Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i kogo dotyczy?
KSeF to centralny system administracji skarbowej, przez który od 2026 roku będą przechodzić faktury, stając się jedyną akceptowalną formą dokumentowania sprzedaży między podatnikami VAT (z wyjątkami określonymi w przepisach).
KSeF obejmie wszystkich podatników VAT wystawiających faktury w związku z czynnościami opodatkowanymi w Polsce, a więc zarówno duże spółki, MŚP, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze (B2B oraz sprzedaż na rzecz podmiotów publicznych). Ustawodawca przewidział jednak wyłączenia np. w przypadku faktur w relacjach B2C.
Jakie zmiany wprowadza KSeF?
Wprowadzenie KSeF oznacza rezygnację z tradycyjnego obiegu faktur papierowych i zwykłych PLIKÓW PDF na rzecz jednego, ustandaryzowanego pliku XML, który ułatwia automatyczne księgowanie i kontrolę rozliczeń.
Zmianie ulegnie także moment uznania faktury za wystawioną (z chwilą nadania numeru w KSeF) oraz sposób jej doręczenia. Dodatkowo przewidziano m.in. tryb offline, uproszczenia dla korekt i rezygnację z obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach.
Jak przygotować firmę na KSeF i uporządkować dokumenty finansowe przed zmianami w fakturowaniu?
Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla firm koniec dowolności formatów faktur i konieczność dostosowania się do jednolitego standardu oraz elektronicznego obiegu, od wystawienia po księgowanie. Jak przygotować firmę na takie zmiany?
Pierwszym krokiem powinna być szczegółowa analiza obecnych procesów księgowych. Określ skąd przychodzą faktury, kto je akceptuje, gdzie są przechowywane, jak trafiają do systemu finansowo-księgowego. To właśnie na tej podstawie możesz zaplanować porządkowanie papierowych archiwów, digitalizację dokumentów oraz wdrożenie jednolitego, bezpiecznego obiegu faktur tak, by w momencie startu KSeF zespół księgowy pracował w środowisku cyfrowym, a nie mieszaninie papieru, maili i Excela.
Digitalizacja faktur i umów jako sposób na płynne przejście na KSeF
Warto skorzystać z pomocy ekspertów EkoAkta, którzy oferują usługę https://www.ekoakta.pl/uslugi/wprowadzanie-danych/ polegającą na wprowadzaniu danych do systemów informatycznych klientów, wraz z porządkowaniem i profesjonalną archiwizacją.
Bez względu na to, jak zaawansowane będzie rozwiązanie informatyczne Twojej firmy, KSeF nie uporządkuje za Ciebie dokumentacji. Zrobi to dopiero konsekwentna digitalizacja faktur, umów i dokumentów rozliczeniowych.
Zlecenie tego zewnętrznej firmie to proces, w którym dokumenty papierowe są odbierane przez ekspertów, rejestrowane, skanowane i następnie wprowadzane do systemu z użyciem OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków). Cyfrowe wersje opisywane są według ustalonych kryteriów (np. kontrahent, projekt, numer zamówienia).
EkoAkta oferuje także obsługą faktur kosztowych w modelu e-faktury: https://www.ekoakta.pl/uslugi/e-faktura-obsluga-faktur-kosztowych/. To kolejne udogodnienie, które warto rozważyć w dobie nadchodzących zmian.
Zacznij od digitalizacji dokumentów i wprowadzenia danych do swojego systemu informatycznego. Dzięki temu obieg faktur będzie przygotowany w 2026 roku na integrację z KSeF. Bez chaosu i nerwów.
Artykuł nie stanowi porady prawnej
