Problemy z otrzymaniem aktualnych wyników finansowych
Jednym z pierwszych sygnałów ostrzegawczych może być trudność z uzyskaniem aktualnych wyników finansowych firmy. Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje biuro rachunkowe prowadzi księgowość na bieżąco, poproś o przygotowanie aktualnych danych. W przypadku pełnej księgowości będzie to bilans i rachunek zysków i strat, a przy księgowości uproszczonej aktualne zapisy KPiR.
Jeżeli przygotowanie tych dokumentów zajmuje więcej niż 1–2 dni robocze, istnieje duże prawdopodobieństwo, że księgowość nie jest prowadzona na bieżąco. Taka sytuacja powinna zapalić czerwoną lampkę i skłonić do rozważenia współpracy z nowoczesnym biurem rachunkowym, takim jak Tax Coach.
Utrudnienia w kontakcie
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym są problemy z kontaktem – trudność z dodzwonieniem się lub długie oczekiwanie na odpowiedź. W intensywnych okresach rozliczeniowych opóźnienia mogą się zdarzyć każdemu, ale jeśli taka sytuacja powtarza się przez cały rok, warto przyjrzeć się jakości współpracy.
Nowoczesne biuro rachunkowe stawia na stały kontakt z przypisanym księgowym, dzięki czemu przedsiębiorca zawsze wie, do kogo się zwrócić i kiedy może spodziewać się odpowiedzi.
Brak doradztwa i kompleksowego wsparcia
Biuro rachunkowe odpowiada przede wszystkim za prowadzenie księgowości i rozliczenia podatkowe. Wraz z rozwojem firmy potrzeby przedsiębiorców często jednak wykraczają poza ten zakres. Pojawiają się pytania dotyczące planowania finansowego, optymalizacji podatkowej czy wyboru najkorzystniejszych rozwiązań dla biznesu.
Dlatego warto wybrać biuro, które poza obsługą księgową dysponuje zespołem specjalistów oferujących również doradztwo podatkowe i konsulting finansowy. Dzięki temu przedsiębiorca może liczyć na kompleksowe wsparcie dostosowane do potrzeb firmy i nie musi szukać pomocy u kilku różnych ekspertów.
Przestarzałe procesy i brak automatyzacji
Jeśli nadal wysyłasz skany dokumentów e-mailem, ręcznie pilnujesz terminów ZUS i podatku dochodowego albo musisz samodzielnie śledzić status przesłanych dokumentów – Twoje biuro rachunkowe prawdopodobnie nie nadąża za standardami, które dziś są dostępne nawet dla małych firm.
Nowoczesna obsługa księgowa powinna oferować:
- elektroniczny obieg dokumentów z dostępem do statusu prac w czasie rzeczywistym;
- integrację z bankami i systemami e-commerce, eliminującą ręczne przepisywanie danych;
- aplikację dostępną na urządzeniach mobilnych i komputer stacjonarny, umożliwiającą wystawianie faktur i przesyłanie dokumentów z dowolnego miejsca;
- automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach płatności.
Brak tych elementów to nie tylko kwestia wygody, lecz realne godziny pracy, które firma traci co miesiąc na czynności, które można zautomatyzować.
Obsługa księgowa, która nie wykracza poza minimum
Dobrze funkcjonujące biuro rachunkowe powinno być w stanie zaoferować więcej niż samą ewidencję dokumentów i rozliczenia z urzędem. Jeśli Twoja firma rośnie, a obsługa księgowa pozostaje na tym samym poziomie, co na początku – bez żadnego wsparcia w zakresie analizy kosztów, planowania finansowego czy optymalizacji podatkowej – może to oznaczać, że partner nie rośnie razem z Tobą.
Firmy na pewnym etapie rozwoju potrzebują dostępu do kompetencji dyrektora finansowego: ktoś powinien analizować strukturę kosztów, wskazywać obszary o niekorzystnej rentowności i pomagać w planowaniu przepływów pieniężnych. Nie musi to oznaczać etatu wewnętrznego – model zewnętrznego dyrektora finansowego dostępnego na godziny pozwala korzystać z tych kompetencji proporcjonalnie do potrzeb i budżetu firmy.
Jak przeprowadzić zmianę biura rachunkowego?
Sama decyzja to dopiero połowa drogi. Zmiana biura rachunkowego wymaga kilku konkretnych kroków, aby przebiegła sprawnie i nie zakłóciła bieżącej działalności firmy.
Po pierwsze, warto ustalić moment zmiany – najlepiej po zamknięciu okresu rozliczeniowego lub na początku nowego roku podatkowego, choć dobra obsługa powinna być gotowa przejąć dokumenty w dowolnym momencie.
Po drugie, należy zadbać o odbiór dokumentacji od dotychczasowego biura – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Po trzecie, warto omówić z nowym partnerem zakres usług i oczekiwania co do komunikacji jeszcze przed podpisaniem umowy.
TaxCoach oferuje bezpłatną konsultację, podczas której można omówić potrzeby firmy i dowiedzieć się, jak wyglądałaby współpraca: kto konkretnie prowadziłby obsługę, w jakim zakresie i z dostępem do jakich narzędzi. Bez zobowiązań, za to z konkretnymi odpowiedziami.
