategorii należą między innymi informacje o zdrowiu.
UZASADNIENIE
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 2016 r.119/1) zwane dalej RODO stanowi, że przetwarzanie danych osobowych pracownika musi mieć konkretny cel i podstawę prawną. Przez dane osobowe rozumie się w tym przypadku informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W szczególności chodzi o takie dane jak:
imię i nazwisko,
numer identyfikacyjny, identyfikator internetowy, a także dane pozwalające na lokalizację takiej osoby,
jeden albo kilka czynników na tyle szczególnych, że przy ich pomocy można określić fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość takiej osoby.
Dla RODO ogromne znaczenie ma cel przetwarzania danych osobowych. Ten akt prawny uznaje, że musi on być nie tylko konkretny, ale także wyraźny i prawnie uzasadniony. Dlatego zgodnie z tymi przepisami przetwarzanie danych jest dopuszczalne jeśli:
osoba, której przetwarzane dane dotyczą wie o tym i wyraziła zgodę na takie działania; może to zrobić zarówno w jednym jak i w większej licznie celów,
osoba, której dane są przetwarzane jest stroną umowy zezwalającej na przetwarzanie jej danych albo przetwarzanie następuje na żądanie osoby, której te dane dotyczą,
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
WAŻNE: Pracodawca może gromadzić informacje o przyczynach absencji pracowników w pracy. Ale nie może tego robić za pomocą powszechnie dostępnych list obecności. Do tego celu sł...
