Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO

Artykuły | 26 lutego 2020 | NR 27
127

Żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Pracodawca jest zobowiązany również do dokonywania przeglądu tych danych co najmniej raz w roku.

Warto zwrócić uwagę, że obowiązujące od 4 maja 2019 r. zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa ZFŚS) nie wpływają na zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącego zasad przetwarzania danych na potrzeby korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca prowadzący ZFŚS ma prawo przetwarzać dane pracowników…
Zgodnie z przepisami tej ustawy, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. 
Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

… ale tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celów
W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT–u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. 
Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.
Tymczasem administratorzy, przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).
Przepisy ustawy o ZFŚS nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik.

Ważne

Wyjaśnienia te mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.


ZFŚS a RODO

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). 
Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczen...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę


Jeśli jesteś Prenumeratorem, zaloguj się, aby przeczytać artykuł w całości.