Co warto wiedzieć o kontroli ZUS

Wybierając płatników składek do kontroli ZUS analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek. Na podstawie tej analizy powstaje roczny plan kontroli.

W ramach przeprowadzanych kontroli ZUS ocenia, jak płatnicy składek wywiązują się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. W szczególności sprawdza, czy:

• prawidłowo zgłosili oni do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i inne osoby, które powinni zgłosić do tych ubezpieczeń,

• rzetelnie i prawidłowo obliczają, potrącają i opłacają składki i inne należności, które pobiera ZUS,

• odpowiednio ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

• prawidłowo wypłacają świadczenia i dokonują rozliczeń, które są z nimi związane,

• w terminie i prawidłowo opracowują wnioski o emerytury i renty,

• właściwie wystawiają zaświadczenia i zgłaszają dane dla celów ubezpieczeń społecznych.

WAŻNE: W przypadku płatników składek zalegających z ich opłatą, ZUS może również sprawdzić ich majątek.

Kontrolę przeprowadzają inspektor lub inspektorzy kontroli ZUS. W może w niej uczestniczyć również pracownik ZUS, nie będący inspektorem kontroli przygotowujący się do egzaminu na to stanowisko. Musi jednak mieć odrębne upoważnienie.

Przed rozpoczęciem kontroli inspektor musi się wylegitymować i doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli płatnikowi składek lub osobie, którą ten upoważnił, aby go reprezentowała.

Jeśli  płatnik składek jest przedsiębiorcą, to ZUS musi doręczyć mu przed kontrolą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor może rozpocząć kontrolę najwcześniej po 7 dniach, ale najpóźniej po 29 dniach od dnia, w którym płatnikowi doręczono takie zawiadomienie.

Kontrola może rozpocząć się wcześniej niż po 7 dniach, ale tylko w przypadku jeśli płatnik pisemnie wyrazi taką wolę. Jeżeli natomiast upłynie 30 dni od dnia, w którym dostarczono mu zawiadomienie, to przed kontrolą trzeba ponownie mu je przekazać.

WAŻNE: Jeżeli u prowadzącego działalność gospodarczą płatnika składek odbywa się inna kontrola to inspektor kontroli ZUS jej nie rozpoczyna. Może ustalić inny jej termin.

Kontrola odbywa się w siedzibie płatnika składek i tam, gdzie prowadzi on działalność. Inspektor może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację. Jednak pod warunkiem, że płatnik się na to zgodzi.

Kontrolę można przeprowadzić w placówce ZUS, jeżeli to ją usprawni. Jest to możliwe nawet, jeżeli zapewniono odpowiednie warunki techniczne w siedzibie płatnika czy tam, gdzie prowadzi on działalność. Jednak tylko wtedy, gdy płatnik składek wyrazi na to zgodę na piśmie.

Czynności kontrolne mogą odbywać się w placówce ZUS bez zgody płatnika składek, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter,

• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek,

• płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,

• płatnik nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.

W przypadku gdy płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:

• 12 dni roboczych - jeśli jest mikroprzedsiębiorcą,

• 18 dni roboczych - jeśli jest małym przedsiębiorcą,

• 24 dni roboczych – jeśli jest średnim przedsiębiorcą,

• 48 dni roboczych - jeśli jest innym przedsiębiorcą.

Natomiast jeśli płatnika nie jest przedsiębiorcą kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji termin jej trwania nie może przekroczyć dwóch miesięcy.

W czasie trwania kontroli kontrolowany płatnik powinien:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),

• udostępnić do oględzin składniki majątku,

• sporządzić i wydać kopie dokumentów, które wiążą się z zakresem kontroli,

• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,

• udzielać wyjaśnień,

• przedstawić polskie tłumaczenie dokumentacji, którą sporządzono w języku obcym.

WAŻNE: Przedsiębiorca może sprzeciwić się kontroli jeśli uważa, że inspektor podjął kontrolę lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. W takim przypadku musi wnieść na piśmie sprzeciw wraz z uzasadnieniem. Ma na to 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola.

Gdy przedsiębiorca sprzeciwi się w ten sposób kontroli, inspektor ją wstrzymuje.

ZUS musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. Po jego rozpatrzeniu wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Przedsiębiorca ma prawo wieść zażalenie na nie w ciągu 3 dni od dnia jego otrzymania.

Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia płatnika składek, może on wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Ma na to  30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Skarga taka nie wstrzymuje kontroli.

Jeżeli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie oznacza to, że uznał słuszność sprzeciwu.

WAŻNE: Kontrola kończy się w dniu doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek.

Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania za pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia protokołu kontroli przez inspektora, który sporządza protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje płatnik składek.

W protokole inspektor ZUS powinien opisać ustalenia, które poczynił podczas kontroli, w szczególności w protokole kontroli powinny znaleźć się następujące informacje:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,

• dane kontrolowanego płatnika składek,

• dane inspektora lub inspektorów, którzy przeprowadzali kontrolę,

• zakres kontroli,

• czas trwania czynności kontrolnych(z uwzględnieniem przerw w czasie trwania kontroli),

• opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,

• przedstawienie dowodów,

• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,

• pieczęć i podpis inspektora lub inspektorów kontroli,

• informacje o wpisie do książki kontroli.

Płatnik składek ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń inspektora kontroli ZUS w ciągu 14 dni od dnia, w którym otrzyma protokół. Powinien on równocześnie wskazać stosowne dowody. Inspektor musi rozpatrzyć te zastrzeżenia i w razie potrzeby wykonać dodatkowe czynności kontrolne.

Po ich zakończeniu powinien ma piśmie poinformować płatnika składek, jak rozpatrzył jego zastrzeżenia.

Po upływie terminu przewidzianego na zgłoszenie zastrzeżeń płatnik składek musi złożyć dokumenty korygujące, jeśli konieczność ich złożenia wykaże kontrola. Ma na to 30 dni od dnia otrzymania protokół kontroli.

Jeśli tego nie zrobi, ZUS wydaje decyzję po miesiącu, a  w sprawach szczególnie skomplikowanych - po dwóch miesiącach. Płatnik musi wtedy złożyć dokumenty korygujące w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Opr. red.

Podstawa prawna: rozdział X ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 z późn.zm.); rozdział V ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 2168 z późn.zm.); materiały udostępnione przez ZSU na stronie internetowej.