Dlaczego system równoważny wymaga szczególnej ostrożności?
Wydłużenie dobowego wymiaru pracy oznacza, że te dodatkowe godziny trzeba zbilansować. Pracownik musi otrzymać dni wolne lub pracować krócej w inne dni w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego. To właśnie na tym etapie najłatwiej o popełnienie uchybień o charakterze prawnym lub finansowym. Oznacza to, że brak równowagi między czasem planowanym, przepracowanym a zrekompensowanym skutkuje koniecznością wypłaty dodatków za nadgodziny. A jeśli dochodzi przy tym jednocześnie do naruszenia norm odpoczynku naraża to firmę na dotkliwe kary od Państwowej Inspekcji Pracy.
3 najczęstsze błędy w grafikach w systemie równoważnym
Praktyka pokazuje, że niezależnie od specyfiki branży czy wielkości zatrudnienia, firmy powielają te same schematy. Wśród wielu uchybień w układaniu harmonogramów czasu pracy wyraźnie wybijają się trzy konkretne.
Błąd 1. Złe bilansowanie godzin w okresie rozliczeniowym
Błąd polega na braku konsekwencji w oddawaniu czasu wolnego. Planując 12-godzinne zmiany, pracodawca musi je zrekompensować dniami wolnymi lub krótszymi dyżurami w inne dni robocze, i to przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, czy wynosi on miesiąc czy trzy miesiące.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik w pierwszym miesiącu trzymiesięcznego okresu przepracował dziesięć zmian 12-godzinnych. Dodatkowo osoba układająca grafik zapomniała zaplanować odpowiednią liczbę dni wolnych w kolejnych tygodniach, skupiając się wyłącznie na bieżącym zapotrzebowaniu na obsadę, a pracownik nie upomniał się o należne wolne. Konsekwencja takiego działania będzie szybko odczuwalna, ponieważ na koniec okresu rozliczeniowego u pracownika powstają nadgodziny średniotygodniowe. Firma musi wypłacić za nie odpowiednie dodatki, przez co budżet wynagrodzeń zostaje przekroczony. Jednocześnie takie działanie może zostać uznane przez PIP za łamanie praw pracownika i skutkować nałożeniem kary do 30 tysięcy złotych.
Rozwiązaniem tego problemu jest szczegółowa weryfikacja harmonogramu, co nie jest proste w przypadku, gdy jest on tworzony w wersji papierowej czy w arkuszu kalkulacyjnym, zwłaszcza dla dużych zespołów. Najlepszym krokiem będzie więc wdrożenie dedykowanego narzędzia. Zaawansowany system do grafików pracy, jak np. Grafik Optymalny, potrafi na bieżąco zliczać zaplanowane godziny i automatycznie alarmować, gdy wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym nie zgadza się z normą.
Błąd 2. Brak integracji planu z listą obecności
Kolejnym problemem jest traktowanie harmonogramu i rzeczywistego czasu pracy jako niezależnych od siebie bytów. Przyczyną takiego stanu rzeczy są najczęściej przypadki, gdy te dwa systemy istnieją oddzielnie.
Dobrym przykładem jest sytuacja, gdy kierownik planuje grafik w arkuszu kalkulacyjnym, a pracownicy odbijają wejścia i wyjścia za pomocą karty w ramach systemu RCP. Zdarza się, że ktoś zostanie o godzinę dłużej z powodu opóźnionej dostawy towaru czy przeciągającego się spotkania. Wówczas dział kadr musi na koniec miesiąca ręcznie porównywać planowane zmiany z plikami z czytników i samodzielnie wyłapywać tego typu rozbieżności. To żmudny proces, który zabiera czas oraz prowadzi do pomyłek przy naliczaniu wypłat. Dodatkowo takie sytuacje także narażają pracodawcę na ryzyko kar za łamanie przepisów dotyczących przerw i odpoczynku.
Karta czasu pracy zintegrowana w jednym systemie z modułem do grafików eliminuje ten problem. Oprogramowanie samodzielnie zestawia zaplanowane zmiany z faktycznymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czasem przewidzianym na odpoczynek. I robi to w czasie rzeczywistym, przez co kierownik może od razu reagować, gdy pracownicy nie mają zapewnionych odpowiednich przerw. Natomiast na koniec okresu rozliczeniowego dział HR nie musi poświęcać godzin na porównywanie danych, tylko ma gotowy wykaz rozbieżności, co pozwala na szybką weryfikację i odpowiednie naliczanie wypłat.
Błąd 3. Brak natychmiastowej reakcji na luki kadrowe
Trzeci błąd to chaotyczne uzupełnianie braków w obsadzie. Nagłe nieobecności są powszechne, jednak reagowanie na nie bez analizy harmonogramu prowadzi do naruszeń prawa. W nagłych sytuacjach, gdy pracownik dzwoni rano, zgłaszając urlop na żądanie lub zwolnienie lekarskie, zaskoczony przełożony może bez zastanowienia zadzwonić do pierwszej z brzegu osoby. Takie działanie z reguły kończy się naruszeniem 11-godzinnego odpoczynku dobowego lub 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego zastępcy. To z kolei może prowadzić do kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Jednocześnie pracownik wyrabia nadgodziny, za które firma zapłaci dodatkowe pieniądze.
Sposobem na zapobieganie takim problemom jest wdrożenie odpowiedniego rozwiązania. System do grafików pracy, zwłaszcza taki zintegrowany z kartą czasu pracy, może podpowiedzieć, kto z członków zespołu może wziąć zastępstwo bez łamania prawa. Jest to możliwe dzięki temu, że dedykowane dla harmonogramów pracy oprogramowanie odfiltrowuje osoby, u których dodatkowa zmiana naruszyłaby normy Kodeksu pracy lub przekroczyła wymiar w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Dlaczego standardowy moduł HR w systemie ERP to za mało?
Przedsiębiorstwa polegają często na ogólnofirmowych systemach ERP. W praktyce moduły do tworzenia grafików w takich programach rzadko charakteryzują się odpowiednim zaawansowaniem technicznym, przez co nie są połączone z ewidencją czasu pracy, nie weryfikują norm i nie ostrzegają przed błędami.
Przewaga dedykowanego systemu, jak np. Grafik Optymalny, polega na tym, że potrafi on analizować i weryfikować grafiki, realnie przepracowane godziny oraz normy. Oprogramowanie rozumie zasady Kodeksu pracy i w pełni wykorzystuje automatyzację do analizy zmian, nadgodzin i przerw dobowych poszczególnych pracowników. System po prostu nie pozwala zapisać i opublikować grafiku, w którym łamane są normy czasu pracy.
Dodatkowo Grafik Optymalny łączy elektroniczne wnioski urlopowe, ewidencję czasu pracy i okresy rozliczeniowe w jeden ekosystem. Po jego wdrożeniu rola działu HR ulega zmianie, ponieważ nie musi poświęcać tak dużej ilości czasu na weryfikowanie grafików oraz odczytów RCP. Zamiast tego HR analizuje gotowe raporty, a uwolnione godziny może przeznaczyć na inne obowiązki wpływające na rozwój firmy, stając się partnerem w biznesie
Mądre planowanie w systemie równoważnym jest możliwe
System równoważny sprawdza się w wielu branżach, wymaga jednak dużej precyzji w koordynowaniu czasu pracy pracowników. Zarządzanie nim przy użyciu niezintegrowanych rozwiązań, kartek papieru i arkuszy kalkulacyjnych pochłania mnóstwo zasobów i prowadzi do licznych błędów. Takie podejście nie jest optymalne dla chcącego się rozwijać biznesu, dlatego lepiej zainwestować w dedykowane rozwiązanie do grafików pracy i zintegrować je z innymi, już wdrożonymi systemami.
Jeśli więc masz dość ręcznego poprawiania grafików i liczenia nadgodzin w systemie równoważnym, umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Grafika Optymalnego. Na spotkaniu zobaczysz, jak Grafik Optymalny automatyzuje planowanie i ewidencję czasu pracy, eliminując błędy i przynosząc oszczędności dla firmy.
