Czy w aktach pracowniczych należy gromadzić oryginały zaświadczeń ze szkoleń BHP

Odpowiedź

W aktach pracowniczych w części B przechowuje kartę szkolenia podpisaną przez pracownika i odpisy zaświadczeń o przebytych szkoleniach.

Uzasadnienie

Zgodnie z Kodeksem pracy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. 
Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy określa:

• szczegółowe zasady szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, 
• zakres szkolenia;
• wymagania dotyczące treści i realizacji programów szkolenia;
• sposób dokumentowania szkolenia;
• przypadki, w których pracodawcy lub pracownicy mogą być zwolnieni z określonych rodzajów szkolenia.

Pracodawca zapewnia pracownikowi odbycie, odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy, szkolenia, w tym przekazanie mu informacji i instrukcji dotyczących zajmowanego stanowiska pracy lub wykonywanej pracy. Szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców lub, na ich zlecenie, przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca organizujący i prowadzący szkolenie oraz jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zwani dalej „organizatorami szkolenia”, zapewniają:

1. programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk;
2. programy szkolenia instruktorów w zakresie metod prowadzenia instruktażu 
   – w przypadku prowadzenia takiego szkolenia;
3. wykładowców i instruktorów posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia;
4. odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia działalności szkoleniowej;
5. wyposażenie dydaktyczne niezbędne do właściwej realizacji programów szkolenia;
6. 6) właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń. 

Szkolenie jest prowadzone jako szkolenie wstępne i szkolenie okresowe. Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje:

1. szkolenie wstępne ogólne, zwane dalej „instruktażem ogólnym”;
2. szkolenie wstępne na stanowisku pracy, zwane dalej „instruktażem stanowiskowym”.

Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno–organizacyjnymi w tym zakresie. Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym szkolenia, o którym mowa w § 13 ust. 1, oraz szkolenia okresowego jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa:

1. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
2. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
3. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 k.p.

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:
I) w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 k.p.);
II) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in:

1. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
   – z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.),
   – z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 k.p.),
   – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
2. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.),
3. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
4. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
   – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),
   – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.).
   III) w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
   IV) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Zatem wobec powyżej przytoczonych przepisów w aktach osobowych w części B należy przechowywać oryginał karty szkoleń podpisany przez pracownika i odpisy zaświadczeń o przebytych szkoleniach BHP.
 

Podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); §1–2, § 4, § 6, § 8, § 12, § 14, § 16 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.2004 r. Nr 180. poz. 1860); § 3 pkt 2 lit. d, e, h, r rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).