Dane na świadectwie pracy a RODO

ODPOWIEDŹ

Tak jak do tej pory w świadectwie pracy należy podać dane, które są określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Te wszystkie dane zawarte w świadectwie pracy muszą się w nich znaleźć, bowiem kolejny pracodawca wie, jaki np. jest wymiar urlopu wypoczynkowego, czy pracownik ma jeszcze urlop na żądanie, w jakich okresach pracował u danego pracodawcy i w jakim wymiarze. Należy pamiętać, że świadectwo pracy jest dokumentem na podstawie, którego można określić uprawnienia pracownicze i w zakresie ubezpieczeń społecznych pracownika.

UZASADNIENIE

Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia;

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;

• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy;

• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

• należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

WAŻNE: Wprowadzenie RODO i ustawy o ochronie danych osobowych nałożyło tylko na pracodawcę konieczność przetwarzania danych zawartych w świadectwie pracy do niezbędnego minimum, dlatego też proponuję akta pracowników, którym wydano świadectwo pracy oddzielić od akt pracowników obecnie zatrudnionych oraz przechowywać je w szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp ma wyłącznie upoważnieni przez administratora (pracodawcę) pracownicy.

Dostęp musi być monitorowany, tak by w przypadku naruszenia danych zawartych w świadectwie pracy można wskazać kto te dane naruszył. Jeśli świadectwa są digitalizowane, wówczas powinny być on w odrębnej bazie danych.

Radosław Stępień

Adwokat, radca prawny

Podstawa prawna: § 2 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r, poz. 1289).