Nowe zasady wystawiania dokumentów do celów emerytalno rentowych

Od 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawata (potocznie zwana ustawą ,,e-akta”) przewiduje m. in.:

• możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej,

• skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców z 50 do 10 lat,

• przekazanie przez płatników składek do ZUS dodatkowych danych niezbędnych do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych, które obecnie poświadczane są przez płatników składek na podstawie dokumentacji osobowej i płacowej,

• zmiany w zasadach dokumentowania prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych przed organami rentowymi ZUS.

Rozwiązania zawarte w ustawie dotyczą pracowników, a także zleceniobiorców w rozumieniu ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia).

Dokumentacja będzie przechowywana krócej

Najważniejszą z punktu widzenia płatników składek zmianą wprowadzoną nstawą e-akta jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Na podstawie danych zawartych w tej dokumentacji pracodawca wystawia zaświadczenia, które muszą być dołączone do wniosku w sprawie przyznania i ustalenia wysokości świadczeń emerytalno – rentowych (m.in. zaświadczenie na formularzu ERP-7) i to głównie z tej przyczyny dotychczasowy okres jej przechowywania był tak długi.

Ustawodawca uznał, że cel, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w dokumentacji pracowniczej dla celów świadczeń emerytalno – rentowych można osiągnąć w inny sposób niż poprzez ustalenie 50 –letniego okresu jej przechowywania. Dane niezbędne dla tych celów zostaną przekazane przez płatników składek do ZUS (w zależności od okresu którego dotyczą – obligatoryjnie lub fakultatywnie), a następnie zewidencjonowane na indywidualnych kontach osób ubezpieczonych.

WAŻNE: W stosunku do pracowników i zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat będzie obligatoryjne.

Z kolei w odniesieniu do wszystkich pracowników i zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń po raz pierwszy przed 1 stycznia 1999 roku zostanie utrzymany dotychczasowy 50 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Płatnicy składek nie mają w odniesieniu do tej grupy osób możliwości skrócenia tego okresu poprzez przekazanie do ZUS dodatkowych danych niezbędnych do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych. Indywidualne konta ubezpieczonych dotyczą bowiem okresu przypadającego od 1 stycznia 1999 r. Dane przekazane za wcześniejszy okres nie mogłyby więc zostać zewidencjonowane na tych kontach w celu odpowiedniego wykorzystania ich przy ustalaniu prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych, w tym kapitału początkowego (za okres do 31 grudnia 1998 r.).

Natomiast w przypadku pracowników i zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń po praz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek będą mogli skorzystać ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (z 50 do 10 lat), jeśli przekażą za nich do ZUS raporty informacyjne (ZUS RIA) obejmujące dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno – rentowych oraz ich wysokości za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

WAŻNE: Raporty informacyjne płatnicy składek zobowiązani będą przekazywać wraz z wyrejestrowaniem poszczególnych pracowników (zleceniobiorców) z ubezpieczeń społecznych lub w terminie jednego roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (jeśli wyrejestrowanie z ubezpieczeń nastąpiło przed złożeniem tego oświadczenia).

W celu złożenia raportów informacyjnych płatnicy składek będą zobowiązani w pierwszej kolejności złożyć oświadczenie o zamiarze ich przekazania (formularz ZUS OSW). Będą mogli to zrobić w każdym czasie. Odwołanie oświadczenia będzie możliwe do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie będzie dotyczyło pracodawców zatrudniających pracowników, którzy wykonywali (wykonują) prace górnicze, prace równorzędne z pracą górniczą lub mają okresy zaliczane do pracy górniczej. W związku z tym, że udowodnienie takiej pracy wymaga niejednokrotnie analizy pełnej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia danego pracownika, nie byłoby możliwe przekazanie do ZUS wszystkich danych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych (w tym emerytury górniczej) dla tej grupy zawodowej. Stąd też płatnicy składek zatrudniający takie osoby nie będą mogli skorzystać ze skrócenia okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Zasada ta dotyczy wszystkich trzech wymienionych wyżej grup pracowników, co oznacza, że pozostawienie 50 – letniego okresu przechowywania ich dokumentacji nie jest uzależnione od daty pierwszego ich zatrudnienia przez pracodawcę.

Przekazane dane posłużą ustalaniu świadczeń

W raporcie informacyjnym ZUS RIA płatnicy składek przekażą szereg danych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych za lata 1999-2018. Będą one dotyczyły:

• wypłaconego przychodu niezbędnego do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury obliczanej według dotychczasowych zasad (za lata 1999 – 2018);

• okresów wykonywania i wymiaru zajęć pracy nauczycielskiej, które uprawniają do emerytury nauczycielskiej na podstawie Karty Nauczyciela (w latach 1999 – 2008) lub do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego (w latach 1999 – 2018);

• okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze – w latach 1999–2008, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do wcześniejszej emerytury, emerytury pomostowej lub ustalaniu rekompensaty z tytułu wykonywania takiej pracy (dodatku do kapitału początkowego przy emeryturze powszechnej);

• informacji, czy w okresie zatrudnienia na kolei przysługiwał pracownikowi ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy (dla celów ustalenia, czy ekwiwalent ten ma również przysługiwać przy emeryturze lube rencie);

• informacji w zakresie daty, trybu rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (dla celów przyznania emerytury nauczycielskiej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego lub świadczenia przedemerytalnego).

Należy podkreślić, że danych dotyczących okresów wykonywania i wymiaru pracy nauczycielskiej oraz okresu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze płatnik składek nie będzie przekazywał wówczas, gdy pracownik złoży mu pisemne oświadczenie o ustaleniu prawa do wcześniejszej emerytury lub emerytury pomostowej z tytułu ww. okresów. W takim przypadku płatnik składek najczęściej poświadczył już wcześniej te dane w wystawionym świadectwie pracy lub zaświadczeniu i w związku z ustaleniem prawa do świadczenia nie ma potrzeby, aby ponownie je przekazał do ZUS w raporcie informacyjnym.

Zbędny dokument na potwierdzenie danych przekazanych w raporcie

Obecnie wszystkie wymienione wyżej dane niezbędne w celu ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych nie są przekazywane przez płatników składek do ZUS, który w celu ich potwierdzenia zawsze żąda przedłożenia odpowiedniego dokumentu wystawionego przez płatnika składek (odpowiednio: świadectwa pracy, świadectwa pracy w szczególnych warunkach, zaświadczenia na druku ERP-7, lub innego rodzaju zaświadczenia).

Płatnicy składek, którzy przekażą te dane w raportach informacyjnych nie będą musieli już poświadczać ich w formie tradycyjnego dokumentu, tak jak to miało miejsce dotychczas.

Zwolnienie płatników składek z obowiązku wystawiania dokumentów w przypadku przekazania wymienionych danych do ZUS znajduje odbicie w znowelizowanym art. 116 ust. 6 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, które zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. – do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, organ rentowy nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Od tej zasady przepis przewiduje wyjątek dotyczący dowodów potwierdzających okresy pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze, przypadających do 31 grudnia 2008 r. Pomimo przekazania danych o okresach tej pracy, w razie powstałych wątpliwości, czy poświadczona praca spełnia przesłanki uznania jej za pracę w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze, ZUS będzie mógł nadal zażądać wystawienia zaświadczenia w tej sprawie przez pracodawcę lub przedłożenia innych dowodów, które potwierdzają wykonywanie takiej pracy (np. umowy o pracę czy zakresów czynności na danym stanowisku pracy).

WAŻNE: Jeśli pracownik będzie ubiegał się o świadczenie jeszcze w okresie przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, dowody te będzie zobowiązany mu przekazać pracodawca. W przypadku, gdy pracownik z wnioskiem o świadczenie wystąpi już po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, odpowiednie dokumenty będzie sam musiał przedstawić na żądanie ZUS.

Zgodnie zaś z przepisami ustawy z 10 stycznia 2018 r. pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikowi, za którego złożył raport informacyjny dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze w latach 1999–2008.

Bieżące dane również ograniczą wystawianie zaświadczeń

Począwszy od 1 stycznia 2019 roku płatnicy składek zatrudniający pracowników lub zleceniobiorców (niezależnie od daty ich zatrudnienia po raz pierwszy) będą również przekazywali do ZUS dodatkowe dane niezbędne do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno – rentowych za okresy przypadające po 31 grudnia 2018 r.

Dane te płatnicy składek zobowiązani będą przekazywać w dodatkowych raportach miesięcznych (ZUS RPA) oraz w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA).

Będą to dane dotyczące:

• wypłaconego przychodu niezbędnego do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury ustalanej według dotychczasowych (starych) zasad,

• okresów wykonywania i wymiaru zajęć pracy nauczycielskiej, które uprawniają do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego (z wyłączeniem przypadku, gdy pracodawca uzyskał pisemną informację od pracownika o ustaleniu prawa do ww. świadczenia),

• daty, trybu rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (dla celów przyznania emerytury nauczycielskiej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego lub świadczenia przedemerytalnego).

Wymienione dane, podobnie jak te przekazane w raportach informacyjnych za lata 1999–2018, zostaną zewidencjonowane na indywidualnych kontach ubezpieczonych w ZUS i posłużą do ustalenia prawa i wysokości wymienionych świadczeń emerytalno – rentowych.

Dzięki temu płatnicy składek zostaną zwolnieni z wystawiania zaświadczeń potwierdzających te dane, w tym z wystawienia zaświadczenia sporządzanego na druku ERP-7.

Należy jednak podkreślić, że zwolnienie to będzie dotyczyło wyłącznie tych sytuacji, gdy dane zostały już przekazane do ZUS. Jeśli więc pracownik zażąda np. wystawienia zaświadczenia potwierdzającego przychód z tych lat, za które pracodawca nie przekazał tych danych do ZUS, pracodawca będzie zobowiązany takie zaświadczenie nadal wystawiać.

Przykład

Pracodawca prowadzi działalność od 2004 r. i zatrudnia kilku pracowników. Wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń społecznych zamierza przekazać za nich do ZUS raporty informacyjne, w których zamieści m. in. dane dotyczące wypłacanego przychodu w latach 1999–2018, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca zobowiązany też będzie przekazywać za nich do ZUS dodatkowe dane (m. in. dotyczące przychodu wypłacanego w latach kalendarzowych przypadających po 2018 roku). Zakładając, że w marcu 2020 roku nadal zatrudniony u niego pracownik (za którego nie mógł jeszcze zostać przekazany raport informacyjny) wystąpi np. z wnioskiem o rentę z tytułu niezdolności do pracy i do ustalenia podstawy jej wymiaru będzie chciał wskazać wynagrodzenia z lat 2010-2019, pracodawca zobowiązany będzie do wystawienia mu zaświadczenia na druku ERP-7 za lata 2010 – 2018. ZUS będzie bowiem posiadał dane pozwalające na ustalenie tej podstawy wyłącznie za rok 2019.

Piotr Kruszalski

Podstawa prawna: ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).