Koronawirus, a zmiana systemu pracy poprzez wprowadzenie równoważnego czasu pracy

Odpowiedź

Pracodawca może wprowadzić równoważny czas pracy, jeżeli w następstwie wystąpienia COVID-19 wystąpił w firmie spadek obrotów gospodarczych oraz jeżeli firma nie zalega w regulowaniu podatków i składek zus do końca trzeciego kwartału 2019 roku.

Uzasadnienie

Zgodnie zasadą ogólna zawartą w Kodeksie Pracy (art. 129 § 1) czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 4 miesięcy. Na tej podstawie ustala się liczbę godzin do przepracowania przez pracownika. 
Zgodnie z art. 130 § 1 Kodeksu Pracy w celu wyznaczenia wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym należy: 

• przemnożyć przez 40 liczbę tygodni przypadających do przepracowania w tym okresie (dla miesięcznego okresu rozliczeniowego jest to 4); 
• dodać do otrzymanej liczby liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku przemnożoną przez 8; 
• odjąć po 8 godzin za każde święto wolne od pracy przypadające w dniu innym niż niedziela.

WAŻNE: W związku z charakterem działalności zakładu pracy, pracodawca może wprowadzić różne systemy pracy w swoim zakładzie, które określa Kodeks pracy np. podstawowy system czasu pracy, równoważny system czasu pracy, pracę w ruchu ciągłym, przerywany system czasu pracy, zadaniowy system czasu pracy.

W równoważnym systemie czasu pracy, dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach miesięczny okres rozliczeniowy, może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy.
Należy podkreślić, że w równoważnym systemie czasu pracy, pracownikowi przysługuje, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, oraz w każdym tygodniu pracownik prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
W myśl art. 104 Kodeksu pracy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować 3 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.
Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy oraz rozkłady czasu pracy ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

WAŻNE: Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Należy podkreślić, że tzw. ustawa „covidowa” pozwala pracodawcy uelastycznić czas pracy pracownikom poprzez wprowadzenie równoważnego czasu pracy w sytuacji, gdy w firmie wystąpił spadek obrotów gospodarczych spowodowany koronawirusem. Warunkiem niezbędnym jest także, brak zaległości firmy w opłacaniu podatków oraz składek zus za okres do końca trzeciego kwartału 2019 roku.
Ustawa „covidowa” ogranicza również nieprzerwany odpoczynek (art. 132 § 1 Kodeksu pracy) z 11 do niemniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku ( art. 133 § 1 Kodesu pracy)  z 35 godzin do niemniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Jednakże, pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku w wymiarze różnicy między 11 godzinami a liczbą godzin krótszego wykorzystanego przez pracownika okresu odpoczynku. Równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udziela pracownikowi w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni.
Zastosowanie równoważnego czasu pracy przy spełnieniu warunków dotyczących obrotów gospodarczych, może nastąpić poprzez zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.
Przez spadek obrotów gospodarczych należy rozumieć spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:
1) nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego; za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy dwumiesięczny okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego lub
2) nie mniej niż 25%, obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego; za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.
Porozumienie dotyczące zmiany systemy czasu pracy zawiera pracodawca oraz:
1) organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2  ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2) organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
3) zakładowa organizacja związkowa - jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo
4) przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

WAŻNE: W przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu koronawirusa, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej, porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Podkreślić należy, że pracodawca ma obowiązek przekazać kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
W przypadku gdy pracownicy zatrudnieni u pracodawcy byli objęci ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, okręgowy inspektor pracy przekazuje informacje o porozumieniu w sprawie wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy lub o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, do rejestru ponadzakładowych układów pracy.
Dodać także trzeba, że w zakresie i przez czas określony w porozumieniu w sprawie min. wprowadzenia systemu równoważnego czasu nie stosuje się wynikających z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy oraz z zakładowego układu zbiorowego pracy warunków umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy.
Zauważyć także trzeba, że wymóg zakresie niezalegania w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy, nie stosuje się do pracodawcy będącego przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców w przypadku, gdy:
1) zadłużony przedsiębiorca zawarł umowę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub otrzymał decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłaca raty lub korzysta z odroczenia terminu płatności albo
2) zaleganie w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Pracy powstało w okresie spadku obrotów gospodarczych, o którym mowa w ust. 1, a przedsiębiorca dołączył do wniosku o przyznanie świadczeń plan spłaty zadłużenia uprawdopodabniający poprawę kondycji finansowej przedsiębiorcy i pełną spłatę zaległości w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Pracy, wraz z kopią wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o rozłożenie na raty należności z tytułu tych składek lub o odroczenie płatności tych składek.

WAŻNE: Główną przesłanką do zmiany systemu czasu pracy na równoważny czas pracy opisany w ustawie „covidowej” jest spadek obrotów gospodarczych nie mniej niż o 15% w porównaniu z analogicznym okresem roku poprzedniego albo nie mniej niż o 25% z minionymi miesiącami bieżącego roku. Podkreślić należy, że kopię porozumienia zawartego z pracownikami bądź przedstawicielami pracowników należy przekazać w terminie 5 dni okręgowemu inspektorowi pracy.

 

Podstawa prawna: art. 104, art. 129, art. 131, art. 133 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); art. 15zf ustaw z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 z późn.zm.).