0
1081
Czy pracownikowi zatrudnionemu w 2018 r. a zwolnionemu w 2019 r. przekazuje się informację o 50–letnim okresie przechowywania akt osobowych? Jaki obowiązuje okres przechowywania akt osobowych – 50 czy 10 lat – pracownika, który podjął pierwszą pracę w naszym zakładzie pracy w 2018 r. a od 1 stycznia 2019 r. podpisał kolejną umowę?
Odpowiedź
Nie, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dołącza się wyłącznie do świadectwa pracy dla stosunków pracy zawartych po 1 stycznia 2019 r. Dla stosunku pracy, który został nawiązany od tej właśnie daty, okres archiwizacji dokumentacji wynosi 10 lat.
Uzasadnienie
W myśl art. 946 kodeksu pracy (dalej k.p.), pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o:
-
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),
-
możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie po upływie wskazanego okresu archiwizacji,
-
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.
Przepis ten wyraźnie wskazuje, że chodzi o okresy archiwizacji wymienione art. 94 pkt 9b i art. 945 § 2 k.p., czyli wyłącznie o 10–letni czas przechowywania dokumentacji. W takim razie obowiązek dołączenia informacji istnieje tylko w przypadku stosunków pracy zawartych po 1 stycznia 2019 r. (tak też Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 7 grudnia 2018 r., Dziennik Gazeta Prawna z 17 stycznia 2019 r.). Wobec stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. o skróconym okresie archiwizacji z 50 do 10 lat, a także o prawie i terminie odbioru dokumentacji, informuje pracodawca i ZUS w związku ze złożeniem raportu informacyjnego. Czynią to na podstawie art. 41c oraz 41d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawy systemowej).
Od 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to okres trwania zatrudnienia oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek ten rozwiąże się lub wygaśnie (art. 94 pkt 9b k.p.). Pracodawca stosuje go do stosunków pracy:
-
nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., w tym ponownie z tym samym pracownikiem (art. 945 § 2 k.p. i art. 13 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – dalej: ustawy zmieniającej),
-
trwających 1 stycznia 2019 r., pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego do ZUS (art. 9 ustawy zmieniającej oraz art. 4 pkt 6a i art. 41a–41b ustawy systemowej),
zawartych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., pod warunkiem złożenia raportów informacyjnych do ZUS – początek liczenia okresu przypada na koniec roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a–41b ustawy systemowej).
Podstawa prawna: art. 7 ust. 3, art. 9 i art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357); art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.); art. 4 pkt 6a–7, art. 41a–41d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 300 z późn.zm.).
