0
1086
W lutym 2019 r. zatrudniliśmy pracownika, z którym obecnie rozwiązujemy umowę o pracę. Zgodnie z przepisami musimy przekazać mu informacji o okresie przechowywania dokumentacji. W jakiej formie powinniśmy to zrobić?
ODPOWIEDŹ
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy może mieć dowolną postać. Można to zrobić pisemnie lub w formie elektronicznej, np. mailem.
UZASADNIENIE
Najprościej jest przekazać informację o okresie przechowywania dokumentacji w formie papierowej. Pracodawca może zrobić to jednak również w formie elektronicznej, bez konieczności opatrywania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ważne
Postać elektroniczna to nie to samo co forma elektroniczna. Przepisy Kodeksu pracy posługują się w tym zakresie pojęciem postaci pisemnej lub elektronicznej dokumentów. Do tworzenia dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej nie jest wymagany bezpieczny podpis elektroniczny.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w zajętym przez siebie stanowisku informuje, że obowiązek przekazania informacji o okresie przechowywania dokumentacji ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r., czyli tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Podstawa prawna: art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040).
