ODPOWIEDŹ
Jeśli w maju pracownik był obecny w pracy, nadpłacone wynagrodzenie za 2 dni kwietnia należy odliczyć w maju. Gdyby w innym przypadku nieobecność w maju byłaby kontynuowana w taki sposób, że pracownikowi przysługiwałby już zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie chorobowe które wypłacane jest ze środków pracodawcy (co w opisanym przykładzie nie wystąpiło), to należałoby dokonać korekty listy płac za kwiecień.
Wypłata wynagrodzenia za okres choroby lub zasiłków powinna być dokonywana w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do ich wypłaty.
UZASADNIENIE
Zgodnie z art. 53 ustawy z z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa, przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości, dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są zaświadczenia lekarskie, które stanowią podstawę do wypłaty wynagrodzenia chorobowego/zasiłku. Dopiero zatem po dostarczeniu zwolnienia chorobowego zyskali Państwo pewność co do konieczności przeliczenia wynagrodzenia chorobowego, dlatego wypłacając pracownikowi pełne wynagrodzenie za kwiecień – pomimo ustnych informacji o możliwej nieobecności, postąpili Państwo prawidłowo.
Możliwość odliczenia bez zgody pracownika nadpłaconego z tego tytułu wynagrodzenia gwarantuje art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności
w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Konsekwencją takiego uregulowania jest to, że w sytuacji za miesiąc maj będzie pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie/wynagrodzenie chorobowe, to będą mogli Państwo rozliczyć nieobecność przy następnej wypłacie. Konieczne będzie wtedy ustalenie wysokości wynagrodzenia za okres choroby i wykazanie podstawy wymiaru składek od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia, które musi zostać pomniejszone o nadpłatę wynagrodzenia za kwiecień. Możliwość odliczenia z wynagrodzenia chorobowego na analogicznych zasadach jak z wynagrodzenia potwierdza orzeczenie Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97): jeżeli za cały następny miesiąc (po miesiącu nadpłaty) pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca może dokonać odliczenia bez zgody pracownika. Inaczej należałoby postąpić, gdyby w maju pracownik był nieobecny w pracy i nie przysługiwałoby mu wynagrodzenie chorobowe tylko zasiłek (inaczej niż w opisanym przykładzie). Brak w takiej sytuacji będzie wypłacanego wynagrodzenia z którego możliwe byłoby dokonywanie odliczeń – nie będą Państwo mogli odliczyć nienależnego wynagrodzenia bez zgody pracownika w następnym miesiącu, jako że wspomniany przepispozwala odliczać wynagrodzenie nienależne w związku z nieobecnością wyłącznie do czasu następnego terminu płatności wynagrodzenia (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. sygn. akt: I PRN 71/94).
W takiej sytuacji konieczne moim zdaniem byłoby skorygowanie kwietniowej listy płac. Skoro wynagrodzenie było wypłacone przed przedłożeniem przez pracownika zwolnienia lekarskiego, korekta listy za kwiecień powinna wykazać nieobecność usprawiedliwioną niepłatną w dniach 29–30 kwietnia oraz pomniejszenie podstawy wymiaru składek za czas tej nieobecności, co finalnie spowoduje nadpłatę wynagrodzenia, którą odliczycie Państwo przy najbliższym terminie płatności wynagrodzenia.
Podstawa prawna: art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r.– Kodeks pracy(tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917); art. 11, 53 i 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczenia pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz.U z 2019 r. poz.645).
