Co warto wiedzieć o kontroli ZUS

Wybierając płatników składek do kontroli ZUS analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek. Na podstawie tej analizy powstaje roczny plan kontroli.

W ramach przeprowadzanych kontroli ZUS ocenia, jak płatnicy składek wywiązują się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. W szczególności sprawdza, czy:

• prawidłowo zgłosili oni do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń,

• rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności, które pobiera ZUS,

• odpowiednio ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

• prawidłowo wypłacają świadczenia i dokonują rozliczeń, które są z nimi związane,

• w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty,

• właściwie wystawiają zaświadczenia i zgłaszają dane dla celów ubezpieczeń społecznych.

WAŻNE: W przypadku płatników składek zalegających z ich opłatą, ZUS może również sprawdzić ich majątek.

Kontrolę przeprowadzają inspektor lub inspektorzy kontroli ZUS. W może w niej uczestniczyć również pracownik ZUS, nie będący inspektorem kontroli przygotowujący się do egzaminu na to stanowisko. Musi jednak mieć odrębne upoważnienie.

Przed rozpoczęciem kontroli inspektor musi się wylegitymować i doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli płatnikowi składek lub osobie, którą ten upoważnił, aby go reprezentowała.

Jeśli  płatnik składek jest przedsiębiorcą, to ZUS musi doręczyć mu przed kontrolą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor może rozpocząć kontrolę najwcześniej po 7 dniach, ale najpóźniej po 29 dniach od dnia, w którym płatnikowi doręczono takie zawiadomienie.

Kontrola może rozpocząć się wcześniej niż po 7 dniach, ale tylko w przypadku jeśli płatnik pisemnie wyrazi taką wolę. Jeżeli natomiast upłynie 30 dni od dnia, w którym dostarczono mu zawiadomienie, to przed kontrolą trzeba ponownie mu je przekazać.

WAŻNE: Jeżeli u prowadzącego działalność gospodarczą płatnika składek odbywa się inna kontrola to inspektor kontroli ZUS jej nie rozpoczyna. Może ustalić inny jej termin.

Kontrola odbywa się w siedzibie płatnika składek i tam, gdzie prowadzi on działalność. Inspektor może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację. Jednak pod warunkiem, że płatnik się na to zgodzi.

Kontrolę można przeprowadzić w placówce ZUS, jeżeli to ją usprawni. Jest to możliwe nawet, jeżeli zapewniono odpowiednie warunki techniczne w siedzibie płatnika czy tam, gdzie prowadzi on działalność. Jednak tylko wtedy, gdy płatnik składek wyrazi na to zgodę na piśmie.

Czynności kontrolne mogą odbywać się w placówce ZUS bez zgody płatnika składek, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter,

• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek,

• płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,

• płatnik nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.

W przypadku gdy płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:

• 12 dni roboczych - jeśli jest mikroprzedsiębiorcą,

• 18 dni roboczych - jeśli jest małym przedsiębiorcą,

• 24 dni roboczych – jeśli jest średnim przedsiębiorcą,

• 48 dni roboczych - jeśli jest innym przedsiębiorcą.

Natomiast jeśli płatnika nie jest przedsiębiorcą kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji termin jej trwania nie może przekroczyć dwóch miesięcy.

W czasie trwania kontroli kontrolowany płatnik powinien:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację)...