Akta pracownicze - nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Akta osobowe

Sposób i zakres prowadzenia akt osobowych dla zatrudnionych pracowników określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.

Akta są prowadzone dla każdego pracownika odrębnie od momentu zatrudnienia, aż do zakończenia umowy o prace z danym pracownikiem. Oczywiście nie można utożsamiać zakończenia prowadzenia akt z terminem ich obowiązkowego przechowywania.

Dane zawarte w aktach są i nadal będą podstawą do wyliczania należnych pracownikowi urlopów, wynagrodzeń, wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, ale przede wszystkim podstawą do wyliczenia należnego pracownikowi świadczenia rentowego i emerytalnego.

Elementy akt pracownika

Tak jak do tej pory każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt pracowniczych, które składają się z trzech części: A, B i C. Zakres prowadzenia akt pracowniczych nie zmienia się, dlatego obecnie i w przyszłym roku w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - powinny znaleźć się co najmniej:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, 

• 2 świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

• inne dokumenty np. potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe pracownika, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

W kolejnej części akt pracowniczych B kadry gromadzą dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z opieką nad dzieckiem,

• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku korzystania przez pracownika z urlopu wychowawczego,

• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Kolejną część akt stanowi cześć C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w której powinny się znaleźć:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

• żądania wydania świadectwa pracy i związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

WAŻNE: Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Liczba dokumentów, jakie powinny być gromadzone w działach kadrowych jest bardzo duża, wziąwszy pod uwagę fakt, że dostępność akt pracowniczych dotyczy nie tylko obecnych pracowników, ale także byłych.

Okres przechowywania dokumentów

Obecnie działy zasobów ludzkich mają obowiązek prowadzić dokumentację w wersji papierowej i archiwizować aż przez 50 lat.

Od 1 stycznia 2019 r. to się zmieni. Mianowicie od tego dnia każdy pracodawca będzie móc prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Kolejnym ułatwieniem jest skrócenie okresu, w którym należy przechowywać dokumentację. Okres ten został skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Raport informacyjny

Jak już wspomniano, jedną ze zmian wprowadzonych od 1 stycznia 2019 r. będzie skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników z 50 do 10 lat poprzez przekazanie do ZUS odpowiednich informacji. Stanowić one będą podstawę do wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych dla takich osób. Rozwiązanie takie ma spowodować, że pracownik, przechodząc na emeryturę nie będzie musiał sam zbierać odpowiednich informacji. Będzie można skorzystać z tego, co pracodawca przekazał do ZUS, bądź odebrać od pracodawcy dokumentację po upływie 10 lat.

W celu zabezpieczenia interesów pracowników, możliwość skorzystania przez pracodawcę z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki.

Pierwszy przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. W ich przypadku pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. jednak pod warunkiem, że złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika.

Raport ten to nic innego jak zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, obejmujące dane dotyczące:

wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,

wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela , w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,

okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy, f) czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”,

daty, trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Pracodawca, który zdecyduje się na składanie raportów powinien pamiętać, że po wysłaniu pierwszego raportu nie będzie już możliwości zmiany. Będzie to już decyzja niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.

Ostatnim momentem na zmianę decyzji jest chwile po wysłaniu oświadczenia a przed wysłaniem pierwszego raportu. Wówczas jeszcze pracodawca może poinformować ZUS o zmianie decyzji. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

WAŻNE: Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Drugi dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Prowadzenie dokumentacji elektronicznie

Jeśli pracodawca od 1 stycznia 2019 r. będzie chciał przejść na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej, wówczas będzie musiał sporządzić odwzorowanie cyfrowe istniejących papierowych akt papierniczych, w szczególności skanu, i opatrzenie go swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez siebie osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Obowiązek poinformowania pracowników

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na zmianę formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej ma obowiązek poinformować o tym wszystkich pracowników, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy). Musi również przekazać im informację o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia, w którym otrzymali informację o decyzji pracodawcy o digitalizacji posiadanych akt pracowniczych.

Tego samego obowiązku należy dopełnić wobec byłych pracowników. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,

• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

• małżonkowi (wdowie i wdowcowi),

• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

WAŻNE: W przypadku nieodebrania przez pracownika dokumentacji papierowej w terminie 30 dni od otrzymania zawiadomienia, pracodawca może legalnie zniszczyć wersję papierową i pozostawić w archiwum wyłącznie wersję elektroniczną.

Okres wydłużenia przechowywania dokumentów

Jak już wspomniałem, co do zasady pracodawca będzie musiał przechowywać dokumenty przez 10 lat od ustania stosunku pracy z danym pracownikiem. Przede wszystkim przedłużenie okresu przechowywania akt pracowniczych (dokumentacji płacowej) jeżeli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, w przypadku gdy pracodawca:

• jest stroną tego postępowania – to dokumnetację tę przechowuje się do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10 letniego okresu,

• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia (w formie papierowej lub elektronicznej), byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Kolejnym przypadkiem przedłużenia okresu przechowywania akt pracowniczych jest ponowne nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od ustania pierwotnego stosunku pracy.

Pracodawca przy ponownym zatrudnieniu nie zakłada nowych akt, a jedynie kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja płacowa

Od 1 stycznia 2019 r. płatnik składek będzie miał obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,

• został złożony raport informacyjny, o którym mowa wyżej.

I podobnie, jak przy aktach pracowniczych, jeśli płatnik nie przekaże do ZUS raportu informacyjnego, za pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1998 r. do 31 grudnia 2018 r., to okres przechowywania dokumentacji płacowej, tak jak dotychczas wynosić będzie 50 lat.

Radosław Stępień

Adwokat, Radca prawny

Podstawa prawna:ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r, poz. 357); ustawa z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 128); ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 664 z późn.zm.); ustawa z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 680 z późn.zm.).