Krok 1: Wybór rozwiązania – postaw na chmurę, nie na sprzęt
Tradycyjne zestawy z fizyczną kartą kryptograficzną i czytnikiem USB odchodzą do lamusa. Nowoczesny standard to Cloud Signature (podpis w chmurze).
Dlaczego model chmurowy jest lepszy dla biznesu?
- Bezpieczeństwo HSM: Twój klucz prywatny nie znajduje się na karcie, którą można zgubić, lecz w certyfikowanym urządzeniu HSM (Hardware Security Module) dostawcy usług zaufania.
- Mobilność: Podpisujesz dokumenty na smartfonie, tablecie lub laptopie – bez konieczności podpinania dodatkowych urządzeń.
- Interoperacyjność: Autenti umożliwia nie tylko wydanie własnego podpisu, ale pozwala też weryfikować dokumenty podpisane przez kontrahentów korzystających z usług ponad 170 innych europejskich dostawców.
Podczas zakupu na platformie Autenti decydujesz o okresie ważności certyfikatu (zazwyczaj od roku do trzech lat) oraz wybierasz dostawcę zaufanego (np. InfoCert lub SimplySign), który wyda Twój certyfikat.
Sprawdź ofertę: https://autenti.com/pl/podpisy-elektroniczne
Krok 2: Wniosek i weryfikacja tożsamości
Proces wnioskowania odbywa się w 100% online. Po założeniu konta na platformie Autenti i wyborze parametrów podpisu, następuje kluczowy etap: potwierdzenie tożsamości. Zgodnie z prawem, certyfikat kwalifikowany może zostać wydany wyłącznie zweryfikowanej osobie fizycznej.
Dostępne metody weryfikacji:
- Wideoweryfikacja: Połączenie wideo z konsultantem. Wymaga okazania dowodu osobistego lub paszportu. Całość trwa ok. 10–20 minut.
- E-dowód (Warstwa elektroniczna): Najszybsza metoda dla posiadaczy dowodów z warstwą elektroniczną i smartfona z modułem NFC.
- Bankowość elektroniczna / MojeID: Weryfikacja poprzez logowanie do banku (dostępna dla wybranych dostawców, np. w ramach ekosystemu KIR/mSzafir lub Eurocert).
Po pomyślnej weryfikacji Twój certyfikat zostaje wygenerowany i bezpiecznie umieszczony w chmurze.
Krok 3: Podpisywanie dokumentów – na platformie i poza nią
Aktywny podpis kwalifikowany jest gotowy do użycia natychmiast. Masz dwie główne ścieżki jego wykorzystania:
A. Podpisywanie na platformie Autenti (Zalecane) To najwygodniejsza metoda dla umów, kontraktów B2B czy dokumentów kadrowych.
- Wgrywasz plik PDF na platformę.
- Wskazujesz osoby podpisujące (możesz ustalić kolejność akceptacji).
- Zatwierdzasz swój podpis kodem PIN lub biometrią w aplikacji mobilnej. Autenti automatycznie dołącza do pliku kwalifikowany znacznik czasu, co gwarantuje istnienie dokumentu w danej chwili.
B. Podpisywanie w aplikacjach zewnętrznych (np. Płatnik, e-Deklaracje) Jeśli musisz podpisać plik XML dla urzędu skarbowego lub ZUS, podpis chmurowy również to umożliwia.
- Korzystasz z oprogramowania pośredniczącego (np. Autenti Classic dostępnego jako rozwiązanie webowe lub dedykowanej aplikacji dostawcy certyfikatu).
- Program ten tworzy w systemie "wirtualną kartę".
- Zewnętrzne aplikacje (np. Adobe Acrobat, Płatnik) rozpoznają Twój podpis tak, jakby fizyczna karta była włożona do komputera.
Krok 4: Zarządzanie i bezpieczeństwo
Platforma Autenti pełni rolę cyfrowego archiwum. Masz stały dostęp do historii podpisanych dokumentów, co jest kluczowe podczas audytów. System monitoruje również ważność certyfikatu i z wyprzedzeniem przypomina o konieczności jego odnowienia – proces ten, dla zweryfikowanych już użytkowników, jest znacznie uproszczony.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy podpis chmurowy jest uznawany przez KRS? Tak. Podpis kwalifikowany w chmurze ma pełną moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu i jest wymagany m.in. przy składaniu sprawozdań finansowych do e-KRS.
Czy potrzebuję dostępu do internetu, aby podpisać dokument? Tak. Ponieważ klucz kryptograficzny znajduje się w chmurze (HSM), w momencie składania podpisu konieczne jest połączenie z serwerem w celu autoryzacji operacji.
Co w przypadku zgubienia telefonu autoryzacyjnego? Należy niezwłocznie zgłosić ten fakt dostawcy usług zaufania w celu zawieszenia lub unieważnienia certyfikatu, aby nikt niepowołany nie mógł go użyć. Procedura jest analogiczna do zastrzeżenia karty płatniczej.
