Jak sporządzić plan urlopów

ODPOWIEDŹ

Przysługująca pracownikowi pula dni urlopu może być wykorzystana na podstawie indywidualnego porozumienia pracownika z pracodawcą lub na podstawie planu urlopów. W przepisach dotyczących urlopów brak jest szczegółowych przepisów regulujących w sposób kompleksowy tworzenie planów urlopowych. Plan pozwala na zapewnienie normalnego toku pracy w firmie.

UZASADNIENIE

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi. Powinien on być udzielany zgodnie z planem urlopów. Kodeks pracy zawiera ogólne zasady dotyczące sporządzania planu urlopów. Pierwszą z nich jest zasada, że plan urlopów sporządza pracodawca. Kolejna stanowi, że przy ustalaniu planu urlopów uwzględnia się wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy przedsiębiorstwa. Następna zasada dotyczy urlopu na żądanie, którego nie obejmuje się planem urlopów. Regulacje kodeksowe dotycząc też sposobu ogłaszania planu w firmie – należy zrobić to w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W przepisach nie ma natomiast regulacji dotyczących procedury tworzenia planu urlopów. W związku tym opracowując plan urlopów pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać wymienionych zasad. Natomiast w nieuregulowanym zakresie może samodzielnie kształtować zasady tworzenia planu.

Pierwszym elementem, który pracodawca powinien sprecyzować tworząc plan urlopów jest czas, na jaki będzie on opracowany. Ponieważ brak w tym zakresie regulacji prawnych to pracodawca może zdecydować, czy plan urlopów w jego firmie będzie ustalony na cały rok czy też jego cześć. Najczęściej pracodawcy decydują się na ustalenie planu na rok kalendarzowy z kilku powodów. Jest to zasadne, ponieważ co roku z dniem 1 stycznia pracownik nabywa prawo do nowej, pełnej puli urlopowej, należnej na dany rok kalendarzowy. Ponadto tworząc plan urlopów na cały rok pracodawcy łatwiej jest dobrze zorganizować pracę firmy na cały rok, jeśli zna plany urlopowe swoich pracowników.

W przepisach brak również regulacji dotyczących terminu, w jakim należy stworzyć plan urlopów. Cała procedura opracowywania planu powinna zostać wdrożona przez pracodawcę z wyprzedzeniem pozwalającym na opracowanie jego ostatecznej wersji przed dniem, od którego będzie obowiązywał. Jeśli pracodawca zdecyduje się na plan obowiązujący od 1 stycznia powinien on być przygotowany i przekazany pracownikom przed tym dniem.

WAŻNE: Plan urlopów powinien obejmować wszystkich zatrudnionych pracowników.

W przypadku pracowników nabywających prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem (nowozatrudnieni pracownicy) plan należy stworzyć na cały rok z uwzględnieniem całego należnego im rocznego urlopu. W planie trzeba też uwzględnić pracowników powracających w ciągu roku z urlopów związanych z rodzicielstwem, a także urlop proporcjonalny pracowników zatrudnionych na czas określony.

WAŻNE: Choć to pracodawca dzięki planowi urlopów będzie mógł sprawnie organizować pracę przez cały rok, nie oznacza to, że może on sam go ustalić. Przy jego opracowywaniu konieczna jest obecność pracowników.

Wynika to z art. 163 § 1 k.p., zgodnie z brzmieniem którego, pominięcie udziału pracowników przy tworzeniu planu urlopów jest naruszeniem zasady, zgodnie z którą plan urlopów ustala pracodawca, ale biorąc pod uwagę wnioski pracowników. Aby przygotowanie planu przebiegało bez problemów pracodawca powinien poinformować pracowników o terminie, do którego oczekuje pracowniczych propozycji dotyczących terminów wykorzystania urlopów. Propozycje te powinny być szczegółowe, tj. określać konkretne daty proponowanego wypoczynku, a nie tylko okres (lato) lub miesiąc (sierpień).

Kolejną kwestią jest sposób składania przez pracowników wniosków przy sporządzaniu planu urlopów. I w tej sprawie brak kodeksowych rozwiązań. Najlepsza wydaje się być forma pisemna, która w przypadku ewentualnych sporów na linii pracodawca-pracownik pozwoli uniknąć nieporozumień. Dobrze jest, żeby wszyscy pracownicy robili to w jednakowy sposób, np. na papierowych wnioskach lub wysyłając maila. Każdy wniosek powinien być podpisany imieniem i nazwiskiem pracownika. Bez tego nie będzie go można uwzględnić w planie urlopów.

Wszystkie prawidłowo wypełnione i złożone wnioski są następnie (po upływie terminu, w jakim powinny wpłynąć) analizowane. Urlop może być udzielony w całości lub podzielony na części Zazwyczaj pracownicy wnioskują o urlop w podziale na części. Obowiązkiem pracodawcy jest sprawdzenie, czy propozycje urlopowe pracowników uwzględniają zasadę, że jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli we wniosku brak urlopu o tej długości pracodawca nie powinien uwzględnić takiego wniosku. Wniosek wraca do pracownika w celu dokonania korekty i uwzględnienie urlopu

WAŻNE: Pracownik nie musi zaplanować całego urlopu – w planie urlopów nie jest uwzględniany 4 dniowy urlop na żądanie. Tym samym obowiązkiem pracownika jest zaplanowanie 16 lub 22 dni urlopu, w zależności od ilości dniu urlopu przysługującej pracownikowi. W przypadku gdy pracownik nie wykorzystał urlopy w pełnym wymiarze w danym roku, urlop ten staje się tzw. urlopem zaległym i przechodzi na kolejny rok. Urlop ten również powinien zostać ujęty w planie.

Mając zebrane, właściwie wypełnione pod względem merytorycznym i formalnym i złożone wnioski od wszystkich pracowników pracodawca może zacząć przygotowywać plan urlopów. To zadanie wymagające pogodzenie interesów pracodawcy, które wynikają z konieczności zapewnienia prawidłowego funkcjonowania firmy z interesami pracowników wynikających z wniosków urlopowych. Do pracodawcy należy też rozwiązanie ewentualnych konfliktów między pracownikami wynikających ze zbieżności propozycji urlopowych w złożonych przez nich wnioskach. Zaznaczyć należy, że choć pracodawca ma obowiązek przyjąć i rozpatrzyć wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów wypoczynkowych nie ma on bezwzględnego obowiązku uwzględniania konkretnych propozycji urlopowych, jeżeli kłócą się one z potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownikowi przysługuje roszczenie w sprawie możliwości wykorzystania urlopu w naturze, ale nie w sprawie jego wykorzystania w terminach wskazanych we wniosku.

Pracodawca, który upora się z pogodzeniem interesów swoich i pracowników i w efekcie stworzeniu planu urlopów musi podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie – np. zawieszając go na tablicy ogłoszeń lub wręczając go pracownikom indywidualnie.

WAŻNE: Pamiętać trzeba, że samo uwzględnienie propozycji pracownika w planie urlopów zwalnia go z uzyskania zgody pracodawcy na jego wykorzystanie.

Celem tworzenia planu urlopów wypoczynkowych jest zaplanowanie urlopu poszczególnych pracowników, co nie jest tożsame z możliwością skorzystania z urlopy tylko na podstawie zapisów w planie. Pracownik przed urlopem musi uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z niego, ponieważ Wynika to z zasady, zgodnie z którą urlop zawsze jest udzielany za zgodą pracodawcy.

Ewa Pawłowska

Podstawa prawna: art. 152, art. 153, art. 161, art. 162, art. 163, art. 1672, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 z późn.zm.).